4. Créer et exploiter une petite base de données

Faites des calculs sur votre base

Si votre base contient des nombres, vous pouvez en extraire des données chiffrées. Voici deux outils indépendants, la fonction Sous-Total et les Tableaux croisés dynamiques qui facilitent l’analyse de vos données.

Ajoutez des sous-totaux

La fonction Sous-total ajoute, dans une colonne de chiffres, un total dès qu’une valeur de référence a changé. Pour l’illustrer, nous allons prendre l’exemple suivant. A partir de deux champs de votre base de
films, le prix et l’année d’achat, vous souhaitez connaître la somme annuelle dépensée. La première condition est que votre base soit triée par année. Sélectionnez une cellule de la colonne Achat et cliquez sur le bouton
A..Z. Déroulez ensuite le menu Données, Sous-totaux. Dans la liste A chaque changement de…, choisissez Achat. Puis choisissez la fonction Somme. Enfin, dans la zone
Affecter un sous-total à…, décochez toutes les cases, sauf Prix (voir écran 1). Cliquez sur OK. Un total apparaît à la fin de chaque année d’achat (voir écran 2). Pour effectuer les autres
manipulations, supprimez les sous-totaux via le menu Données, Sous-Totaux et en cliquant sur Supprimer tout.

Créez un tableau dynamique…

Un ‘ tableau croisé dynamique ‘ est créé à partir d’un autre tableau ; vous pouvez en modifier la structure d’un simple clic. Pour le créer, sélectionnez n’importe quelle
cellule de votre base et déroulez le menu Données, Rapport de tableau croisé dynamique. Dans l’étape 1 de l’Assistant, cliquez sur Suivant. Dans le champ Où se trouvent vos données, indiquez le
champ contenant toute votre base, ligne d’en-têtes comprise et cliquez sur Suivant, puis sur Terminer. Excel ajoute alors une feuille à votre classeur et y dépose le tableau croisé vierge. Pour le construire ou le modifier,
il suffit d’y faire glisser, aux emplacements réservés, les noms de champs de votre base. Ces noms sont affichés dans la fenêtre Liste de champs, apparue à côté du tableau croisé (voir écran 4). Voici, par exemple, comment
obtenir un tableau du total de vos dépenses par année d’achat. Pour effectuer un regroupement par année, faites glisser le bouton Achat vers la plage Déposer champs de ligne ici du tableau croisé. Excel affiche la liste des
années existantes. Puis faites glisser le bouton Prix vers le vaste champ Déposer données ici. Il ne reste plus qu’à donner aux chiffres de votre tableau un format commun, par exemple Monétaire. Pour cela,
sélectionnez vos chiffres, déroulez Format, Cellules, Nombres, choisissez Monétaire et validez par OK.

…puis changez sa structure

Vous voulez obtenir une somme des prix non par année d’achat, mais par réalisateur. Rien de plus simple : dans le tableau croisé, faites glisser le bouton Achat hors du tableau, et mettez-y à la place le
bouton Réalisateur. Excel recalcule immédiatement le tableau (voir écran 3). En plaçant des boutons dans la zone Champs de colonne, vous pourrez effectuer des regroupements en tableaux sur deux critères ou plus
et les modifier facilement.

Triez le contenu de votre base

Il est beaucoup plus facile de chercher des données dans une collection quand elle est triée. Excel vous permet de classer votre base en ordre alphabétique, numérique ou chronologique, cela dépend du champ choisi comme
critère de tri.

Sur un seul critère

Sélectionnez une cellule dans la colonne que vous voulez trier (Année, Réalisateur, Durée…) et cliquez sur le bouton A..Z ou Z..A de la barre d’outils Standard.
Votre base est immédiatement triée.

Sur plusieurs critères

Une base de noms de films peut être classée par réalisateur, puis par année de sortie. Pour y parvenir, cliquez sur une cellule placée dans la base et déroulez Données, Trier. Dans la liste Trier
par, choisissez Réalisateur, cochez Croissant. Puis, dans Puis par, sélectionnez Année, cochez Croissant, cochez Oui dans Ligne de titres et cliquez
sur OK (voir écran).

