1. Enregistrez la mise en forme d’un paragraphe…
Dans votre document, vous devez insérer de nombreuses citations et vous souhaitez qu’elles soient toutes présentées de façon identique, par exemple en italique avec des retraits à gauche et à droite. Pour cela, sélectionnez une citation et effectuez la mise en forme directement dans le texte, à l’aide des commandes usuelles de la barre d’outils ou du menu Format, Paragraphe. Une fois ces modifications terminées, cliquez dans la liste des styles de la barre d’outils Standard : le terme Normal qui y apparaît (c’est le nom du style par défaut) est alors sélectionné. Tapez le nom que vous désirez donner au nouveau style, par exemple Citation, puis validez avec la touche . Le style est enregistré.
2. … et appliquez-la à un autre passage dans le document
Vous pouvez maintenant réutiliser facilement le style que vous venez de définir, n’importe où dans le document. Sélectionnez un autre passage correspondant à une citation et choisissez Citation dans la liste déroulante Style. C’est tout ! Outre les styles Normal et Citation, vous pouvez remarquer que des styles prédéfinis sont à votre disposition dans cette liste. Certains ont un rôle spécial. Ainsi, il est conseillé d’employer les styles Titre 1, Titre 2, etc. pour les différents chapitres du document, en fonction de leur niveau hiérarchique. Vous pourrez ainsi créer automatiquement une table des matières, via le menu Insertion, Référence, Tables et index. Si la mise en forme correspondant à ces styles ne vous convient pas, modifiez-la (voir étape suivante).
3. Demandez la mise à jour automatique du style
Avant de modifier un style, vous devez faire, une fois pour toutes, un réglage dans les options de Word. Pour cela, déroulez le menu Outils, Options puis affichez l’onglet Edition. Cochez la case Demander la mise à jour du style et validez en cliquant sur OK. Sélectionnez maintenant un paragraphe qui utilise le style que vous voulez changer et effectuez toutes les modifications désirées dans sa mise en forme, via les menus Format, Police, Format, Paragraphe ou Format, Bordure. Puis réaffectez-lui le même style, en le sélectionnant dans la liste déroulante Styles de la barre d’outils de mise en forme. Une fenêtre intitulée Modifier le style ou la sélection apparaît alors. Choisissez Mettre à jour le style afin de refléter les modifications récentes et cliquez sur le bouton OK (l’autre option permet d’annuler les modifications faites manuellement, pour revenir au style original). Tous les paragraphes utilisant ce style sont automatiquement mis à jour.
4. Affichez les styles prédéfinis et créez-en d’autres
Déroulez le menu Format, Styles et mise en forme pour afficher le Panneau des styles, à droite de l’écran. La liste déroulante Afficher, en bas du panneau, permet de restreindre la liste aux styles effectivement employés dans le document (Styles utilisés), ou au contraire de visualiser l’ensemble des styles prédéfinis proposés par Word (Tous les styles). Le bouton Nouveau style situé au-dessus de la liste permet de créer un style. Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, une barre d’outils de mise en forme et un menu Format permettent de fixer les caractéristiques de ce style. La méthode est moins rapide et moins pratique que celle exposée à l’étape précédente, mais elle offre quelques possibilités supplémentaires. Vous pouvez créer, non seulement des styles de paragraphe (incluant mise en forme des caractères, retraits, espacements, bordures, marques de tabulation, etc.), mais aussi des styles de caractère (police, taille et attributs de mise en forme, tels que gras ou italique) ne modifiant pas les attributs de paragraphe, des styles de tableau (bordure, trame de fond, alignement dans les cellules, etc.) ou de liste (indentation, numérotation, etc.). Faites le choix correspondant dans la liste Type
de style.
5. Modifiez le style par défaut
Dans le panneau Styles et mise en forme, vous pouvez également modifier le style Normal, de manière à changer la police de caractère utilisée par défaut dans le document. Pour changer un style, cliquez sur son nom avec le bouton droit de la souris et choisissez Modifier. La commande de suppression de style figure dans le même menu (attention, si vous enlevez un style alors que des paragraphes l’utilisaient, ceux-ci reviennent automatiquement au style Normal). La fenêtre Modifier le style est identique à la fenêtre Nouveau style, sauf que vous ne pouvez pas changer le type du style. En outre, Tous les styles sont basés par défaut sur Normal (liste déroulante Style basé sur). Ainsi, si vous modifiez la police ou la taille de caractère associées au style Normal, le style Citation enregistré à l’étape 1 s’en trouvera également affecté.
6. Accordez les styles
Vous avez la possibilité, lors de la création d’un style, de baser celui-ci sur un autre style que Normal. Ainsi, si vous désirez passer certaines citations en rouge, par exemple, créez à cet effet un style Citation2 (via le bouton Nouveau du panneau Styles et mise en forme), sélectionnez Citation dans la liste déroulante Style basé sur et cliquez sur le bouton correspondant à la couleur des caractères pour choisir le rouge. Si vous décidez d’augmenter le retrait à gauche et à droite de tous les paragraphes de citation, il suffira d’adapter le style Citation en conséquence : le style Citation2 héritera automatiquement de la modification. Autre disposition intéressante, le champ Style du paragraphe suivant permet d’enchaîner automatiquement les mises en formes lors de la saisie de texte. Si vous définissez un style nommé Introduction, par exemple, pour le premier paragraphe de chaque chapitre, modifiez le style Titre 1 (utilisé pour les titres de chapitre) en sélectionnant Introduction comme style suivant. Ensuite, pour saisir un nouveau chapitre, sélectionnez le style Titre 1 (dans la liste Styles de la barre d’outils) et tapez le titre. Puis appuyez sur la touche pour passer au paragraphe suivant : le style Introduction est automatiquement sélectionné.
7. Affectez un raccourci clavier aux styles les plus usités
Vous travaillerez plus vite en affectant un raccourci clavier aux styles les plus courants. Dans la fenêtre de création ou de modification de style, cliquez sur le bouton Format et choisissez Touche de raccourci. Indiquez la combinaison de touches désirée (par exemple Ctrl + 1 pour le style Titre 1; Ctrl + 2 pour le style Titre 2; etc.) et cliquez sur Attribuer. En cours de frappe, inutile de prendre la souris pour appliquer un style, il vous suffit de faire appel au raccourci voulu. Toujours dans la fenêtre de création de style, cochez l’option Mettre à jour automatiquement. De cette façon, lorsque vous changez manuellement la mise en forme d’un paragraphe qui l’utilise, le style sera immédiatement corrigé en conséquence, sans que vous ayez à l’enregistrer de nouveau. Tous les autres paragraphes subissent donc automatiquement les mêmes modifications une option puissante mais à utiliser avec discernement.
8. Utilisez vos styles dans d’autres documents
Les styles sont enregistrés avec le document dans lequel ils ont été définis. Si vous désirez réutiliser un style dans d’autres documents, cochez l’option Ajouter au modèle dans la fenêtre de création ou de modification de style, afin de le copier dans le fichier Normal.dot. Si vous désirez transférer ainsi plusieurs styles (ou les copier dans dautres modèles de documents, si vous employez différents modèles), passez plutôt par le menu Outils, Modèles et compléments et cliquez sur le bouton Organiser. Vous pouvez alors, en utilisant le bouton Copier>>, ajouter des styles au fichier Normal.dot, ou à tout autre modèle (que vous sélectionnerez en cliquant à deux reprises sur le bouton Fermer le fichier situé à droite).
