Le moment que vous redoutiez tant depuis quelques mois (ou quelques semaines), est finalement arrivé. Vous n’aurez bientôt plus suffisamment d’espace sur votre stockage Google pour réceptionner vos e-mails quotidiens. C’est en tout cas ce que Google vient de vous annoncer dans un courrier électronique dans lequel la seule solution proposée consiste à souscrire à une offre Google One payante pour étendre votre capacité de stockage.
Avec seulement 15 Go d’espace gratuit à partager entre Gmail, Google Drive et Google Photos, faire un peu de vide dans sa boîte de réception, et plus globalement sur tous les services Google utilisant le stockage alloué, devient rapidement indispensable.
Avant de vous résoudre à souscrire à la première offre Google One (facturée 1,99 euro par mois pour 100 Go de stockage) vous pouvez sans aucun doute obtenir un sursis. Comment ? Tout simplement en faisant un peu de ménage dans votre stockage Google One et en faisant un peu de tri dans votre boîte de réception Gmail. S’il est possible de procéder manuellement, l’opération peut s’avérer fastidieuse. Pour vous éviter cela, Google a intégré dans Google One une Gestionnaire d’espace de stockage qui vous mâche une partie du travail.
1. Rendez-vous dans le Gestionnaire d’espace de stockage
Ouvrez votre navigateur Web habituel, et rendez-vous dans le Gestionnaire d’espace de stockage de Google One. Sur cette page, vous pouvez visualiser le taux d’occupation de l’espace de stockage qui vous est alloué par les différentes applications Google que vous utilisez.
C’est également depuis cette page que Google vous suggère les éléments à supprimer pour libérer de l’espace sur le stockage partagé entre Gmail, Google Photos, Google Drive etc.
2. Examinez les éléments suggérés
En principe, le Gestionnaire d’espace de stockage suggère de supprimer un certain nombre d’éléments : e-mails indésirables, e-mails avec des pièces jointes volumineuses, fichiers volumineux, Photos et vidéos volumineuses, etc. En fonction des éléments que vous stockez sur Google One, de la quantité d’e-mails (et de leurs pièces jointes) que vous possédez, les suggestions d’éléments à supprimer peuvent varier.
Cliquez désormais sur le bouton Examiner des premiers éléments suggérés. Sélectionnez ensuite les éléments dont vous souhaitez vous débarrasser, puis cliquez sur Supprimer. Vous pouvez aussi cliquer directement sur Tout supprimer pour vous débarrasser de l’ensemble des éléments suggérés par Google.
Dans le pop-up qui s’affiche, cochez l’option Je comprends que les éléments supprimés ne peuvent pas être restaurés, et cliquez sur Supprimer définitivement pour vous en débarrasser.
Recommencez ensuite l’opération pour chaque élément suggéré par Google. Vous supprimerez non seulement des données stockées dans Gmail, mais aussi des éléments hébergés sur votre espace Google Drive, ou encore des photos et des vidéos synchronisées sur votre compte Google Photos.
En principe, cet assistant de nettoyage devrait vous aider à supprimer la majorité des données inutiles sans avoir à les chercher manuellement dans les différents services (e-mails envoyés ou reçus volumineux, corbeille, courrier indésirable, photos et vidéos volumineuses, etc.)
3. Supprimez les messages par catégorie
En utilisant le gestionnaire d’espace de Google, vous avez peut-être pu vous débarrasser de plusieurs gigaoctets de données. Il est toutefois possible d’aller encore plus loin en écumant manuellement les e-mails inutiles présents dans votre boîte de réception Gmail.
Votre boîte de réception regorge sans doute de missives aussi éphémères qu’inutiles, comme des newsletters, des messages promotionnels, ou encore des notifications liées aux réseaux sociaux. Généralement, ces messages finissent par s’entasser par centaines, voire par milliers, et malgré leur faible taille, ils monopolisent une quantité d’espace non négligeable sur le stockage gratuit qui vous est alloué sur Google One.
S’il est possible de supprimer un par un chacun de ces messages, cette opération risque de vous prendre des heures. Pour aller plus vite, vous pouvez demander à Gmail d’organiser vos messages en les classant dans des catégories. Une fois en place, l’option vous permet de repérer bien plus facilement ces messages, chaque catégorie disposant de son propre onglet. Vous pourrez alors supprimer d’un coup tous les messages correspondant à chaque catégorie définie.
