La crise sanitaire actuelle a profondément fait évoluer la manière dont les TPE et les PME gèrent leur temps. Et c’est encore plus vrai pour les entreprises qui accueillent des clients, ou qui ont besoin de suivre un déroulé de journée précis et parfaitement organisé. C’est pour les entreprises exigeantes sur ce point que Microsoft a créé Bookings, un module qui fait partie intégrante que Microsoft 365 pour les TPE et PME.
Microsoft Bookings simplifie la gestion des rendez-vous des petites et moyennes entreprises qui fournissent des services selon un planning quotidien spécifique. Cela peut concerner, par exemple, les salons de coiffure, qui doivent limiter l’attente au sein de leurs locaux, les cabinets médicaux qui ont dû réduire la capacité de leur salle d’attente, mais aussi les bureaux d’experts tels que les avocats et autres professions de conseils, ainsi que les boutiques qui pratiquent le Click & Collect et qui cherchent à éviter les files d’attente devant leurs portes. Les exemples ne manquent pas, mais on retrouve à chaque fois la nécessité de respecter un calendrier de rendez-vous réglé comme du papier à musique.
Des atouts pour l’entreprise…
Une solution de prise de rendez-vous telle que Microsoft Bookings offre une visibilité simplifiée aux collaborateurs de l’entreprise sur l’agenda de la journée, de la semaine et même du mois : l’interface de Bookings reprend les codes de Microsoft 365 et donne un aperçu détaillé de ce qui attend chaque membre de l’équipe dans les jours à venir. Cela permet aussi au chef d’entreprise d’avoir une vue d’ensemble en un seul coup d’œil sur l’activité globale de sa TPE/PME.
En tant qu’administrateur de l’agenda, vous pouvez paramétrer avec précision les conditions de prise de rendez-vous : par exemple, si vous désirez les limiter à des créneaux de 30 minutes, les restreindre à des plages horaires spécifiques dans la journée ou définir une durée limite en fonction de la prestation associée, c’est tout à fait possible. Vous gardez ainsi la main sur votre propre planning et sur celui de l’entreprise en général. Et grâce à l’application Bookings, disponible sur iOS et Android, vous gardez un œil sur le déroulement de la journée où que vous soyez, depuis votre smartphone.
Enfin, Microsoft Bookings ne s’adresse pas uniquement aux clients de TPE/PME : la solution offre également de sérieux avantages en interne, notamment pour planifier des réunions, y compris virtuelles. En programmant des visioconférences directement depuis Bookings, vous donnez à vos collaborateurs la possibilité de les rejoindre depuis un navigateur, un smartphone, ou via les applications Skype ou Teams. Les participants reçoivent un rappel pour ne rien manquer de la réunion. Cela fonctionne aussi avec les prospects, clients, et collaborateurs externes.
… mais aussi pour les clients
Les habitudes de la clientèle évoluent, et ce quel que soit le secteur. Une étude menée par OpenMarket met en avant le fait que les membres de la génération Y, âgés de 18 à 34 ans, sont 75% à préférer les SMS aux appels téléphoniques. Cela se répercute nécessairement sur la prise de rendez-vous : au lieu de téléphoner, on préfère utiliser des applications ou des plateformes en ligne. C’est aussi pour ce genre de raison que Microsoft Bookings se présente comme la solution idéale à proposer aux clients des TPE/PME.
Grâce aux paramétrages précis détaillés plus haut, il est possible de proposer à la clientèle un logiciel de réservation qui fonctionne sur toutes les plateformes, fixes ou mobiles, et qui donne accès de manière très claire aux plages horaires disponibles. Et l’expérience ne s’achève pas une fois le rendez-vous pris, puisque le client dispose de la possibilité de déplacer l’horaire initialement choisi en cas de besoins, voire de l’annuler, le tout sans avoir à utiliser son téléphone. Un gain de temps y compris pour les collaborateurs de l’entreprise, qui n’ont qu’à suivre l’évolution de leur agenda au fil des rendez-vous pris en ligne par leur clientèle.
Une solution complète qui s’adapte aux besoins actuels
Microsoft Bookings est un outil efficace pour intégrer la prise de rendez-vous en ligne au sein des mécaniques de fonctionnement d’une TPE/PME. Une fois paramétré selon les besoins de l’entreprise, il fonctionne de manière autonome et laisse la main au client sur la prise de rendez-vous. Cela évite à l’entreprise de dédier une personne à cette tâche, et offre une visibilité immédiate à tous les collaborateurs sur les rendez-vous à venir, ainsi que leur gestion. Une manière efficace de gagner du temps, mais également de l’argent au quotidien.
Vous pouvez tester Microsoft Bookings dès à présent en profitant de l’essai gratuit d’un mois à Microsoft 365 qui vous donnera accès à l’ensemble des applications de la suite bureautique. Vous pouvez également prendre contact avec un expert de Microsoft, qui vous permettra de choisir avec précision la solution la plus adaptée aux besoins de votre petite ou moyenne entreprise, avec des tarifs qui débutent à 4,20 euros hors taxe par utilisateur et par mois. Retrouvez tous les détails sur le site de Microsoft.
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