Filtrez votre base

Pour n’afficher que les fiches correspondant à des critères précis, il suffit d’utiliser des filtres.

Affichez les filtres automatiques

Cliquez sur une des cellules de votre base et déroulez le menu Données, Filtrer, Filtres automatiques. Un petit triangle noir apparaît à droite de chaque nom de champ.

Utilisez des filtres simples

Pour n’afficher que les fiches correspondant à un critère simple (par exemple, les films de Walt Disney dans notre base cinématographique), cliquez sur le triangle placé à droite du champ correspondant (le mot
Réalisateur, dans notre exemple). Une liste affiche tous les contenus possibles (les réalisateurs en ce qui nous concerne), classés par ordre alphabétique. Cliquez sur celui désiré (Disney) : Excel affiche uniquement les
fiches correspondantes (les films de Disney) (voir écran 1). Le petit triangle dans le champ servant de filtre (Réalisateur) devient bleu, afin de vous rappeler qu’il y a désormais un filtre sur cette colonne et que la base
n’est plus entièrement visible.

Ajoutez une condition

En n’utilisant qu’un seul critère (Réalisateur = Disney), vous estimez avoir encore trop de réponses. Vous pouvez affiner votre recherche en ajoutant un second critère (par exemple la condition
‘ films durant moins de 70 minutes ‘). Pour cela, cliquez sur le triangle placé à droite de l’en-tête Durée. Dans la liste qui s’affiche, cliquez sur
(Personnalisé). Une fenêtre s’ouvre. Modifiez les deux listes de façon à afficher ‘ est inférieur à 70. ‘ Validez par OK. Ce second filtre est immédiatement
appliqué.

Mettez en évidence les valeurs extrêmes

Vous voulez afficher les dix films les plus anciens de votre catalogue. Commencez par ôter les filtres précédents. Pour cela, sur chaque triangle de couleur bleue présent dans la ligne d’en-têtes, faites un clic et
choisissez (Tous) : le rectangle doit redevenir noir. Enfin, cliquez sur le rectangle placé à droite de Année et sélectionnez (10 premiers). Dans les trois listes de la nouvelle fenêtre, choisissez Bas,
10 et Eléments (voir écran 2). Cliquez sur OK. La sélection s’affiche.

Utilisez un formulaire de saisie

Pour ajouter des données à votre base, vous pouvez bien sûr les saisir dans votre tableau, à la suite des données existantes. Mais il est facile de se tromper de colonne. Mieux vaut utiliser un formulaire.

Pour afficher le formulaire, cliquez sur une cellule quelconque de votre base (vous devez y avoir déjà saisi au moins une fiche) et déroulez le menu Données, Formulaire. Dans la fenêtre qui
s’affiche, chaque nom de champ est accompagné de son contenu. Le formulaire affiche toujours une seule fiche à la fois.

Pour faire défiler les fiches, déplacez la barre de défilement du formulaire ou utilisez les touches Haut et Bas (pour avancer ou reculer d’une fiche) ou PgPréc et
PgSuiv (pour avancer ou reculer de dix fiches).

Pour supprimer la fiche visible, cliquez sur Supprimer, puis OK.

Pour saisir une nouvelle fiche, cliquez sur Nouvelle. Dans le formulaire vierge qui s’affiche, tapez les données en utilisant la touche Tab pour passer d’un champ à l’autre. Dès que
tous les champs sont remplis, Excel ajoute, à la fin de votre base, la fiche que vous avez saisie et affiche un formulaire vierge. Tapez Echap quand vous avez terminé la saisie.

Pour rechercher des données, cliquez sur Critères. Voici, par exemple, comment afficher tous les films de Jean-Marie Poiré. Dans le champ Réalisateur, tapez
Poiré (ou poiré, Excel ne distinguant pas majuscules et minuscules), puis tapez Entrée. Le formulaire affiche le premier film de ce réalisateur que vous ayez saisi
(voir écran). Pour afficher les autres, cliquez sur et N’utilisez Précédente Suivante. pas les touches qui, elles, font défiler tous les films de la base. Nous verrons plus loin des recherches plus performantes.

Pour fermer le formulaire, cliquez sur Fermer.