Contrôlez la saisie des données
Vous éviterez bien des erreurs en contrôlant les valeurs saisies dans votre feuille de calcul. Vous pouvez, par exemple, décider que, dans telle plage de cellules, tous les nombres saisis doivent être compris entre deux limites. Pour cela, sélectionnez cette plage et déroulez le menu Outils, Valider les données. Dans la liste Autoriser uniquement, choisissez Nombre, spécifiez les deux valeurs limites et modifiez, le cas échéant, le message d’avertissement qui ponctuera chaque saisie invalide. Enfin, validez en cliquant sur Enregistrer.
Utilisez le formatage conditionnel
Un tableau de chiffres n’est guère parlant. Pour le rendre plus explicite, demandez au tableur de colorer chaque cellule en fonction du nombre qu’elle contient. Dans notre exemple, nous allons teindre en vert les cellules contenant un nombre inférieur à 800 et en rouge celles contenant une valeur supérieure à 1500. Sélectionnez une plage de cellules et déroulez le menu Format, Modifier les couleurs à l’aide de règles. Modifiez alors les listes pour définir la première condition : Inférieur(e) à 800, cliquez sur Texte et choisissez une teinte verte. Cliquez sur Ajouter une autre règle et définissez la seconde condition : Supérieur(e) à 1500. Enfin, cliquez sur Enregistrer les règles. Vous pouvez, de cette façon, créer jusqu’à cinq règles. Malheureusement, le tableur ne vous permet pas de les relier par des opérateurs logiques (ET, OU…), de sorte qu’il n’y a guère d’intérêt à utiliser plus de deux règles.
Exploitez des fonctions avancées
Le tableur met à votre disposition une large palette de fonctions de calcul, accessibles via le menu Insertion, Formule, Plus. Elles couvrent les domaines classiques des fonctions classées par familles (mathématiques, finances, statistiques…). Il s’y ajoute une catégorie inédite : Google. Vous y trouverez des fonctions telles que GoogleFinance permettant de placer dans une feuille de calcul le cours d’une action en Bourse ou d’une devise, ce cours étant automatiquement et régulièrement actualisé. Une aide en ligne (en anglais) est disponible pour la mise en œuvre de ces fonctions. Débutants s’abstenir !
Faites-vous informer des modifications
Si vous travaillez à plusieurs sur une feuille de calcul en ligne, vous pouvez demander à Google Documents de vous avertir de chacune des modifications que vos collègues ont apportées à votre feuille. Pour cela, déroulez le menu Outils, Règles de notification. Choisissez une option, par exemple L’une des cellules est modifiée. Précisez à quelle fréquence vous voulez être informé (immédiatement à chaque modification ou par un résumé quotidien). Enfin, validez par OK puis Terminé. Les notifications vous seront adressées sur votre compte Gmail. Notez que Google Documents a une notion particulière du mot “ immédiatement ” : lors de nos tests, le message n’est arrivé que deux heures après la modification !
