Découvrir les fonctions avancées

À l’origine très rudimentaire, la suite Google Documents offre maintenant un grand nombre de fonctions. Sans prétendre se mesurer à Microsoft Office ou à OpenOffice, la suite gratuite en ligne offre de nombreuses ressources souvent méconnues de la plupart des utilisateurs. En voici quelques-unes, communes à tous les logiciels puis propres à deux des principaux : le traitement de texte et le tableur.

Avec tous les logiciels

Partagez vos documents

Par défaut, vous êtes le seul à pouvoir ouvrir et modifier un document que vous avez créé. Si vous souhaitez le rendre accessible à d’autres personnes, vous devez le partager. Pour cela, cliquez sur le bouton Partager et choisissez Inviter des utilisateurs. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les adresses mail de vos collègues (une par ligne). Tapez un petit message expliquant votre démarche et validez par Envoyer. Vos destinataires recevront un mail contenant l’adresse Web leur permettant d’accéder à votre fichier. Un lien vous permet également de partager un dossier, c’est-à-dire tous les fichiers qu’il contient.

Précisez les droits de chacun

Par défaut, les personnes invitées peuvent lire et modifier le document que vous partagez. Si vous voulez limiter les droits de l’une d’entre elles, cliquez de nouveau sur Partager, Inviter des utilisateurs et activez l’onglet Utilisateurs disposant d’un accès. Cliquez sur le texte placé à droite d’un utilisateur et définissez ses droits (Consultation autorisée s’il n’est autorisé qu’à lire le document ou Modification autorisée). Vous pouvez même permettre à vos invités de lancer d’autres invitations à partager votre fichier. Pour cela, activez l’onglet Autorisation avancées et cochez Autoriser les transferts d’autorisations. Quand vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Avec le traitement de texte

Modifiez les paramètres d’affichage

Comme pour les autres traitements de texte, Google Docs vous permet de choisir votre mode d’affichage. Le mode Affichage brut (équivalent du mode Normal de Word) exploite toute la largeur de l’écran. Au contraire, le mode Affichage de page à largeur fixe (le mode Page dans Word) présente le document tel qu’il sera imprimé : vous pouvez ainsi vérifier l’emplacement des sauts de lignes et de pages. Ces différents modes d’affichage sont accessibles via le menu Afficher.

Créez des hyperliens

Il n’est guère facile de naviguer dans un long document, ni d’accéder rapidement à n’importe quel chapitre. Pour faciliter le feuilletage de votre texte, vous pouvez lui incorporer des balises puis placer des liens y donnant un accès immédiat, un peu comme les hyperliens présents sur une page Web. Vous devez, au préalable, poser un signet sur la portion de texte à atteindre. Sélectionnez cette portion, puis déroulez le menu Insertion, Signet. Dans le champ Nouveau signet, conservez le texte affiché ou saisissez un nom plus court et validez par Insertion. Faites de même pour les autres blocs de texte à atteindre. Enfin, placez-vous en tête de document et cliquez sur le mot Lien. Dans la fenêtre, cochez Signet, choisissez un des signets dans la liste. Saisissez un mot ou une phrase dans le champ Texte et validez par OK. Désormais, pour atteindre un titre, il suffit de cliquer sur cette phrase et de choisir Accéder au lien…

Insérez une équation

À l’instar de Word, Google Documents vous permet de tracer, dans un texte, une équation mathématique semblable à celles publiées dans les manuels scolaires ou les ouvrages scientifiques. Pour cela, déroulez le menu Insertion, Équation. La fenêtre qui s’affiche se compose de deux volets : dans le supérieur, vous insérez les symboles spéciaux regroupés en blocs sur la barre d’outils, puis les lettres et chiffres permettant de décrire l’équation et cette dernière apparaît en temps réel dans le volet inférieur. Si la création d’une équation n’est guère complexe, elle exige toutefois une certaine rigueur. La règle veut que l’on place les symboles spéciaux (radical, barre de fraction, intégrale…) avant d’en saisir les éléments. Par exemple, pour taper l’équation (a+b) / (c+d), cliquez sur le quatrième bouton en partant de la gauche puis sur celui représentant une fraction. Le code frac{a}{b} apparaît dans le volet supérieur. Entre les deux premières accolades, remplacez a par a+b et, entre les secondes, remplacez b par c+d. La fraction apparaît dans le volet inférieur. Procédez de même pour ajouter des opérateurs comme les radicaux, les matrices ou les intégrales puis modifiez les paramètres entre accolades. Une fois votre équation terminée, cliquez sur Insérer une équation. Par la suite, un double-clic sur l’équation dans le texte permet de la modifier.

