Faire parler ses chiffres

Mettez en avant les chiffres exceptionnels

A première vue, tous les chiffres se ressemblent. Heureusement, des fonctions particulières d’Excel permettent de modifier l’aspect des cellules en fonction de leur contenu.

Etape 1 – Colorez les valeurs supérieures à un seuil donné

Lancez Excel et ouvrez un tableau que vous avez déjà créé. Dans votre tableau, vous voulez que toutes les valeurs supérieures à 200 soient affichées en vert sur fond jaune. Sélectionnez la plage contenant les chiffres et
déroulez Format, Mise en forme conditionnelle.

Dans la liste Condition 1, choisissez La valeur de la cellule est. Dans la liste voisine, sélectionnez Supérieure à. Enfin, dans le troisième champ, tapez 200. Cliquez sur
le bouton Format.

Dans la fenêtre Format de cellule qui apparaît, sélectionnez l’onglet Police. Déroulez la liste Couleur et choisissez une teinte verte. Sélectionnez l’onglet Motifs et
cliquez sur un carré jaune pour choisir cette couleur comme fond. Cliquez deux fois sur OK, puis sélectionnez une cellule placée hors de votre plage de cellules pour voir le résultat.

Etape 2 – Faites ressortir la valeur maximale d’un tableau

Dans le paragraphe précédent, vous avez demandé à Excel de colorer toutes les cellules dont le contenu est supérieur à une valeur constante que vous avez fixée. Si, maintenant, vous voulez mettre en évidence la valeur la
plus élevée d’un groupe de chiffres, vous devrez vous y prendre autrement.

Dans notre exemple, le tableau occupe la plage B2:D6. Sélectionnez cette plage et déroulez le menu Format, Mise en forme conditionnelle.

Dans la liste Condition 1, choisissez La valeur de la cellule est. Dans la liste voisine, choisissez égale à. Dans le champ de droite, saisissez =MAX($B$2:$D$6) (les
$ sont indispensables).

Cliquez sur Format, choisissez une couleur de caractères, une autre de fond, et cliquez deux fois sur OK.

Etape 3 – Supprimez la mise en forme conditionnelle

Sélectionnez votre plage de chiffres, déroulez le menu Format, Mise en forme conditionnelle. Les conditions que vous avez définies apparaissent. Cliquez sur Supprimer. Cochez, le cas échéant, les
options Condition 1, 2 et 3 et cliquez deux fois sur OK.

Créez et modifiez des graphiques en trois dimensions

Donnez du relief à vos graphiques, ils y gagneront en clarté et en esthétique. Des barres d’histrogramme plus proches, des caractères réduits et un soupçon de perspective contribuent à une meilleure lisibilité.

Etape 1 – Créez un graphique en 3D

Dans votre feuille Excel, sélectionnez le tableau de valeurs. Votre sélection doit englober la colonne et la ligne de titres. Cliquez sur Assistant graphique. Choisissez, par exemple, le type
Histogramme et optez pour le deuxième modèle de la deuxième ligne. Cliquez sur Terminer.

Etape 2 – Rapprochez les barres de l’histogramme

Par défaut, les séries de données sont assez éloignées les unes des autres. Vous les rendrez plus visibles en les rapprochant et en les grossissant. Cliquez sur le graphique pour le sélectionner. Vous voyez alors quatre
carrés noirs sur les bords du graphique. Cliquez deux fois sur l’une des barres de l’histogramme. La fenêtre Format de la série de données s’affiche. Activez l’onglet Options. Dans le champ Largeur de
l’intervalle, réduisez la valeur à 40 et, dans le champ Profondeur du graphique, augmentez la valeur jusqu’à 200. Validez par OK.

Etape 3 – Réduisez les caractères de l’axe des abscisses

Par défaut, Excel utilise des caractères de taille 10 pour afficher les noms des séries de valeurs sur l’axe des abscisses. Or, avec des caractères aussi grands, il n’y a pas assez de place sur les axes pour pouvoir afficher
tous les éléments. Pour réduire la taille des caractères, faites un clic droit sur l’axe des abscisses et choisissez la commande Format de l’axe. Activez l’onglet Police, réduisez la taille des caractères, validez par
OK.

