Maîtriser les envois de messages

Signez vos messages

En recevant votre courriel, certains correspondants vous identifient facilement ; d’autres pas. Surtout si votre adresse e-mail se limite à un pseudonyme. La solution est facile : créez une signature automatique où
vous indiquerez votre nom, vos coordonnées postales, votre titre ou tout autre renseignement, et demandez au logiciel d’ajouter systématiquement cette signature à chacun des messages que vous envoyez. Plus subtil : réalisez une carte de
visite.

Outlook Express

Déroulez le menu Outils, Options et activez l’onglet Signatures. Cliquez sur Nouveau. Dans le champ Texte, indiquez-y vos nom et coordonnées.

Cliquez sur Avancé et cochez la case à gauche de votre compte de messagerie pour associer le texte à vos mails. Cliquez sur OK. Optez pour l’option Ajouter la signature à tous les messages
sortants.

Activez l’onglet Messages et cochez la case Courrier dans la zone Cartes de visites. Sélectionnez votre nom dans la liste et cliquez sur Appliquer, puis sur
OK.

Tous les messages que vous envoyez sont désormais signés et incluent une carte de visite qui permet à vos correspondants d’ajouter vos coordonnées à leur carnet d’adresses. Si votre nom n’apparaît pas dans la liste des
cartes de visite, créez une fiche avec vos coordonnées dans le carnet d’adresses d’Outlook Express, via le menu Fichier, Nouveau, Contact.

Outlook XP

Déroulez le menu Outils, Options et activez l’onglet Format du courrier. Cliquez sur Signatures. Cliquez sur Nouveau. Dans le champ Taper un nom pour votre
signature, saisissez Personnel et cliquez sur Suivant. Indiquez vos noms et coordonnées. Cliquez sur Police pour choisir la police d’affichage et sur Paragraphe pour modifier l’alignement du
texte.

Déroulez la liste Joindre cette carte de visite (vCard) à cette signature et sélectionnez votre nom. S’il n’apparaît pas, cliquez sur Nouvelle carte de visite (vCard) du contact pour la
concevoir.

Sélectionnez alors votre nom dans la liste des contacts de gauche et cliquez sur Ajouter. Si votre nom n’apparaît pas là, cliquez sur Nouveau Contact pour élaborer une fiche contact à votre nom.

Une fois la fiche créée, refermez-la, sélectionnez-la dans la liste de gauche et cliquez sur Ajouter puis sur OK. Cliquez ensuite successivement sur Terminer, OK, Appliquer et
OK.

Définissez le format par défaut de vos messages

Pour composer et expédier vos courriers, vous avez le choix entre plusieurs formats de texte. Le format HTML vous permet de choisir les polices et les tailles de vos caractères, de définir des options de mise en page et
d’illustrer vos messages. Le format Texte brut est plus dépouillé, mais les messages envoyés occupent peu de place sur les serveurs.

Outlook Express

Déroulez le menu Outils, Options et activez l’onglet Envois. Dans la zone Format d’envoi du courrier, choisissez HTML ou Texte brut. Avec HTML,
vous pourrez enrichir la mise en forme de vos messages et y ajouter des graphiques, alors qu’avec l’option Texte brut, vos mails seront plus légers. Cliquez sur Appliquer puis activez l’onglet Message.

Dans la zone Police de composition, cliquez sur Paramètres des polices au bout de la ligne Courrier. Définissez alors votre police de composition de mails par défaut. Cliquez sur
OK.

Dans la zone Papier à lettres, cochez la case à gauche de Courrier et cliquez sur le bouton Sélectionner. Choisissez un papier à lettres pour habiller par défaut vos courriels. Cliquez
sur OK. Cliquez sur Appliquer puis sur OK.

Outlook XP

Déroulez le menu Outils, Options et activez l’onglet Format du Courrier. Déroulez la liste Format du message et sélectionnez, au choix, HTML ou Texte brut.
Cliquez ensuite sur le bouton Polices.

Si vous avez choisi le format HTML, cliquez sur le premier bouton Police et définissez la police de composition standard de vos messages. Cliquez ensuite sur OK puis sur le second
bouton Police pour modifier la police utilisée lors de la réponse ou du transfert de mails. Enfin, cliquez sur OK.

Si vous avez choisi le format Texte brut, cliquez sur le troisième bouton Police et définissez la police que vous voulez utiliser pour composer et lire les courriels.

Ce choix n’a d’impact que sur votre vision de votre message, pas sur la façon dont vos correspondants les visualisent. Cliquez sur OK puis sur Appliquer et enfin sur OK.

Segmentez les grosses pièces jointes

Les pièces jointes ne doivent pas être trop volumineuses. Si votre message dépasse la taille maximale autorisée par votre service de messagerie, il risque de ne jamais passer… Pour cela, demandez à Outlook Express de
découper votre courriel en plusieurs morceaux. Hélas, Outlook XP ne dispose pas de fonction équivalente…

Outlook Express

Déroulez le menu Outils, Comptes. Activez l’onglet Courrier. Double-cliquez sur le nom de votre compte de messagerie. Activez l’onglet Avancé. Cochez l’option Scinder les messages
supérieurs à 60 Ko dans la zone Envoi. Si vous disposez d’une connexion ADSL à 512K, montez cette valeur à 200 Ko. Cliquez sur Appliquer puis sur OK.

Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, renouvelez l’opération pour chacun d’eux puis cliquez sur Fermer.

Attention : il est nécessaire que votre destinataire utilise également Outlook Express pour que les différents morceaux soient automatiquement ‘ recollés ‘ sur son PC. Cette reconstitution du
message original se fera de manière automatique, sans même que votre destinataire en soit averti.

Envoyez des copies de messages en toute discrétion

Vous pouvez envoyer un message de trois façons : en mode normal, aux destinataires dont le nom apparaît dans le champ d’adresse principal A… ; en mode copie visible, aux correspondants listés dans le champ
Cc… ou encore en mode copie invisible, aux destinataires dont le nom apparaît dans le champ d’adresse Cci… Ce champ est particulier : contrairement au champ Cc…, les correspondants qui y figurent ne sont pas visibles par
les autres destinataires.

Outlook Express et XP

Ensuite, avec les deux logiciels, dans la fenêtre de composition du message, cliquez sur A:. En maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur les noms des destinataires principaux du message et
cliquez sur le bouton A:.

Cliquez ensuite sur le premier destinataire à placer en copie. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les noms des autres personnes à placer en copie. Cliquez sur le bouton Cc.

Cliquez ensuite sur le premier destinataire à placer en copie invisible. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les noms des autres personnes à placer en copie invisible. Cliquez sur le bouton
Cci puis sur OK.

Vous pouvez maintenant envoyer le mail.

Outlook Express

Déroulez tout d’abord le menu Fichier, Nouveau, Message. Puis, sélectionnez le menu Affichage, Tous les entêtes.

Outlook XP

Ouvrez le dossier Courrier et cliquez sur le bouton Nouveau. Déroulez le menu Affichage, Champ Cci.

Intégrez une image dans le corps du message

Vous joignez une image à votre courriel, mais êtes-vous sûr que votre correspondant la verra ? Il risque de ne pas se rendre compte qu’un fichier est associé à votre mail… La solution radicale : insérez
votre image directement dans le texte du message.

Outlook Express

Déroulez le menu Fichier,
Nouveau, Message. Déroulez le menu Format, cochez Texte enrichi (HTML). Déroulez le menu Insertion image, cliquez sur
Parcourir, sélectionnez l’image, cliquez sur Ouvrir puis sur OK.

Outlook XP

Ouvrez le dossier Courrier et cliquez sur le bouton Nouveau.

Si vous n’utilisez pas Word pour vos messages, déroulez le menu Format, HTML. Cliquez dans le cadre de saisie du corps du message. Déroulez Insertion, Image. Cliquez sur
Parcourir. Sélectionnez l’image et cliquez sur Ouvrir. Tapez une description dans Texte de légende : il sera affiché dans une bulle. Cliquez sur OK. Pour modifier la mise en page de votre
image, cliquez dessus du bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés. Cliquez sur l’image et faites un glissez-déplacez de l’un des points d’accroche qui apparaissent autour pour redimensionner l’image.

Si vous utilisez Word, déroulez le menu Insertion, Image, A partir du fichier. Sélectionnez votre image et modifiez les options de mise en forme.

Attirez l’attention de vos correspondants

Si vous devez expédier un message important ou urgent, vous pouvez attirer l’attention de vos correspondants en le signalant par une marque de priorité. Mais n’abusez pas de ce système, vous lasseriez vos
contacts…

Outlook Express

Déroulez le menu Fichier,
Nouveau, Message. Cliquez sur le bouton Priorité. Un bandeau indique que votre message est passé en priorité haute. Vos correspondants le recevront accompagné
d’une signalisation indiquant clairement sa nature urgente.

Outlook XP

Ouvrez le dossier Courrier et cliquez sur le bouton Nouveau. Sélectionnez Options dans le menu Affichage. Déroulez la liste Importance et sélectionnez
Haute. Déroulez la liste Critère de diffusion et optez pour Privé pour indiquer à votre correspondant qu’il convient de ne pas propager les informations contenues dans votre mail.

Demandez un accusé de réception

Vous voulez être certain que votre message est bien arrivé ? Demandez à vos correspondants de valider un accusé de réception.

Outlook Express

Déroulez le menu Fichier, Nouveau, Message. Puis sélectionnez Outils, Demander une confirmation de lecture. Pour généraliser ce processus à tous vos mails, déroulez le menu Outils,
Options. Activez l’onglet Confirmations de lecture et cochez l’option Demander une confirmation… Cliquez sur OK.

Outlook XP

Ouvrez le dossier Courrier et cliquez sur le bouton Nouveau. Déroulez le menu Affichage, Options. Dans la zone Options de vote et de suivi, cochez les options
Demander un accusé… et Demander une confirmation…. Cliquez sur Fermer.

Pour généraliser le processus à tous vos mails, déroulez le menu Outils, Options. Cliquez sur le bouton Options de la messagerie puis sur le bouton Options de suivi. Validez les options
Confirmation de lecture et Accusé de réception puis cliquez sur OK trois fois de suite.

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La rédaction