Outlook : le sens de l'organisation

01/09/2006 à 00h00

Si les fonctions de messagerie n'évoluent guère, Outlook 2007 autorise une gestion du temps et des tâches plus efficace et plus intuitive que celle des précédentes versions.

Affichez le contenu des pièces jointes sans les ouvrir

Vous recevez de nombreuses pièces jointes par courriel ? Outlook permet d'en afficher le contenu sans ouvrir le courrier. Pour activer cette fonction, déroulez le menu Affichage, Volet de lecture, En bas. Au besoin, avec la souris, remontez le bord supérieur de ce volet pour l'agrandir. Dans la fenêtre supérieure, sélectionnez un courrier contenant des pièces jointes (par exemple, des images). Ces dernières apparaissent sous la forme d'icônes dans le volet de lecture. Cliquez une fois sur une icône, l'image s'affiche dans le volet de lecture (voir écran) ; double-cliquez, elle s'ouvre. La visualisation des pièces jointes s'applique aux images de tous types, documents Word, feuilles Excel et présentations PowerPoint (ces dernières posent néanmoins quelques problèmes avec la bêta 2), mais pas aux documents PDF (du moins dans cette version bêta). Outlook télécharge et installe automatiquement les éventuels compléments logiciels nécessaires à la visualisation des différents types de fichiers.

Pour les pros : partagez un agenda

La tâche la plus fastidieuse pour l'organisateur d'une réunion est de réussir à trouver des disponibilités communes à tous les participants. Les précédentes versions d'Outlook ne se chargeaient de ce travail que si les différents participants étaient connectés à un même réseau local. Outlook 2007 permet maintenant de publier un agenda sur un site Web et également de le partager avec les personnes de son choix, où qu'elles se trouvent (l'accès est protégé par un mot de passe). Pour partager votre calendrier, créez donc un rendez-vous et saisissez-en toutes les caractéristiques (date, lieu, horaire et objet de l'entrevue). Dans le ruban, cliquez alors sur le bouton Espace de travail de réunion (voir écran) et choisissez l'option Créer un nouvel espace de travail. Les autres participants, eux, devront cocher l'option Lier à un espace de travail existant. Chacun peut ainsi voir les plages horaires qui ont été libérées.

Retrouvez facilement un courriel

Les précédentes versions d'Outlook n'offraient qu'un outil de recherche plutôt rudimentaire, accessible via le menu Outils, Rechercher, Recherche avancée. Outlook 2007 propose une fonction plus simple d'emploi : la recherche instantanée, qui permet de retrouver un courriel dans tous les dossiers de votre boîte aux lettres (Boîte de réception, Eléments envoyés, Eléments supprimés, Dossiers personnels...). Pour activer cette fonction, déroulez le menu Outils, Recherche instantanée. A la première utilisation de la fonction de recherche, le logiciel ouvre une page Web et vous propose automatiquement de télécharger le programme WindowsDesktopSearch-KB917013-x86-fr-FR.exe (4,66 Mo). Une fois celui-ci copié sur votre disque dur, lancez-le et suivez les étapes de l'Assistant d'installation. La fonction de recherche s'ouvre enfin, sous forme d'une zone de saisie. Tapez-y les termes recherchés (voir écran). Outlook affiche alors tous les courriels qui les contiennent. Pour étendre la recherche à tous les dossiers de votre boîte aux lettres, cliquez sur Relancer la recherche dans tous les éléments Courrier.

Gérez vos tâches quotidiennes

Avec Outlook 2007, le gestionnaire de tâches devient un véritable outil d'administration des informations personnelles. Première amélioration : toute tâche non marquée comme terminée est automatiquement reportée au lendemain. Plus original : courriels et tâches sont interchangeables (voir écran haut). Votre garagiste vous prévient par courriel que votre voiture est prête : faites glisser son message dans le volet Tâches, puis double-cliquez dessus et assignez-lui une date et une heure d'échéance. A l'heure dite, une fenêtre s'ouvrira pour vous le rappeler. Vous pouvez aussi attribuer des catégories de couleurs à vos rendez-vous. Enfin, la fonction de recherche s'applique aussi aux tâches. Pour afficher celles contenant le nom Durand, tapez-le en tête de liste des tâches (voir écran bas) : il sera surligné dès qu'il apparaît.

Lisez des flux RSS

Les flux RSS (Really Simple Syndication) sont des fils d'actualités auxquels vous pouvez vous abonnez gratuitement auprès de sites Internet ou de blogs pour recevoir régulièrement des informations sur des sujets donnés. Ces flux se consultent à l'aide soit d'un navigateur Web qui sait les gérer, soit d'un logiciel spécialisé (appelé lecteur ou agrégateur RSS). Outlook 2007 intègre son propre lecteur. Pour vous abonner à un flux RSS, repérez le dossier RSS dans la fenêtre principale d'Outlook (sous les dossiers Boîte de réception, Eléments supprimés). Cliquez dessus du bouton droit et choisissez Ajouter un flux RSS. Dans la fenêtre qui apparaît, tapez l'adresse du flux (par exemple www.01net.com/rss/actus.xml et cliquez sur OK. Outlook n'affiche que les en-têtes des messages les plus récents (voir écran). Pour lire les premières lignes de chaque message, déroulez le menu Affichage, Aperçu partiel. Procédez de la même façon pour ajouter d'autres flux.

Classez vos mails par catégorie

Trier ses courriers n'est pas toujours facile... Vous pouvez les classer par expéditeur, mais cela s'avère souvent insuffisant. Outlook 2007 vous permet d'associer des catégories (des puces colorées) aux courriers que vous recevez. Pour cela, sélectionnez un mail dans la fenêtre principale d'Outlook et cliquez sur le bouton Classer. Dans la liste qui s'affiche, choisissez une catégorie (voir écran). Vous pouvez créer vos propres catégories et même en attribuer plusieurs différentes à un même message. Pour trier par catégories, cliquez sur le bouton Catégories en tête de colonne. Vous remarquerez que si un courriel appartient à plusieurs catégories, celui-ci s'affiche une fois dans chaque catégorie. Par exemple, un même courriel affecté à Vacances et Urgent apparaîtra une fois dans chacun de ces deux groupes.

Etienne Oehmichen