Sauvegardez vos messages et vos contacts
Il est parfois nécessaire de changer ou de remettre complètement à neuf votre ordinateur. Mais une telle opération ne doit pas entraîner la perte complète de vos contacts ou des courriels que vous aviez conservés.Outlook Express vous permet d’effectuer une sauvegarde complète des contacts, du contenu de vos dossiers de réception, mais également de l’ensemble de ses réglages.Créez d’abord un dossier où vous rangerez vos sauvegardes vous pouvez le nommer Sauvegarde Outlook, par exemple. Ensuite, dans le menu Outils d’Outlook Express, sélectionnez Options…Une nouvelle fenêtre apparaît. Sélectionnez l’onglet Maintenance, puis cliquez sur le bouton intitulé Dossier de stockage. Notez alors soigneusement l’emplacement du dossier, puis affichez son contenu dans l’explorateur de Windows :Sélectionnez tous les fichiers portant une extension .dbx, puis copiez-les dans votre dossier Sauvegarde Outlook :Pour réimporter plus tard vos messages depuis Outlook Express, allez dans le menu Fichier, sélectionnez Importer, puis Messages. Sélectionnez le format correspondant à votre version d’Outlook Express, puis cliquez sur Importer du courrier depuis un répertoire de stockage Outlook Express. Indiquez l’emplacement du dossier de sauvegarde où vous avez copié les fichiers .dbx. Pour sauvegarder votre carnet d’adresses, déroulez le menu Fichier et cliquez sur Exporter, puis sur Carnet d’adresses… Choisissez d’exporter en mode texte, et cliquez sur Exporter. Enregistrez le fichier d’export dans votre dossier de sauvegarde :Pour reprendre vos contacts depuis une nouvelle version d’Outlook Express, rouvrez le fichier que vous venez d’exporter en cliquant, dans le menu Fichier, sur Importer puis sur Autre Carnet d’adresses.Enfin, vous pouvez conserver tous vos réglages personnels, c’est-à-dire vos sous-dossiers, la façon dont ils s’affichent, etc. Allez dans le menu Outils et sélectionnez Comptes… Cliquez sur le nom de votre compte (généralement, il n’y en aura qu’un seul affiché). Cliquez ensuite sur Exporter. Un fichier avec une extension .iaf va être créé. Donnez-lui le nom que vous voulez, et enregistrez-le dans le dossier Sauvegarde Outlook préalablement créé.Pour réimporter ces paramètres, il suffit désormais de cliquer sur Comptes dans le menu Outils. Puis, dans la fenêtre qui apparaît, choisissez Importer et ouvrez votre fichier .iaf
Changez de papier à lettres
En affichant une image en arrière-plan, Outlook peut simuler la présence d’un papier à lettres. Pour cela, au moment d’écrire un courriel, au lieu de cliquer sur Nouveau message, cliquez sur la flèche immédiatement à droite puis sur Sélectionner le papier à lettres… Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez voir les différents papiers à lettres existants. Cliquez sur l’un d’entre eux en vérifiant que la case Afficher l’aperçu est bien cochée. Vous pourrez alors voir le papier choisi dans la partie droite de la fenêtre. Cliquez sur OK une fois que votre choix est fait.Pour utiliser ce papier pour la rédaction de tout nouveau message, allez dans le menu Outils et cliquez sur Options… Sélectionnez l’onglet Message dans la fenêtre qui s’ouvre puis, dans la zone Papier à lettres, cochez la case Courrier. Cliquez ensuite sur Sélectionner. La fenêtre de choix des papiers à lettres réapparaît. Une fois votre papier choisi, cliquez sur OK. Désormais, en cliquant sur Nouveau message, vous utiliserez automatiquement ce décor
Remplissez votre carnet d’adresses automatiquement
Entrer à la main les coordonnées de tous vos correspondants dans le carnet d’adresses peut se révéler extrêmement fastidieux. Pour bénéficier au maximum des avantages d’Outlook Express, laissez-le travailler à votre place : sur simple demande, le logiciel peut en effet enregistrer automatiquement l’adresse de l’expéditeur de chaque message auquel vous répondez. Dans le menu Outils, sélectionnez Options… Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors. Cliquez sur l’onglet Envois (ou Envoyer selon la version d’Outlook Express que vous utilisez).Cochez la ligne Toujours placer les destinataires de mes messages dans mon Carnet d’adresses ou, selon les versions, Mettre automatiquement les personnes auxquelles je réponds dans mon carnet d’adresses. Validez en cliquant sur le bouton OK.Désormais, dès que vous répondez à un courriel, son destinataire est ajouté automatiquement à votre carnet d’adresses
