Étape 1 : activez les macros
Par défaut, les outils nécessaires à l'exécution des macros ne sont pas directement accessibles dans Word. Vous allez les dévoiler.
1 Déroulez le menu
Fichier et cliquez sur
Options. Activez l'onglet
Personnaliser le ruban. Dans la liste de droite
Onglets principaux, cochez
Développeur et validez par
OK.
2 Activez l'onglet
Développeur, cliquez sur le bouton
Sécurité des macros. Sous
Paramètres des macros, cochez
Activer toutes les macros… et
OK. Même si l'option n'est pas recommandée, soyez sans crainte : les macrovirus sont stoppés par la plupart des logiciels antivirus.
Étape 2 : préparez le terrain
Exemple : vous devez donner aux textes que vous recevez une présentation uniforme : police Verdana, taille 10, ni gras ni italique, paragraphes en simple interligne, sans aucune marge.
1 Gardez à l'esprit qu'une macro fait ce que vous lui demandez. Si vous voulez que les commandes de formatage s'appliquent à tout le texte, il doit être sélectionné. Soit la macro s'en charge, soit vous le faites manuellement (
Ctrl + A) avant de la lancer. Nous préférons ici la première solution.
2 Pour ne pas perdre de temps, assurez-vous que vous connaissez parfaitement l'enchaînement des commandes à exécuter. Vous pouvez essayer de vous entraîner sur un texte-test par exemple.
Étape 3 : lancez l'enregistrement…
1 Ouvrez un document qui vous servira de test et activez le menu
Développeur.
2 Cliquez sur
Enregistrer une macro. Donnez-lui un nom, par exemple
Formatage et, dans la liste
Enregistrer la macro dans…, choisissez
Tous les documents (Normal.dotm). Pour que votre macro soit facilement accessible, associez-lui une touche. Cliquez sur
Clavier, puis dans le champ
Nouvelle touche de raccourci. Tapez une combinaison de touches que vous n'utilisez pas, par exemple
Alt + Ctrl + F10. Cliquez sur
Attribuer, puis sur
Fermer.
Attention : désormais, toutes les commandes que vous lancez seront stockées dans la macro. Si vous vous trompez, arrêtez l'enregistrement et recommencez.
3 Faites maintenant une par une les commandes que vous voulez automatiser. Pour notre exemple, tapez
Ctrl + A pour sélectionner le document entier. Activez le menu
Accueil. Dans le ruban, cliquez sur le petit bouton placé à droite de la zone
Polices. Choisissez la police
Verdana, le style
Normal et la taille
10. Validez par
OK.
4 Cliquez sur le bouton placé à droite de la zone
Paragraphe. Dans la zone
Espacement, mettez
0 dans les champs
Avant et
Après. Enfin, dans la liste
Interligne, choisissez
Simple et
OK.
Étape 4 : … puis arrêtez-le
Activez l'onglet
Développeur et cliquez sur
Arrêter l'enregistrement (stop.png). Désormais, une pression sur
Alt + Ctrl + F10 applique votre formatage à n'importe quel document, en une fraction de seconde. Simple et efficace.
