Bien présenter ses données

29/04/2005 à 07h00

Une fois vos tableaux saisis, vous pouvez améliorer leur présentation en changeant l'aspect des cellules, en ajoutant de la couleur ou encore en illustrant vos résultats avec des unités.

Modifiez la valeur affichée dans une cellule

Les nombres que vous placez dans vos tableaux ont rarement l'aspect souhaité dès que vous les tapez. Il suffit de quelques réglages pour les afficher correctement.

Uniformisez le nombre de décimales

Quand vous tapez un nombre, Excel lui donne, par défaut, le format Standard et affiche le nombre de décimales que vous avez tapées. Pour fixer à deux décimales, par exemple, un bloc de nombres, sélectionnez vos cellules, puis ouvrez le menu Format, Cellules et sélectionnez l'onglet Nombre. Cliquez ensuite sur Nombre dans la liste Catégories. Le champ Décimales contenant déjà la valeur 2, vous pouvez valider par OK.

Affichez correctement les numéros spéciaux

Les codes postaux, les numéros de téléphone et les numéros Insee ne s'affichent pas toujours correctement. Ainsi, quand vous tapez, par exemple, un code postal comme 06000, Excel fait comme toute calculatrice : il affiche 6000 ! Pour forcer un affichage sur cinq chiffres, sélectionnez vos cellules, puis ouvrez le menu Format, Cellules et choisissez Spécial dans la zone Catégories. Dans la liste Type, vous voyez un certain nombre de modèles prédéfinis. Cliquez sur Code postal puis sur OK. C'est maintenant 06000 qui est affiché. Dans cette même liste, vous trouverez comment afficher un numéro de sécurité sociale (Insee) ou un numéro de téléphone. Avec ce dernier format, un numéro tapé 0144253001 sera affiché sous sa forme usuelle, c'est-à-dire 01 44 25 30 01.

Changez l'aspect de vos cellules

Quelques clics suffisent pour modifier la couleur, la police, le style ou encore l'alignement des textes placés dans des cellules, et les rendre plus attractifs.

Sélectionnez vos cellules

Pour chacune des manipulations suivantes, sélectionnez la plage de cellules souhaitée, faites un clic droit et déroulez Format de cellule.

Disposez un texte long sur plusieurs lignes dans une même cellule

Activez l'onglet Alignement, cochez Renvoyer à la ligne automatiquement et cliquez sur OK. Vous pouvez, dans la cellule, forcer un passage à la ligne en tapant Alt + Entrée.

Changez la couleur de fond

Activez l'onglet Motifs, cliquez sur une teinte et validez par OK.

Tracez un cadre autour des cellules

Activez l'onglet Bordure. Commencez par choisir une épaisseur de trait en cliquant sur un des éléments de la liste Styles. Déroulez la liste Couleurs et optez pour une teinte. Puis, dans le rectangle Bordure, cliquez sur les traits pour lesquels vous voulez une bordure (par exemple en haut et à droite). Ne confondez pas Contour, qui trace un trait unique autour de votre sélection et Intérieur, qui applique la bordure à toutes les cellules du champ. Enfin, validez par OK.

Exploitez les formats personnalisés

Avec les formats personnalisés, vous multipliez les façons d'afficher des nombres en y ajoutant des unités, des commentaires, en les groupant par tranches de chiffres... Seul l'affichage des cellules change, leur valeur interne restant la même.

Affichez une date complète

Vous tapez une date dans une cellule, par exemple 25/6/05 et vous voulez que cette date soit affichée samedi 25 juin 2005. Voici comment y parvenir.

Sélectionnez la cellule contenant la date, faites un clic droit et choisissez Format de cellules, puis activez l'onglet Nombre. Si vous sélectionnez la catégorie Date, vous trouverez une quinzaine de formats différents (25/06/05, 25-juin-05, etc.)... mais pas celui recherché. Dans la zone Catégorie, cliquez sur Personnalisé puis, dans le champ Type, tapez exactement jjj j mmm aaaa. Lors de votre saisie, Excel affiche le futur résultat dans la zone Aperçu. Validez par OK.

Le format voulu s'affiche. Chaque groupe de lettres ou de chiffres du format personnalisé est un code qui joue un rôle particulier : le triple ' j ' affiche le jour de la semaine complet (Samedi) ; le ' j ' unique provoque l'affichage du quantième du mois (25) ; le triple ' m ' fait apparaître le nom du mois entier (juin). Enfin, le quadruple ' a ' désigne l'année sur quatre chiffres (2005). Pour avoir une liste des codes de champs reconnus par Excel, ouvrez l'Aide et faites une recherche sur ' Codes de formats de nombres. '

Affichez automatiquement des grands nombres en milliers

Dans un tableau, vous avez saisi des nombres très élevés (par exemple, 74000000) que vous voulez afficher de manière plus explicite, comme 74 millions. Sélectionnez votre tableau, déroulez le menu Format, Cellules, Nombres. Donnez-lui le format personnalisé # " milliers" et validez par OK. Attention : il y a une espace avant le premier guillemet et une après.

Vos valeurs sont divisées par 1 000 et accompagnées du texte ' milliers '. Ainsi, 744 000 est affiché 744 milliers. En mettant deux espaces au lieu d'une avant le premier guillemet, vous auriez, cette fois, divisé la valeur affichée par un million. Bien entendu, même si vos cellules semblent contenir des mots, ce sont toujours des nombres : vous pouvez les utiliser dans toute formule de calcul. C'est là tout l'intérêt des formats de cellules : ils ne changent jamais la valeur des cellules.

Utilisez les codes de champs personnalisés

Dans le tableau ci-dessous, nous avons réuni quelques exemples de formats personnalisés. Ils vous montrent comment un texte ou un nombre saisi dans une cellule peut être présenté de multiples façons.

Liez la couleur d'une cellule à son contenu

Avec le formatage conditionnel, vous mettez en évidence, dans un tableau, des valeurs numériques particulières. Prenons comme exemple un relevé des températures constatées dans une ville sur plusieurs jours. Vous voulez que les valeurs inférieures à 10 soient immédiatement visibles. Sélectionnez la colonne de températures et déroulez Format, Mise en forme conditionnelle. Remplissez les listes affichées de façon à obtenir La valeur de la cellule / est inférieure à / 10, puis cliquez sur Format. Dans la fenêtre qui apparaît, activez l'onglet Motif, sélectionnez une teinte froide, par exemple le bleu et cliquez deux fois sur OK. Les chiffres inférieurs à 10 sont maintenant sur fond bleu. La fonction Formatage conditionnel vous permet de donner quatre formats (les trois personnalisés plus le format par défaut) à une cellule (ou groupe de cellules) en fonction de sa valeur.

Etienne Oehmichen

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