Etape 1 – Préparez la boîte de dialogue
Ouvrez la base de données, puis, dans la fenêtre principale, dans la zone Objets, cliquez sur l’option Formulaires et sur le bouton Nouveau. Cliquez ensuite sur l’option Mode création. Pour finir, cliquez sur OK. Dans le formulaire vierge qui apparaît, insérez une zone de texte qui va permettre d’entrer le critère de recherche, ainsi qu’un bouton pour activer la requête et obtenir le résultat de la recherche dans un nouveau tableau.
Vérifiez ensuite que la boîte à outils permettant d’insérer la zone de texte est active à l’écran Si ce n’est pas le cas, cliquez, en haut de l’écran, sur le bouton
Pour insérer une zone de texte dans le formulaire, cliquez dans la boîte à outils sur abl. Puis placez le pointeur de la souris à l’endroit où doit apparaître l’outil. Le pointeur se transforme en croix. Cliquez. Une zone de texte apparaît, précédée de son intitulé.
Pour pouvoir utiliser le contenu de la zone de texte dans une requête, vous devez la nommer. Pour cela, affichez ses propriétés en cliquant en haut de l’écran sur l’icône correspondant. Dans la fenêtre, cliquez sur l’onglet Toutes. Dans la zone Nom, le logiciel a nommé la zone de texte Texte0. Double-cliquez sur ce nom et tapez Ville. Validez en appuyant sur la touche Entrée du clavier.
Vous pouvez également modifier l’intitulé de la zone en cliquant dans le formulaire sur Texte0:. Puis, dans la fenêtre des Propriétés, double-cliquez dans la zone Légende et tapez Saisissez une ville. Appuyez sur la touche Entrée du clavier.
Pour déplacer la zone de texte, cliquez dessus puis placez votre pointeur en haut à gauche de la zone sur Effectuez un cliquer-glisser vers l’endroit souhaité.
Pour agrandir la taille de l’intitulé par exemple, cliquez dessus puis placez votre pointeur dans le coin inférieur droit sur Double-cliquez. Le logiciel adapte la taille de l’intitulé à son contenu.
Enregistrez le formulaire en cliquant sur le bouton disquette. Tapez le nom du formulaire, par exemple Rechercher par ville, puis appuyez sur OK. Laissez le formulaire ouvert.
Etape 2 – Créez la requête
Dans la fenêtre principale de la base de données, cliquez sur l’option Requêtes et sur le bouton Nouveau. Cliquez ensuite sur l’option Mode création. Pour finir, cliquez sur OK.
Dans la fenêtre nommée Ajouter une table, cliquez sur l’onglet Tables puis, dans la liste, double-cliquez sur le nom de la table où la recherche doit s’effectuer, ici Contact. Puis cliquez sur le bouton Fermer.
La liste des champs de la table sélectionnée apparaît au-dessus de la grille. Dans chaque colonne de cette grille, précisez le champ que vous souhaitez voir apparaître dans le résultat de votre demande. Dans la première colonne, cliquez dans la cellule de la ligne Champ, puis sur la flèche qui s’affiche. Dans la liste qui se déroule, cliquez sur le champ Nom. Refaites cette manipulation dans les cellules suivantes de la ligne Champ pour faire apparaître les champs Prénom, Adresse, CP et Ville.
Maintenant, indiquez le critère de recherche. Pour notre exemple, vous souhaitez rechercher les habitants de la ville que vous allez taper dans le formulaire Rechercher par ville. Pour cela, cliquez, avec le bouton droit de la souris, dans la cellule de la colonne Ville et de la ligne Critères. Dans le menu contextuel, cliquez sur l’option Créer.
Le Générateur d’expression s’affiche. Indiquez au logiciel que le critère de recherche correspond au contenu du champ Ville dans le formulaire ouvert nommé Recherche par ville. Pour cela, effectuez un double clic, en bas à gauche de la fenêtre, sur le dossier Formulaires. Puis sur le dossier Formulaires chargés. Pour finir, cliquez sur le dossier Rechercher par ville
En bas et au centre de la fenêtre, apparaît la liste des éléments dans le formulaire. Cliquez sur l’élément où vous allez taper le nom de la ville à rechercher.
En bas à droite, les propriétés de l’élément sélectionné apparaissent. Double-cliquez sur Dans la zone située en haut du Générateur d’expression, le logiciel inscrit sous la forme de code l’adresse de l’élément sélectionné. Validez en cliquant sur le bouton OK.
Enregistrez la requête en cliquant sur Tapez le nom de la requête, par exemple Résultat de la recherche par ville, puis appuyez sur OK. Fermez la requête en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Fermer.
Etape 3 – Activez la recherche dans la boîte de dialogue
Pour activer la recherche dans la boîte de dialogue, affichez le formulaire ouvert en cliquant dans la barre des tâches sur le bouton Insérez un bouton de commande qui va permettre d’activer la requête. Pour cela, cliquez, dans la boîte à outils, sur le bouton en forme de rectangle. Puis placez le pointeur de la souris à l’endroit où doit apparaître l’outil.
Dans la fenêtre affichée, indiquez l’action qui doit se produire lorsque vous cliquez sur le bouton. Pour cela, cliquez, dans la zone Catégorie, sur Divers, puis, dans la zone Actions, sur Exécuter une requête. Passez à l’étape suivante en cliquant sur le bouton Suivant.
Access affiche la liste de toutes les requêtes créées dans la base de données. Cliquez sur celle nommée Résultat de la recherche par ville. Passez à l’étape suivante en cliquant sur Suivant.
Choisissez l’apparence du bouton. Il peut contenir du texte ou une image. Pour notre exemple, vous souhaitez inscrire le mot Rechercher. Pour cela, cochez la case puis, dans la zone de texte située à droite de cette case, remplacez l’intitulé d’origine qui est par l’intitulé Passez à l’étape suivante en cliquant sur Suivant.
Maintenant, vous pouvez nommer le bouton. Ici, tapez par exemple bt_rechercher. Validez la création du bouton en cliquant sur le bouton Terminer. Enregistrez la modification en cliquant sur le bouton disquette.
Etape 4 – Vérifiez la boîte de dialogue
Fermez le formulaire en choisissant, dans le menu Fichier, l’option Fermer.
Pour vérifier que la recherche s’exécute correctement, cliquez, dans la fenêtre principale de la base de données, sur l’option et, dans la liste à droite de la fenêtre, sur Recherche par ville.
Dans la zone Saisissez une ville, tapez par exemple Paris, puis cliquez sur le bouton Rechercher. Si la table Contact contient des Parisiens, Access affiche leurs coordonnées dans un nouveau tableau.
Requête
C’est une question portant sur les données enregistrées dans vos tables. Une requête permet de réunir les données de plusieurs tables en vue de leur utilisation comme source de données pour un formulaire.
Générateur d’expression
Une expression est une combinaison dopérateurs (addition, soustraction, division, multiplication), de contenus de champs (dans un formulaire ou une requête). Le générateur vous aide à créer les expressions dont vous avez besoin en vous donnant une liste des opérateurs, des fonctions, etc.