Pour réorganiser l’affichage de vos e-mails, depuis la fenêtre principale de votre boîte de réception, cliquez sur l’icône figurant une roue crantée, puis sur Voir tous les paramètres.
Dans la page des Paramètres de Gmail, placez-vous sur l’onglet Boîte de réception, sélectionnez Par défaut dans le menu déroulant Type de boîte de réception, puis cochez les options Réseaux sociaux, Promotions, Notifications, Forums affichées dessous.
De retour sur votre boîte de réception, vos messages ont été classés par catégories, dans des onglets. Cliquez sur l’un d’eux, par exemple, Promotions, puis procédez à la suppression des messages que vous ne souhaitez pas conserver.
Si vous souhaitez supprimer d’un coup tous les messages de cette catégorie, cochez la case Tout sélectionner en haut à gauche. Cliquez ensuite sur Sélectionner les XXXX conversations dans [catégorie sélectionnée], puis cliquez sur l’icône de la corbeille affichée dans la barre d’outils.
4. Créez des filtres pour supprimer les e-mails inutiles
Pour compléter toutes les mesures prises précédemment, vous pouvez utiliser l’outil de filtres de recherche de Gmail pour trouver et supprimer rapidement tous les e-mails inutiles.
Pour cela, cliquez sur l’icône des paramètres de recherche affichée dans le champ de recherche en haut de la fenêtre.
Dans l’outil de filtrage qui s’affiche, saisissez le terme « désabonner » ou encore « unsubscribe »à la ligne Contient les mots puis cliquez sur Rechercher.
Gmail va alors afficher tous les e-mails stockés dans votre boîte de réception comportant le terme désabonner. Cliquez à présent sur le menu Sélectionner toutes les conversations correspondant à cette recherche, puis sur l’icône figurant une corbeille pour supprimer les messages.
Cliquez ensuite sur OK dans la fenêtre Confirmer l’action groupée qui s’affiche. En fonction du nombre d’e-mails à supprimer, l’opération peut s’avérer plus ou moins longue.
N’oubliez pas, une fois les messages envoyés à la corbeille, de vider cette dernière. Vous la trouverez dans la colonne de gauche (parfois cachées dans le menu déroulant Plus). Enfin, cliquez sur le menu Vider la corbeille pour supprimer définitivement les messages.
Recommencez ensuite la même opération avec d’autres termes susceptibles de se trouver dans des messages promotionnels ou des newsletters : en plus de « désabonner », essayer avec « désinscrire », « unsubscribe », « désinscrivez-vous », etc.
5. Automatisez la suppression des mails inutiles avec des règles
Rechercher des e-mails en utilisant des mots-clés bien spécifiques vous permettra d’alléger votre boîte de réception de plusieurs milliers de courriels. Mais vous n’avez sans doute pas envie d’avoir à répéter cette opération plusieurs fois dans l’année. S’il est possible de se désinscrire des messages commerciaux et autres newsletters, force est de constater que la manœuvre risque de s’avérer très chronophage si vous devez les passer en revue un par un.
Bien qu’il soit tout de même conseillé de le faire, vous pouvez (le temps d’arriver au bout) créer des règles qui se chargeront de supprimer automatiquement ces messages pour vous dès leur réception. Vous pourrez pour cela utiliser les mêmes mots-clés que ceux mentionnés à l’étape précédente : désabonner, désinscrire, désabonnez-vous, désinscrivez-vous, unsubscribe, etc.
Notez qu’il vous faudra créer une règle par mot clé. Pour créer une règle avec un filtre, cliquez sur l’icône des paramètres de Gmail, puis cliquez sur Voir tous les paramètres.
Rendez-vous ensuite dans l’onglet Filtres et adresses bloquées et cliquez sur Créer un filtre.
L’outil de filtrage de Gmail s’affiche alors. Renseignez votre mot-clé dans le champ Contient les mots, puis cliquez sur le bouton Créer un filtre.
Vous devez à présent sélectionner l’action du filtre que vous venez de créer. Choisissez alors Supprimer, puis cliquez sur Créer un filtre pour enregistrer votre règle de filtrage.
Tous les nouveaux e-mails entrants intégrant les mots-clés mentionnés dans vos règles de filtrage seront automatiquement envoyés à la corbeille.
Et la bonne nouvelle c’est que ces messages disparaîtront automatiquement de la corbeille passé trente jours si vous ne pensez pas à la vider manuellement.
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