Exploiter les fonctions de Gmail

Dans la première partie de ce mode d'emploi (voir l'Oi n° 217 page 130), nous avons passé en revue des fonctions souvent méconnues du service de messagerie de Google. Dans cette page, vous allez découvrir quelques-unes des fonctions en phase de test, regroupées dans le Google Labs.

01. Accédez aux fonctions du Labs

Pour commencer, assurez-vous que vous êtes en mode Standard. Si vous êtes dans l'autre mode (simplifié), vous voyez un lien nommé Affichage standard. Cliquez dessus. Une fois que c'est fait, activez successivement les liens Paramètres puis Labs.

02. Lisez vos mails hors connexion

Dans la section Labs, faites défiler l'affichage jusqu'à la zone Hors connexion. Attention : la procédure affichée sur la page Web est incomplète : commencez par cocher l'option Activer puis - ce que le texte ne dit pas - cliquez sur Enregistrer les modifications puis sur Déconnexion. Reconnectez-vous. Désormais, un nouveau lien Hors connexion fait son apparition dans les liens affichés. Activez ce lien puis cliquez sur Installer. Vous devez alors installer le logiciel Gears en cliquant sur le lien correspondant (la suite de la procédure est entièrement guidée par des assistants). Une fois l'installation terminée, Gmail copie vos mails sur votre disque dur. Pour consulter vos courriers hors connexion, double-cliquez sur le raccourci qui s'est affiché sur le Bureau : vous accédez alors à vos messages. Seul le petit cercle vert barré, dans la ligne de liens, vous indique que vous êtes hors connexion.

03. Traduisez en français les mails reçus

Commencez par désactiver le mode Hors connexion (voir étape 01) car, quand il est actif, le service de traduction démarre plus lentement. Puis, dans la section Labs, affichez la zone Traduction de message, cochez Activer puis cliquez sur Enregistrer les modifications. Lorsque vous recevez un message libellé dans une langue étrangère, le service l'identifie automatiquement (nos essais avec des messages en anglais et en allemand ont été concluants). Cliquez alors sur Afficher le message traduit. La traduction n'est certes pas toujours rigoureuse, mais si les phrases sont courtes les textes restent compréhensibles.

04. Utilisez des modèles de réponses

Dans les réponses que vous envoyez quotidiennement aux mails reçus, il y a certainement des phrases qui reviennent régulièrement, par exemple “ Pour toutes les questions relatives au paiement des factures, nous vous invitons… ”. Vous pouvez enregistrer des modèles de phrases et les insérer dans vos réponses en quelques clics. Pour cela, quand vous recevez un mail, cliquez sur Répondre, saisissez votre réponse, puis cliquez sur le lien Réponses standardisées. Sous le libellé Enregistrer, choisissez Nouvelle réponse standardisée et donnez un nom à votre modèle de réponse. Désormais, pour utiliser ce modèle, cliquez sur Réponses standardisées et choisissez-le dans la liste. Une fois inséré, vous pourrez le modifier avant d'envoyer votre courrier.

05. Insérez des images dans le corps de message

Au lieu de joindre des images à un courrier électronique, pourquoi ne pas placer celles-ci directement dans le texte de votre mail ? Vous pourrez ainsi composer un message original et surtout plus lisible comportant par exemple le logo de votre société ou son plan d'accès. Pour cela, dans la zone Insertion d'images, cochez la case Activer. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications. Faites Nouveau message : si vous êtes au format Texte seul, cliquez sur le lien Mise en forme avancée. Une nouvelle icône (Insérer une image) apparaît. Cliquez sur celle-ci, puis sur le bouton Parcourir. Sélectionnez l'image à insérer dans votre disque dur et validez par Ouvrir puis cliquez sur le bouton Ajouter une image pour la placer dans le message. Recommencez le cas échéant avec d'autres images. Enfin, cliquez sur Envoyer.