Excel : des nombres qui parlent

Pour les pros : analysez vos bases de données avec les tableaux croisés

Un tableau croisé dynamique est un outil de synthèse puissant qui, avec Excel 2007, devient très simple à utiliser. Avec lui, vous pouvez effectuer des totalisations selon des critères modifiables en quelques clics de souris. Essayez ! Ouvrez une feuille contenant une petite base de données. Sélectionnez une cellule de la table, activez le menu Insertion et cliquez sur Tableau croisé dynamique puis sur OK. Dans le volet de droite, faites glisser le champ Spécialité dans le rectangle Etiquettes de colonnes, le champ Régions dans le rectangle Etiquettes de lignes, et le champ Cotisation dans le rectangle Valeurs (voir écran haut). Le total de cotisations, par spécialité et par région, apparaît dans le volet de gauche. Ajoutez ou retirez des champs dans les rectangles en bas à droite pour modifier les critères de regroupement. Pour changer l’aspect de votre tableau, activez l’onglet Création et choisissez un motif dans la liste des styles. Notez que vous pouvez filtrer les éléments affichés en ligne et en colonne, les trier ou déplacer les sous-totaux. Les graphiques croisés dynamiques, accessibles via le même bouton, permettent une analyse plus visuelle (voir écran bas).

Bien vu !

La taille maximale d’une feuille a été portée à environ un million de lignes sur 16 384 colonnes (contre 65 536 lignes sur 256 colonnes dans Excel XP et Excel 2003)

L’outil Suppression de doublons (Remove Duplicates, dans le bandeau Données de la version bêta) détecte et efface tous les enregistrements identiques dans une base de données.

Les noms de champs, dans les listes de données, se substituent aux noms de colonnes (A, B, C, etc. ) lorsque vous faites défiler la liste vers le bas (voir écran).

Des filtres automatiques peuvent maintenant être placés sur des champs de cellules, et non plus uniquement sur des en-têtes de colonnes.

Le tri d’un champ de cellules est accessible via un clic droit sur ce champ. De plus, ce tri peut se faire sur plus de trois clés.

Des dégradés de couleurs peuvent remplir les cellules.

La saisie d’une formule est facilitée : tapez les premières lettres d’une fonction, et Excel en affiche automatiquement la liste.

Le gestionnaire de noms simplifie l’attribution d’un nom à une plage de cellules.

Mettez vos chiffres en valeur

Quelques clics suffisent pour donner à une cellule un aspect dépendant de la valeur qu’elle contient. Idéal pour mettre certains nombres en évidence, ou des cellules qui répondent à des conditions particulières.

Créez un tableau de chiffres

Pour essayer le formatage conditionnel, lancez Excel et ouvrez ?” ou créez ?” un petit tableau, comme celui ci-contre (voir écran). Activez, s’il ne l’est pas, le menu Accueil et sélectionnez les cellules contenant des chiffres.

Colorez les chiffres en fonction de leur valeur

Dans le ruban, cliquez sur Mise en forme conditionnelle. Dans la liste qui s’affiche, choisissez Nuances de couleurs (voir écran). Déplacez la souris sur les vignettes apparaissant à droite : le tableau se colore de diverses façons. Choisissez la vignette en haut à gauche, et validez. Les chiffres les plus hauts sont colorés en vert, les plus bas en rouge et les autres reçoivent des teintes intermédiaires.

Mettez des histogrammes dans les cellules

Une autre façon pour mettre ses chiffres en évidence consiste à insérer dans les cellules elles-mêmes des barres colorées de longueur variable. Pour cela, sélectionnez de nouveau la plage de chiffres, cliquez sur Mise en forme conditionnelle et choisissez Effacer les règles, Cellules sélectionnées. Cliquez encore sur Mise en forme conditionnelle. Optez pour Barres de données, puis choisissez une couleur (voir écran).

Utilisez des règles complexes de formatage

Excel XP et 2003 permettaient de réaliser un formatage conditionnel des cellules selon trois conditions seulement. Excel 2007 va plus loin. Vous pouvez colorer les cellules dont les valeurs sont supérieures à la moyenne des valeurs sélectionnées, distinguer par une puce les dix valeurs les plus élevées d’un groupe, ou ombrer les cellules commençant par un terme précis. Les possibilités sont quasi-illimitées. Dans notre exemple illustré (voir écran), nous colorons les noms de films contenant le terme ‘ rose ‘.

Profitez des nouveaux graphiques

Excel 2007 enrichit sa collection de graphiques et facilite leur manipulation. Pour vous en assurer, ouvrez une feuille contenant un tableau de données, sélectionnez ce tableau, puis activez le menu Insertion. Cliquez sur l’un des boutons Types de graphiques (par exemple, Barres) et choisissez un type (par exemple, Barres empilées en 3D). Le menu Créer (voir écran) s’active automatiquement et le ruban se couvre de boutons permettant de modifier l’aspect de votre graphique. Cliquez sur le bouton à droite de la région Styles rapides et choisissez un jeu de couleurs. Vous souhaitez afficher les chiffres dans vos histogrammes ? Cliquez sur le bouton central de la région Disposition rapide. Vous remarquerez une autre nouveauté intéressante : tous les éléments du graphique (le titre ou la légende par exemple) peuvent maintenant être déplacés librement à la souris. En outre, les graphiques peuvent recevoir des effets de transparence. Pour cela, faites un clic droit sur le graphique, et ouvrez la commande Format de la zone de graphique.

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Etienne Oehmichen