Un espace de travail partagé
Si votre entreprise utilise les programmes SharePoint, de Microsoft, tous les logiciels d’Office 2003 vous donnent accès à un ensemble d’outils regroupés sous le nom d’espace de travail partagé. Les documents sur lesquels vous travaillez avec des collaborateurs sont rangés sur un serveur dans un répertoire commun. Quand vous intervenez sur l’un de ces documents, MSN Messenger, la messagerie instantanée de Microsoft, vous signale en permanence si les collègues avec qui vous le partagez sont en ligne. Vous pouvez chatter avec ceux qui sont connectés, établir des vidéo-conférences, échanger des fichiers, les inviter à intervenir en direct sur le travail en cours.
Une confidentialité préservée
Travailler en équipe, c’est bien. Mais la plupart des projets contiennent des informations qui ne doivent, dans un premier temps, être connues que par quelques membres du groupe de travail. Office 2003 permet de définir des droits d’accès différents pour chaque paragraphe d’un rapport. Ainsi, vous pouvez déterminer que seul Jean et vous-même pourrez les lire dans leur intégralité. De la même manière, l’image du nouveau logo ne pourra être visualisée durant les deux prochaines semaines que par Brigitte et Jérôme. Et seul Olivier sera habilité à le modifier. On peut aussi figer la mise en forme d’un document, pour faire respecter une charte graphique, par exemple.
Un échange d’informations efficace entre logiciels
Pour les grandes entreprises, la principale innovation d’Office 2003 tient en trois lettres : XML. Ce format, dérivé du langage HTML, utilisé pour décrire les pages Web, facilite les échanges de données entre programmes. Chaque logiciel d’Office 2003 peut échanger des informations avec des programmes d’autres éditeurs sous la forme de documents XML. Une fonction pratique pour extraire avec Excel des données d’un logiciel de gestion commerciale.
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