Les menus de Word sont très touffus. Il devient vite fastidieux de dérouler menus et sous-menus lorsqu’on utilise souvent des fonctions que les concepteurs de Word ont jugées inutiles de mettre au premier niveau des menus. Plusieurs méthodes peuvent cependant accélérer les opérations. Nous prendrons l’insertion des notes de bas de page dans notre exemple, mais les procédures indiquées sont applicables à tous les autres menus et sous-menus.
Etape 1 : utilisez les menus
Pour insérer une note de bas de page, il faut cliquer sur le menu Insertion, puis, dans le sous-menu Référence, sur Note de bas de page. S’ouvre alors une boîte de dialogue qui permet d’effectuer les réglages (réglages qu’en principe on n’effectue qu’une seule fois). Cliquez sur le bouton Insérer.Vous pouvez alors insérer votre note.
Etape 2 : servez-vous des raccourcis du menu
Pour utiliser cette méthode, il faut repérer les lettres soulignées dans les menus. Dans notre exemple, il s’agit du I d’Insertion, du R de Référence, et du N de Note de bas de page Une fois ces lettres repérées, il suffit d’appuyer sur la touche Alt et d’appuyer successivement sur les touches en question (I, R et N ) pour voir les menus se dérouler. Appuyez ensuite sur la touche Entrée pour ouvrir la boîte de dialogue. Comme c’est le bouton Insérer qui est préprogrammé par défaut, il suffit ensuite d’appuyer une seconde fois sur Entrée pour taper sa note de bas de page. Cette procédure, qui a pour avantage d’éviter le recours à la souris, reste assez complexe et ne peut être intéressante que si on utilise très souvent une fonction.
Etape 3 : utilisez les raccourcis clavier
Cliquez sur le menu Outils, puis sur Personnaliser, et, dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez l’onglet Commandes.Cliquez, en bas, sur le bouton Clavier. Dans la zone Catégories de la boîte de dialogue qui suit, cliquez sur Insertion (le menu principal de la fonction utilisée). A droite, recherchez la commande qui correspond à cette fonction. Elle est normalement décrite en termes assez clairs. Dans notre cas, il s’agit de : InsertionNoteBasPgMaintenantConsultez ensuite la zone Spécifier une séquence clavier. Si vous avez de la chance, un raccourci clavier a déjà été prévu, comme ici, la combinaison Alt, Ctrl et B qui ouvre directement le bas de page pour y écrire une note.Notez que si aucun raccourci n’est prévu, vous pouvez en créer un qui vous convient. Dans l’espace Nouvelle touche de raccourci, effectuez simplement la combinaison de touches souhaitée et cliquez sur Attribuer, puis sur Fermer.
Etape 4 : ajoutez une icône de raccourci
Cliquez, dans le menu Outils, sur Personnaliser, et, dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, sélectionnez l’onglet Commandes. Dans la zone Catégories, cliquez sur Insertion (le menu principal de la fonction utilisée). A droite, recherchez la commande Note de bas de page.Cliquez alors sur la petite icône qui symbolise cette commande et, en gardant le doigt appuyé sur le bouton de la souris, glissez l’icône jusquà la barre des menus, en haut. Choisissez un endroit sur cette barre et relâchez le bouton. Vous pouvez ensuite fermer la boîte (en cliquant sur Fermer ).Désormais, il vous suffira de cliquer sur cette icône pour ajouter une note de bas de page à vos textes.
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