Si vous utilisez régulièrement deux ordinateurs pour travailler, par exemple un PC de bureau au travail et un portable en déplacement, vous êtes sans doute fréquemment confronté à un problème de synchronisation. En effet, quand vous modifiez un document sur l’une des machines, vous devez ensuite mettre à jour sa copie sur l’autre. Une tâche fastidieuse à répéter pour chaque fichier utilisé. Que vos ordinateurs soient en réseau ou bien que vous recouriez à un disque dur externe ou à une clé USB pour transporter vos documents, vous vous demandez probablement comment mettre à jour, sans en oublier, les fichiers sur lesquels vous avez travaillé et effacer sur un ordinateur les documents que vous avez récupérés sur l’autre.Evidemment, il existe pour cela un accessoire fourni avec Windows XP : le Porte-documents. Mais nous vous le déconseillons, car il offre trop peu de possibilités. Mieux vaut employer SyncToy, un logiciel gratuit (en anglais) proposé par Microsoft, qui rend aisée la mise à jour de deux ordinateurs sous Windows XP ou Vista. Lors d’un conflit, vous avez alors la possibilité de choisir l’action à effectuer, par exemple remplacer un fichier par une mouture plus récente ou ne rien faire. Une prévisualisation vous permet de suivre la liste des tâches qui seront réalisées lors de la mise à jour, un moyen particulièrement efficace d’affiner les actions à réaliser en cas de conflits.
1. Installez le programme
Avec votre navigateur, allez à la page www.01net.com/telecharger. Saisissez Synctoy dans le champ Rechercher et cliquez sur OK. Téléchargez le fichier setup.msi et double-cliquez dessus afin de rapatrier le programme. Cliquez sur le bouton Next, sélectionnez l’option I Agree et cliquez trois fois sur Next puis sur Close. SyncToy est dorénavant installé sur votre ordinateur.
2. Créez un lien de synchronisation
Vous devez, à présent, créer un lien de synchronisation entre deux dossiers : celui qui contient vos documents sur votre PC, d’une part, et celui où se trouvent les documents sur lesquels vous allez travailler, sur votre second ordinateur (ou sur une clé USB), d’autre part. Ces deux dossiers peuvent porter le même nom, à condition bien entendu qu’ils se trouvent sur deux unités de disque différentes. Lancez SyncToy en double-cliquant sur son raccourci dans le menu Démarrer. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur le lien Create New Folder Pair. Dans le champ Left Folder, cliquez sur le bouton Browse puis sélectionnez, sur votre disque dur, le dossier où se trouvent les documents à synchroniser. Cliquez sur le bouton OK puis sur Next. Cliquez ensuite sur Browse de la zone Right Folder puis sélectionnez le dossier réseau ou la clé USB où se trouve le second emplacement de vos documents de travail (écran 1). Cliquez sur OK puis sur le bouton Next. Sélectionnez ensuite l’option Synchronize puis cliquez sur Next. Donnez alors un nom à votre lien ?” Documents de travail, par exemple ?” et cliquez enfin sur Finish.
3. Définissez les conditions de mise à jour
Par défaut, tous les fichiers et dossiers des emplacements que vous avez définis seront mis à jour. Vous pouvez restreindre la synchronisation à quelques catégories de fichiers, par exemple aux seuls documents créés avec Word ou Excel. Pour cela, dans la fenêtre de SyncToy, cliquez sur le lien Change Options. Dans le champ Files to include, saisissez les extensions des fichiers que vous souhaitez synchroniser en les séparant par des points-virgules (dans notre exemple, vous taperez *.doc;*.xls). Cliquez ensuite sur le lien Select subfolder. Par défaut, également, tous les sous-dossiers des dossiers que vous avez définis seront sélectionnés. Si vous ne souhaitez pas que la synchronisation s’applique à certains d’entre eux, désélectionnez les cases placées à gauche de leur nom et cliquez sur OK. Pour aider le logiciel, lors de la mise à jour, à détecter si deux fichiers sont identiques, cochez Check file contents (écran 2). Le contenu des fichiers sera alors examiné, en plus de leur taille et leur date de modification. Vérifiez enfin que la case Save overwritten files… est bien cochée. Les fichiers remplacés par la synchronisation seront ainsi mis dans la Corbeille lors de leur suppression où vous pourrez les récupérer en cas de besoin (voir étape 5). Cliquez enfin sur OK.
4. Actualisez vos données
Avant de lancer une synchronisation, vous pouvez la simuler. Cliquez pour cela sur le bouton Preview. Vous voyez alors la liste des tâches qui seront effectuées lors de la mise à jour (écran 3). Les fichiers remplacés sont colorés en rouge. Notez les informations Source path et Target path qui vous renseignent respectivement sur les dossiers d’origine et de destination des fichiers. Au besoin, désélectionnez les cases devant les actions ?” une copie de fichier, par exemple ?” que vous ne souhaitez pas effectuer. Cliquez enfin sur le bouton Run pour lancer la synchronisation. Les fichiers sont alors mis à jour de part et d’autre. Vérifiez que le rapport qui s’affiche ne comporte pas d’erreur (écran 4). Cliquez sur Close une fois l’opération terminée.
5. Récupérez un fichier supprimé par erreur
Si, lors de la synchronisation, un fichier est remplacé par une mouture plus récente, l’ancienne version n’est pas supprimée : elle est placée dans la Corbeille. Vous pouvez l’y récupérer si vous en avez finalement besoin. Double-cliquez pour cela sur l’icône de la Corbeille sur le Bureau. Sélectionnez alors le fichier supprimé (écran 5) puis faites-le glisser vers un nouvel emplacement : Mes documents, par exemple.
6. Planifiez la mise à jour
Pour mettre à jour régulièrement les fichiers entre les deux dossiers liés, vous pouvez créer une tâche planifiée. Passez par le menu Démarrer, Tous les programmes, Accessoires, Outils système puis sélectionnez Tâches planifiées. Double-cliquez sur la commande Création d’une tâche planifiée. Dans l’Assistant qui apparaît, cliquez sur le bouton Suivant. Sélectionnez ensuite l’application SyncToy puis cliquez sur Suivant. Choisissez la fréquence de synchronisation ?” Tous les jours, par exemple ?” et cliquez sur Suivant.Sélectionnez une heure de début, puis cliquez sur Suivant. Saisissez et confirmez le mot de passe de votre compte utilisateur, et cliquez sur Suivant. Cliquez enfin sur le bouton Terminer. Dans la liste des tâches planifiées, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la nouvelle tâche SyncToy que vous venez de créer et choisissez la commande Propriétés. Dans le champ Exécuter, ajoutez le paramètre -R à la fin de la commande (écran 6) : il permet de lancer automatiquement le lien de synchronisation que vous avez défini étape 2. Cliquez ensuite sur le bouton OK et confirmez votre mot de passe. Vos deux dossiers liés seront alors automatiquement mis à jour selon la fréquence et l’horaire que vous avez retenus. Attention : afin que la mise à jour planifiée puisse démarrer, votre ordinateur peut être en veille mais pas éteint.
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