Créer et diffuser un mailing

Le mailing, ou publipostage, est une technique très utilisée, notamment en marketing. Celle-ci consiste à adresser à un groupe d’individus du courrier personnalisé. Pour cela, on crée un canevas la lettre type identique pour tous les destinataires, que l’on complète ensuite des champs de données (nom, prénom, montant, date de la commande, etc. ). Lors de l’impression du courrier, ces champs sont remplacés, pour chaque destinataire, par les informations extraites d’une base de données contenant les noms et coordonnées des destinataires. Chaque personne reçoit ainsi un courrier contenant des informations individuelles et qui lui semble spécialement destiné. Le publipostage existe dans Word depuis près de dix ans. Mais avec la version 2007 du traitement de texte, il devient vraiment facile à utiliser.

1. Créez ou ouvrez le fichier de clients

La fonction Publipostage de Word peut exploiter des listes ou bases de données de nombreux formats, comme des bases Access, votre carnet d’adresses Outlook ou Outlook Express, ou des fichiers texte préalablement formatés. Pour notre exemple, nous utiliserons un classeur Excel nommé Clients.xlsx, dont la première feuille contient la liste des destinataires. Ce classeur porte l’extension .xlsx, car il a été créé avec Excel 2007. Mais vous pouvez utiliser des classeurs .xls conçus avec Excel 97, 2000, ou XP. Dans la première feuille de ce classeur, la première ligne de la base contient les noms de champs (Genre, Nom, Prénom, Adresse…). Une fois le classeur créé, fermez-le (le publipostage ne peut fonctionner sile fichier de données est ouvert).

2. Rédigez la lettre type

Vous allez maintenant créer la lettre type, c’est-à-dire la partie contenant des informations communes à tous vos destinataires. Lancez Word, et assurez-vous qu’un document vierge a été créé. Si ce n’est pas le cas, tapez Ctrl + N, puis cliquez sur le menu Publipostage. Dans le ruban, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, et, dans la liste qui s’affiche, choisissez Lettres. Dans le ruban, cliquez maintenant sur Sélection des destinataires (voir écran), et choisissez Utiliser la liste existante.Dans la fenêtre qui s’affiche, parcourez l’arborescence du disque dur pour rechercher le fichier qui contient la liste des destinataires. Cliquez sur le bouton Toutes les sources de données, et choisissez Fichiers Excel. Sélectionnez le classeur Clients, et cliquez sur Ouvrir. Après quelques instants, une fenêtre s’ouvre, et vous demande de choisir l’une des feuilles du classeur (voir écran).Cliquez sur Feuil1$, et validez. Normalement, plusieurs boutons du ruban, jusque-là grisés, deviennent accessibles par exemple, Bloc d’adresse, Ligne de salutation et Insérer un champ de fusion.

3. Filtrez les destinataires

Vous ne voulez peut-être pas envoyer votre mailing à toutes les personnes de la base. Vous pouvez alors filtrer les entrées. Pour cela, cliquez dans le ruban sur Modifier la liste des destinataires. Une fenêtre affiche alors l’intégralité de votre fichier clients (voir écran). Pour faciliter le traitement de cette liste, vous pouvez la trier sur n’importe quelle colonne (Nom, Prénom…) en cliquant sur son en-tête (un second clic au même endroit inverse l’ordre de tri). En face de chaque personne, une case est cochée. Décochez-la pour exclure un destinataire. Vous pouvez aussi filtrer la liste afin de ne retenir que des personnes répondant à des critères précis. Par exemple, pour envoyer votre lettre aux seules personnes ayant passé au moins une commande en 2007, cliquez sur le lien Filtrer. Dans la fenêtre Trier et filtrer, modifiez les listes déroulantes de façon à lire DernièreCommande, Supérieur ou égal à, 01/01/2007 (date de la dernière commande postérieure ou égale au 1^er janvier 2007). (Voir écran). Cliquez sur OK. Une fois votre choix de destinataires terminé, cliquez sur OK.

4. Placez la zone d’adresse

Dans le ruban, cliquez sur le bouton Bloc d’adresse. Word ouvre une fenêtre et analyse votre base de données afin d’y localiser les champs contenant le nom, l’adresse et la ville des destinataires. Ainsi, si l’un de vos champs s’appelle Nom, il sera probablement interprété comme le nom du client. Vous pouvez essayer différents formats de présentation (Nom avant ou après le prénom…) en cliquant sur l’une des lignes du volet de gauche. Si l’analyse des champs n’aboutit pas, c’est que l’adresse est incomplète. Ainsi, dans l’exemple illustré ci-contre (voir écran), le champ Code postal n’a pas été détecté, car, dans notre base, il porte le nom CP. Pour opérer manuellement la recherche de champs, cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs. Vous constatez que le prénom, le nom, l’adresse 1, et la ville ont été correctement reconnus. En revanche, vous lisez (sans correspondance) en face du champ Code postal. Déroulez cette liste, et choisissez le champ qui contient le code postal dans votre base en l’occurrence CP (Voir écran). De même, déroulez la liste Type, actuellement (sans correspondance), et choisissez Genre (le champ qui contient M., Mme, ou Mlle dans notre base). Vous pouvez faire défiler les différentes personnes de votre base en utilisant les flèches de type ‘ magnétoscope ‘
(Premier, précédent, suivant, dernier) placées au-dessus de la zone Aperçu. Affichez quelques noms pour vous assurer que tout est correct. Quand c’est le cas, validez par OK. Vous voyez s’afficher le mot Bloc adresse. Ce n’est que lors de la fusion (l’insertion des données issues de la base) que ce champ sera remplacé par des données réelles.

