Pour faciliter la création d’étiquettes, OpenOffice.org Writer propose des fonctions prêtes à l’emploi.Nous vous proposons de vous montrer ici comment créer facilement une étiquette unique et imprimer des planches complètes à partir d’une base de données. Procurez-vous les supports papier au format souhaité pour les imprimer, et suivez
le guide
Patricia Frein (Carm2i)
Etape 1 : créez une seule étiquette
1 Ouvrez une lettre et sélectionnez l’adresse du destinataire ou, au besoin, créez-la :2 Mémorisez votre sélection en choisissant dans le menu Edition, l’option Copier.3 Choisissez dans le menu Fichier, l’option Nouveau et cliquez surEn haut de la fenêtre, cliquez sur l’onglet Etiquettes.4 Cliquez dans la zone Inscription et insérez l’adresse mémorisée en effectuant la combinaison de touches Ctrl et V :5 Indiquez au logiciel que vous utilisez des feuilles dont la taille est prédéfinie. Pour cela, dans la partie Format, cochez la case6 Précisez la marque de vos feuilles en cliquant dans la partie Format sur la flèche de la zone Marque et dans la liste qui se déroule, par exemple surPuis, par rapport à la marque, indiquez la référence de la page d’étiquettes inscrite sur la boîte. Pour cela, cliquez sur la flèche de la zone Type dans la partie Format et sur la référence souhaitée,
ici :Les caractéristiques principales apparaissent en bas à gauche de la fenêtre :Remarque : si vous souhaitez obtenir plus de détails, comme les marges utilisées, les écarts entre les étiquettes, etc. , cliquez en haut de la fenêtre sur l’onglet Format. Bien sûr, vous pouvez modifier
les données dans cette fenêtre si elles ne sont pas adaptées à votre page d’étiquettes.7 Maintenant, indiquez que vous souhaitez imprimer une seule étiquette. Pour cela, cliquez en haut de la fenêtre sur l’onglet Options. Dans la zone Répartir, cochez la caseIndiquez alors la position de l’étiquette à utiliser dans la page.Si vous commencez cette page, conservez les valeurs 1 dans les zones Colonne et Ligne. Sinon, si la page d’étiquettes a déjà été commencée et que vous voulez utiliser l’étiquette qui se trouve en
deuxième position en partant de la gauche et en cinquième position en partant du bas, tapez les valeurs suivantes dans les zones Colonne et Ligne :8 Pour créer l’étiquette, cliquez sur le bouton Nouveau document. Un cadre avec l’adresse apparaît à la bonne position. Placez votre planche d’étiquettes dans votre imprimante, puis lancez
l’impression.
Etape 2 : créez une planche d’étiquettes
Pour obtenir des étiquettes d’avance, vous pouvez imprimer en une seule fois une planche d’étiquettes.1 Répétez les manipulations expliquées dans les points 1 à 6 de l’étape 1 en gardant par exemple la même adresse.2 Indiquez que vous souhaitez créer une planche d’étiquettes. Pour cela, cliquez en haut de la fenêtre sur l’onglet Options. Dans la zone Répartir, cochez la case3 Pour avoir la possibilité de modifier le contenu de l’étiquette (ajouter une image, modifier la police, la taille des caractères, etc.) et la mettre à jour pour toutes les autres, nous vous conseillons de cocher, dans
la zone Répartir, la case4 Pour créer l’étiquette, cliquez sur le bouton Nouveau document. Vous obtenez un nouveau document contenant un tableau représentant les étiquettes.5 Vous pouvez modifier l’apparence des caractères, ajouter du texte, une image, etc. Pour cela, effectuez les modifications dans la première étiquette. Pour mettre à jour les autres étiquettes, cliquez sur le bouton
Synchroniser les étiquettes (qui est apparu en même temps que le tableau).6 Pour l’utiliser à nouveau plus tard, sauvegardez ce document comme un fichier normal en le nommant ici Planche étiquette. Puis, imprimez votre planche d’étiquettes comme un document ordinaire.
Etape 3 : créez des étiquettes en utilisant une base de données
Pour créer des étiquettes de publipostage, vous devez utiliser les bases de données créées avec OpenOffice.org Base.Pour illustrer notre exemple, nous utilisons une base de données de contacts déjà existante pour créer les étiquettes (voir Micro Hebdo n?’ 400, pages 48 et 49 pour la création d’une base de
données).1 Choisissez, dans le menu Fichier, l’option Nouveau et cliquez sur l’option Etiquettes. En haut de la fenêtre, cliquez sur l’onglet Etiquettes et supprimez le contenu
de la zone Inscription.2 Choisissez la base de données à utiliser. Pour cela, cliquez sur la flèche de la zone Base de données. Le nom des bases de données que vous avez créées avec OpenOffice.org Base apparaît. Cliquez sur celle
contenant les adresses à insérer dans les étiquettes. Par exemple :Dans la zone Table, cliquez sur le nom de la table où se trouvent les adresses :3 Indiquez quels sont les champs qui vont construire l’adresse (nom, prénom, etc.). Pour cela, cliquez dans la zone Champ de BD et surPuis, cliquez sur le boutonLe champ apparaît dans la zone Inscription :Répétez cette manipulation pour insérer les autres champs, en prévoyant les espaces et les retours à la ligne lorsque c’est nécessaire. Par exemple : Titre Prénom
Nom
Adresse1
Adresse2
Code Postal Ville4 Répétez les points 5 et 6 de l’étape 1 pour choisir la page d’étiquettes à utiliser, puis cliquez en haut de la fenêtre sur l’onglet Options. Cochez les cases Page entière et Synchroniser le contenu, puis
cliquez sur le bouton Nouveau document. Dans un nouveau tableau, le nom des champs apparaît dans chaque étiquette.Remarque : de la même manière que dans le point 5 de l’étape 2, vous pouvez modifier la présentation des étiquettes.5 Pour fusionner toutes les données de la base des Contacts avec les étiquettes, choisissez dans le menu Outils l’option Assistant Mailing.6 A gauche de la fenêtre, dans la partie Etapes, cliquez sur l’étape 8 :Dans la partie droite, sauvegardez le document contenant toutes les étiquettes fusionnées en cochant les cases Enregistrer le document fusionné, et Enregistrer comme document unique. Cliquez sur
Enregistrer les documents. Nommez le document et cliquez sur Enregistrer.Pour imprimer les pages fusionnées, cochez la case Imprimer le document fusionné, puis cliquez sur le bouton Imprimer les documents.
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