Suivez les modifications

Que vous soyez seul ou plusieurs à travailler sur un document, vous apprécierez sans doute la possibilité de consulter l’évolution que votre texte a subie d’une version à l’autre. Il est même possible de comparer deux de ces versions, un peu comme le permet la fonction Historique des articles de Wikipédia. Pour cela, déroulez le menu Fichier, Historique des révisions. Dans la liste, cochez deux éléments et cliquez sur Comparer… Les lignes ajoutées, supprimées ou modifiées d’une version à l’autre sont surlignées.

Avec le tableur

Contrôlez la saisie des données

Vous éviterez bien des erreurs en contrôlant les valeurs saisies dans votre feuille de calcul. Vous pouvez, par exemple, décider que, dans telle plage de cellules, tous les nombres saisis doivent être compris entre deux limites. Pour cela, sélectionnez cette plage et déroulez le menu Outils, Valider les données. Dans la liste Autoriser uniquement, choisissez Nombre, spécifiez les deux valeurs limites et modifiez, le cas échéant, le message d’avertissement qui ponctuera chaque saisie invalide. Enfin, validez en cliquant sur Enregistrer.

Utilisez le formatage conditionnel

Un tableau de chiffres n’est guère parlant. Pour le rendre plus explicite, demandez au tableur de colorer chaque cellule en fonction du nombre qu’elle contient. Dans notre exemple, nous allons teindre en vert les cellules contenant un nombre inférieur à 800 et en rouge celles contenant une valeur supérieure à 1500. Sélectionnez une plage de cellules et déroulez le menu Format, Modifier les couleurs à l’aide de règles. Modifiez alors les listes pour définir la première condition : Inférieur(e) à 800, cliquez sur Texte et choisissez une teinte verte. Cliquez sur Ajouter une autre règle et définissez la seconde condition : Supérieur(e) à 1500. Enfin, cliquez sur Enregistrer les règles. Vous pouvez, de cette façon, créer jusqu’à cinq règles. Malheureusement, le tableur ne vous permet pas de les relier par des opérateurs logiques (ET, OU…), de sorte qu’il n’y a guère d’intérêt à utiliser plus de deux règles.

Exploitez des fonctions avancées

Le tableur met à votre disposition une large palette de fonctions de calcul, accessibles via le menu Insertion, Formule, Plus. Elles couvrent les domaines classiques des fonctions classées par familles (mathématiques, finances, statistiques…). Il s’y ajoute une catégorie inédite : Google. Vous y trouverez des fonctions telles que GoogleFinance permettant de placer dans une feuille de calcul le cours d’une action en Bourse ou d’une devise, ce cours étant automatiquement et régulièrement actualisé. Une aide en ligne (en anglais) est disponible pour la mise en œuvre de ces fonctions. Débutants s’abstenir !

Faites-vous informer des modifications

Si vous travaillez à plusieurs sur une feuille de calcul en ligne, vous pouvez demander à Google Documents de vous avertir de chacune des modifications que vos collègues ont apportées à votre feuille. Pour cela, déroulez le menu Outils, Règles de notification. Choisissez une option, par exemple L’une des cellules est modifiée. Précisez à quelle fréquence vous voulez être informé (immédiatement à chaque modification ou par un résumé quotidien). Enfin, validez par OK puis Terminé. Les notifications vous seront adressées sur votre compte Gmail. Notez que Google Documents a une notion particulière du mot “ immédiatement ” : lors de nos tests, le message n’est arrivé que deux heures après la modification !