2. Adapter Office XP à ses besoins

Tous les logiciels de la suite bureautique

Les différents programmes de la suite Office n’offrent pas tous les mêmes possibilités de personnalisation. Mais certains réglages sont communs à tous les logiciels, Word, Excel ou PowerPoint. Voici les principaux.

Rétablissez les menus complets

Les logiciels d’Office XP, quand vous les installez, n’affichent que des menus partiels où ne figurent que les commandes que vous utilisez souvent. Vous préférez que les menus affichent toujours toutes les options
disponibles ? Sélectionnez le menu Outils, Personnaliser, activez l’onglet Options, cochez les deux options Afficher les barres d’outils Standard et Mise en forme sur deux lignes et Toujours afficher
les menus dans leur intégralité (voir écran), puis validez par OK. Vous devrez effectuer cette manipulation pour chacun des trois logiciels.

Choisissez les dossiers par défaut

Chaque fois que vous ouvrez ou enregistrez un fichier, les logiciels Office vous proposent, par défaut, le dossier C:Mes Documents. Mieux vaut en choisir un autre pour faciliter le classement de vos données.

Avec Word, déroulez le menu Outils, Options, Dossiers par défaut. Double-cliquez sur un type de fichiers, par exemple Documents, choisissez un nouveau dossier et validez par
OK. Faites de même pour les images (celles qui vous seront proposées quand vous déroulerez Insertion, Image, A partir du fichier). Enfin, validez par OK.

Avec Excel, déroulez Outils, Options, Général, saisissez un nom de dossier dans le champ Dossier par défaut et validez par OK.

Avec PowerPoint, déroulez Outils, Options, Enregistrement et saisissez le nom de dossier dans le champ Emplacement du fichier (voir écran) par défaut. Validez par
OK.

Changez de Compagnon ou désactivez-le

Il vous agace, ce petit trombone qui surgit à chaque démarrage de Word ou d’Excel, et dès que vous demandez de l’aide ? Vous pouvez changer de personnage. Cliquez sur le Trombone et sélectionnez
Options. Activez l’onglet Présentations. Cliquez à plusieurs reprises sur Suivant pour afficher les autres personnages disponibles. Pour supprimer le Compagnon, activez l’onglet
Options, désactivez l’option Utiliser le compagnon Office, et validez par OK. Vous devrez effectuer ces manipulations pour chaque logiciel.

Réorganisez les menus

Pour supprimer des menus d’Office les commandes que vous n’utilisez pas, sélectionnez Outils, Personnaliser. Laissez la fenêtre ouverte, déroulez un menu et faites glisser l’élément à éliminer hors du menu. Pour
ajouter une ligne à un menu, choisissez une catégorie de commande, puis une commande dans la fenêtre Personnalisation (voir écran) et faites-la glisser sur un menu. Vos changements effectués, validez en cliquant sur
Fermer.

Ajoutez ou ôtez des boutons sur les barres d’outils

Si vos barres d’outils contiennent des commandes que vous n’utilisez jamais, enlevez-les. Pour retirer un bouton d’une barre d’outils, sélectionnez le menu Outils, Personnaliser et, en laissant la fenêtre
ouverte, faites glisser le bouton hors de la barre. Vous souhaitez ajouter un bouton de commande ? Activez l’onglet Commandes. Choisissez une catégorie de commandes, par exemple Edition, puis une commande, par exemple
Commentaire suivant (voir écran) et faites glisser l’icône de cette commande sur l’une des barres d’outils. Cliquez sur Fermer pour valider.

Word XP

Accédez aux réglages généraux

Dans Word, de nombreux réglages sont regroupés dans la fenêtre qui s’ouvre via le menu Outils, Options. Ces fonctions sont réparties par onglets : Edition, Impression, Enregistrement… La
plupart des changements que vous effectuerez dans cette fenêtre de dialogue seront appliqués à l’ensemble des documents existants ainsi qu’à ceux que vous créerez ultérieurement.

Réglez les options de correction automatique

Word corrige automatiquement les textes que vous saisissez, une initiative que vous n’appréciez peut-être pas… Vous pouvez désactiver toutes les options de correction automatique en déroulant Outils, Outils de
correction automatique. La fenêtre qui apparaît affiche plusieurs onglets. Sélectionnez Insertion automatique et associez des abréviations aux phrases que vous tapez souvent (par exemple fp pour une formule
de politesse). Activez ensuite l’onglet Lors de la frappe. Par défaut, Word considère comme une liste à puces toute ligne commençant par le signe ?” (moins). Pour éviter cela, désactivez Listes à puces automatiques,
activez l’onglet Correction automatique (voir écran), réglez les options à votre convenance et validez par OK.

Choisissez une police par défaut

Vous avez une prédilection pour la police Trajan Pro ? Faites-en votre police par défaut ! Pour cela, déroulez le menu Format, Police, choisissez Trajan Pro dans la liste Police
(voir écran), puis optez pour une taille, une couleur et d’éventuels enrichissements typographiques (gras, italiques, souligné…). Enfin, cliquez sur le bouton Par défaut et acceptez par Oui. Désormais, tous
les documents que vous créerez à partir du modèle Normal adopteront cette police.

Excel XP

Modifiez les paramètres généraux

Vous venez d’installer Excel ? Explorez le menu Outils, Options. Vous y trouverez, organisés par onglets, de nombreux réglages sur son fonctionnement. Vous pourrez ainsi changer les options de calcul
(onglet Calcul), les éléments présents à l’affichage (onglet Affichage), les couleurs usitées dans les graphiques (onglet Couleurs), voire créer des listes personnalisées (onglet Listes Pers. ) qui
viendront s’ajouter aux listes qu’Excel sait créer (Lun, Mar… ou Jan, Fév… par exemple).

Faites défiler la feuille avec la molette de la souris

Si votre souris est équipée d’une molette, vous avez sans doute constaté que, quand vous la faites tourner, vous modifiez le niveau de zoom de l’affichage. Vous préférez peut-être que, comme pour beaucoup d’autres logiciels,
cette molette fasse défiler le document verticalement. Pour cela, activez l’onglet Général. Désactivez Zoom avec la molette IntelliMouse (voir écran) et validez par OK.

Empêchez le déplacement du pointeur

Quand vous saisissez un contenu dans une cellule, le pointeur descend d’une ligne. Si vous voulez éviter ce déplacement, activez l’onglet Modification. Désélectionnez Déplacer la sélection après validation
(voir écran) et validez par Entrée.

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Etienne Oehmichen