Différentes lois ou réglementations régissent la durée de l’obligation d’archivage de données sociales, commerciales ou fiscales de l’entreprise. Mais, bien que la dématérialisation des comptabilités soit possible depuis 1983, il n’existe toujours pas d’outil permettant de donner valeur probatoire aux documents ou fichiers archivés électroniquement.La loi du 13 mars 2000 relative à la preuve et à la signature électronique donne à l’écrit électronique même valeur probante que l’écrit sur papier. A condition que son auteur puisse être “dûment identifié” et qu’il soit “établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité”. Cela implique une sécurisation de l’archivage sur la base d’une infrastructure à clés publiques (ICP).Mais ces systèmes ICP permettant d’authentifier le document sur lequel repose la signature électronique ne sont toujours pas accrédités par les pouvoirs publics pour les relations entre les entreprises. Cela signifie que celles-ci ne peuvent pas vérifier l’intégrité de la documentation et que les fichiers conservés n’ont donc pas réelle valeur probante.La conservation dans le temps du support numérique n’est pas mieux garantie. Au-delà de cinq à dix ans, les données risquent d’être altérées ?” soit à cause du support, soit lors de la restitution. Les entreprises doivent donc choisir le meilleur support en fonction de la durée légale de conservation. Microfilms et papier devraient encore avoir de beaux jours dans les cas où la durée de conservation légale dépasse celle du support numérique.
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