Filtrez vos messages
Pour classer vos messages et effacer automatiquement le spam, vous bénéficiez d’un outil efficace sous la forme des filtres automatiques. Avant de l’utiliser, créez des sous-dossiers dans votre boîte de réception. Pour cela, sélectionnez, dans le volet de gauche d’Outlook Express, la ligne Boîte de réception. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris puis, dans le menu contextuel, sélectionnez Nouveau dossier… Dans la fenêtre qui apparaît, donnez un nom à votre nouveau dossier, puis cliquez sur OK.Dans le menu Outils, sélectionnez Règles de message puis Courrier… Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Cliquez sur Nouveau… Dans la partie supérieure de la fenêtre qui s’ouvre, choisissez une condition à tester à l’arrivée de nouveaux messages, par exemple la présence d’un mot particulier dans le corps du message. Cliquez ensuite sur le texte souligné en bleu pour préciser vos critères de filtrage. Par exemple, si vous avez choisi Lorsque la ligne De contient des personnes, cliquez sur des personnes pour désigner les adresses à surveiller.Dans la partie centrale de la fenêtre, choisissez les actions à effectuer sur les courriels répondant aux critères que vous venez de créer. De nombreuses options sont disponibles, parmi lesquelles la suppression automatique du message, son transfert, sa copie dans un sous-dossier, etc. Une fois une action sélectionnée, vous pouvez la préciser dans la partie basse de la fenêtre en cliquant sur le lien souligné en bleu :Enfin, donnez un nom à la règle puis cliquez sur OK
Dépassez les limites de votre fournisseur d’accès
Le courriel peut être utile pour transférer des fichiers volumineux, même s’il s’agit d’une méthode un peu lente. Mais les fournisseurs imposent généralement deux limites à la taille des courriels. La première concerne la taille totale de la boîte de réception (elle oscille entre 5 et 10 Mo selon les FAI), et la seconde, celle des courriels individuels. Difficile, donc, d’envoyer la vidéo de vos dernières vacances…Pour contourner ce petit interdit, Outlook Express peut tronçonner un gros courriel en plusieurs petits. A la réception, la messagerie Outlook Express de votre correspondant saura recoller les morceaux. Vous devez tout d’abord trouver la limite qu’imposent votre FAI et celui de votre correspondant. Rendez-vous sur son site et fouillez dans la documentation en ligne. Ensuite, dans le menu Outils, sélectionnez Comptes… Sélectionnez votre compte en cliquant sur son nom, puis cliquez sur Propriétés. Dans la fenêtre suivante, cliquez sur Avancé. Cochez la case Scinder les messages supérieurs à… Ko, et entrez ici une valeur inférieure à la limite autorisée par votre fournisseur d’accès. En règle générale, vous devriez sans problème pouvoir entrer 1 Mo comme valeur. Cliquez ensuite sur OK puis sur Fermer
Créez une liste de diffusion
Si vous comptez envoyer régulièrement des messages à un même groupe de personnes, il serait bien fastidieux de les sélectionner un à un dans le champ À de votre courrier. Créez donc un groupe de diffusion. Dans le menu Outils, sélectionnez Carnet d’adresses… Cliquez en haut à gauche de la nouvelle fenêtre sur l’icône Nouveau. Sélectionnez Nouveau groupe… Dans la ligne Nom du groupe, tapez le nom désiré. Privilégiez des noms simples, par exemple : association. Cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner les membres. Ajoutez les membres déjà présents dans votre carnet d’adresses. Vous pouvez aussi créer de nouveaux contacts en cliquant sur Nouveau contact. Une fois votre liste terminée, cliquez sur OK. Pour envoyer un message à lensemble du groupe, mettez simplement le nom du groupe dans la ligne A: des nouveaux messages
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