Etape 4 – Faites pivoter le graphique

Pour rendre les graphiques 3D plus lisibles, modifiez leur orientation. Faites un clic droit à l’intérieur de la zone de données. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez Vue 3D. Par défaut, Excel n’applique pas
d’effet de perspective. Pour y parvenir, désélectionnez l’option Axes à angle droit. Faites pivoter le graphique à l’aide des boutons en forme de flèches. En cliquant sur Appliquer, vous verrez les effets des modifications
Cliquez enfin sur OK pour valider.

Présentez vos chiffres avec des unités

Dans vos tableaux, les chiffres ne sont jamais des valeurs mathématiques abstraites. Ils symbolisent des prix, des longueurs, des durées ou toute autre grandeur. S’il s’agit de représenter des montants financiers, vous
pouvez utiliser les formats Monétaire ou Comptabilité en passant par le menu Format, Cellules, Nombre. Mais si vos chiffres représentent des longueurs, comment ajouter le suffixe
‘ m ‘ (le symbole du mètre) après chaque nombre ?

Pour cela, sélectionnez votre plage de cellules. Effectuez un clic droit sur cette sélection et choisissez Format de cellule. Activez l’onglet Nombre. Dans la liste Catégorie, sélectionnez
Personnalisée. Dans le champ Type, saisissez #” m” (avec une espace après le premier guillemet), et cliquez sur OK.

Utilisez les formats automatiques de tableaux

Excel est fourni avec des modèles de mise en forme qui permettent, en quelques clics, de donner un aspect professionnel à un tableau de chiffres.

Pour exploiter cette possibilité, sélectionnez le tableau, y compris les lignes de titres, et déroulez Format, Mise en forme automatique. La fenêtre qui apparaît donne un aperçu des présentations disponibles. Si
vous voulez choisir l’un de ces formats, sélectionnez-le et cliquez sur OK.

L’application d’un format automatique présente un inconvénient : par défaut, les attributs du tableau d’origine (police, bordure de cellules, hauteur des lignes, largeur des colonnes…) seront remplacés par ceux
du format choisi. Si vous voulez conserver la largeur des colonnes, cliquez sur le bouton Options de la fenêtre Format automatique. Dans la zone Format à appliquer, désélectionnez Largeur/Hauteur
et validez par OK.

Modifiez les couleurs de base

Quand vous créez un graphique, Excel affecte toujours les mêmes couleurs aux séries de chiffres successives. Mais vous pouvez modifier ces couleurs.

Pour cela, déroulez Outils, Options et activez l’onglet Couleurs. En face du mot Remplissage figurent huit petits carrés de couleur. Ce sont les teintes affectées, par défaut, à la
première série de données d’un graphique, à la seconde, etc. Vous voulez que les séries de données soient verte, bleue puis rouge ? Sélectionnez le premier carré de couleur et cliquez sur Modifier. Dans l’hexagone coloré qui
s’affiche, cliquez sur la nuance de vert de votre choix, validez par OK.

Cliquez sur le deuxième carré, sur Modifier, choisissez un bleu et validez par OK. Faites pareil pour le rouge. Terminez par OK. Les couleurs des graphiques que vous avez déjà dessinés
seront immédiatement mises à jour.

Collez des images dans l’histogramme

Au lieu de représenter vos histogrammes par des barres colorées, pourquoi ne pas les remplacer par des images plus ou moins étirées, comme celles publiées dans la presse ? Le principe est simple : choisissez une
image, que vous ‘ collez ‘ dans l’histogramme. Elle se rétrécit ou s’étire automatiquement pour s’ajuster à la taille des barres du graphique.

Pour cela, sélectionnez un graphique en 2D ou 3D. Faites un clic droit sur l’une des séries (chaque série est représentée par des barres de même couleur). Dans le menu qui apparaît, choisissez Format de la série de
données. Sélectionnez l’onglet Motifs et cliquez sur le bouton Motifs et textures. Activez l’onglet Image puis cliquez sur Sélectionner une image. Parcourez les dossiers du disque dur et
sélectionnez-en une. Cliquez sur Insérer.

Pour que l’image apparaisse sur toutes les faces de l’histogramme, cochez les options placées dans la zone Appliquer. Cliquez deux fois sur OK.

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Etienne Oehmichen