5. Ajoutez la zone de salutation

Sur le même principe que la zone d’adresse, la zone de salutation vous permet de commencer votre courrier par une formule de politesse personnalisée par exemple, par Chère Madame Jeanne Dupont.Pour ajouter cette zone, placez le point d’insertion à l’emplacement voulu, et cliquez sur le bouton Ligne de salutation. Le cas échéant, faites défiler les listes pour modifier la présentation par exemple, pour n’afficher que le nom ou le nom et le prénom. Si des champs manquent, cliquez sur Faire correspondre les champs, sur le même principe que pour le Bloc adresse. Faites défiler quelques noms dans la zone Aperçu (Voir écran). Quand tout est correct, cliquez sur OK.

6. Insérez un champ de données

Vous voulez insérer dans votre courrier une phrase du type ‘ Nous espérons que votre dernière commande en date du 15/12/2007 vous donne satisfaction ‘. Bien entendu, pour chaque destinataire, la date doit être remplacée par celle de sa dernière commande. Cette information figure dans le champ DernièreCommande de notre base de données. Saisissez la phrase ci-dessus sans taper la date, et cliquez à l’emplacement où doit figurer la date. Sur le ruban, cliquez sur le bouton Insérer un champ de fusion. Dans la liste qui apparaît, sélectionnez DernièreCommande, et cliquez sur Insérer, puis sur Fermer. Attention : suite à un bogue de Word 2007, la date, lors de la fusion, est au format américain (vous lirez 01/25/2008 pour le 25 janvier 2008), même si vous avez opté pour une date au format français dans les options du Panneau de configuration de Windows. Pour corriger cette erreur, placez le point d’insertion dans le champ Dernière commande (il doit alors se colorer en gris). Tapez Alt + F9. Juste avant l’accolade fermante, ajoutez les caractères @ dd/MM/yyyy comme sur l’écran ci-contre (respectez les minuscules et majuscules) (voir écran). Enfin, tapez de nouveau Alt + F9.

7. Créez un paragraphe optionnel

Vous voulez offrir un cadeau aux clients dont le cumul des commandes est d’au moins 2 000 euros (ce montant figure dans le champ TotalCommandes de la base de données). Insérez alors, dans votre courrier, un paragraphe qui n’apparaîtra que dans les lettres destinées aux personnes concernées. Ne tapez pas ce paragraphe. Placez simplement le point d’insertion là où il doit figurer. Assurez-vous que le menu Publipostage est actif. Dans le ruban, cliquez sur le bouton Règles et, dans la liste qui s’affiche, choisissez Si… Alors… Sinon. Dans la fenêtre qui apparaît, modifiez les trois listes de façon à obtenir respectivement TotalCommandes, est supérieur ou égal à, 2 000 (ne tapez pas d’unités). Dans le champ Insérer le texte suivant, saisissez le paragraphe informant le client qu’il a gagné un cadeau. Le champ Sinon celui-ci, qui n’est pas utilisé ici, ne sert que dans le cas où vous souhaitez ajouter un paragraphe destiné aux personnes ne remplissant pas la condition requise (voir écran). Enfin, cliquez sur OK.

8. Ajoutez une zone interactive

Dans un e-mail, vous pouvez insérer un champ, éventuellement différent pour chaque destinataire, et dont vous ignorez encore la valeur par exemple, une remise accordée au client. Pour cela, tapez la phrase de contexte par exemple, Nous vous accordons une remise exceptionnelle de, puis cliquez sur le bouton Règles, et choisissez Demander.Dans le champ Signet, tapez Remise. Dans le champ Invite, tapez Indiquez la remise accordée à ce client. Enfin, dans le champ Texte par défaut du signet, tapez, par exemple, 10 %
(Voir écran). Enfin, validez par OK. Lors de la fusion, Word s’arrêtera à chaque courrier, vous demandera la valeur, et écrira cette valeur dans le texte.

9. Effectuez une simulation

Jusqu’à présent, la lettre type ne contient que des codes de champ, et aucune donnée réelle. Word vous permet d’effectuer une simulation à l’écran, et, ainsi, de contrôler que tous les champs sont bien en place. Activez le menu Publipostage et, dans le ruban, cliquez sur Aperçu des résultats (Voir écran). La première lettre s’affiche avec les données réelles. Pour afficher le courrier du client suivant, utilisez les boutons ‘ magnétoscope ‘, placés à droite du bouton Aperçu. Pour revenir au mode création de la lettre type, cliquez de nouveau sur ce bouton.

10. Lancez le publipostage

Une fois tous vos paramètres vérifiés, cliquez dans le ruban sur le bouton Terminer et fusionner, et choisissez Imprimer les documents. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez Tout, et cliquez sur OK. Word imprime une feuille pour chaque destinataire (Voir écran). Si vous préférez envoyer votre courrier par e-mail, choisissez Envoyer des messages électroniques. Dans la fenêtre Options des messages, spécifiez le champ de la base contenant les adresses de messagerie de vos destinataires, puis saisissez un intitulé dans le champ Ligne Objet. Cliquez sur OK. Word envoie automatiquement un e-mail par destinataire.