Retrouver ses données où qu'elles soient

Le moteur de recherche de Google est si connu qu’il semble aujourd’hui plus facile de dénicher une information sur le Web que… de retrouver un fichier égaré sur son disque dur ou sur le réseau local ! Pourtant, pour de telles requêtes, il existe des outils spécialisés, par exemple Copernic Desktop Search (CDS). Ce logiciel, gratuit pour un usage non commercial, peut retrouver en quelques instants toutes sortes d’informations disséminées sur votre disque dur, dans des noms ou des contenus de documents de toutes sortes ou des courriers électroniques (y compris leurs pièces jointes). Pour cela, CDS exploite une base d’index, créée lors de l’installation du logiciel.

01. Installez le logiciel

Ouvrez votre navigateur à la page http://t.01net.com/tc31530 et téléchargez le fichier d’installation, puis lancez-le. Suivez les étapes de l’Assistant en choisissant l’option Configuration typique puis cliquez sur Suivant et Terminé. Copernic Desktop Search (CDS) se lance automatiquement et vous indique alors qu’il n’est pas le moteur de recherche local du PC (par défaut, c’est celui de Windows). Cliquez sur Oui. Mais attention : à son installation, CDS cherche également à devenir le moteur de recherche par défaut de vos navigateurs Internet (Internet Explorer et Firefox). Or, s’il s’avère fort efficace pour les recherches locales, il l’est nettement moins sur le Web. Mieux vaut laisser ce travail à Google. Nous vous conseillons donc, au premier démarrage de votre navigateur Internet, de refuser que CDS devienne aussi votre moteur de recherche par défaut. En outre, décochez l’option Toujours procéder à cette vérification. De cette façon, la question ne vous sera plus posée.

02. Recherchez des fichiers

Pour faire apparaître la fenêtre de Copernic (si elle n’est pas affichée), cliquez sur son icône orange sur fond jaune située à droite de la Barre des tâches. Une fois démarré, CDS commence l’indexation de vos fichiers (le (le message Balayage initial en cours apparaît). Durant cette phase fort longue (elle n’a lieu qu’une seule fois mais peut durer plusieurs heures), heur les recherches ne seront probablement pas exhaustives. L’écran de CDS se divise en trois parties principales. L’onglet du haut définit le domaine définit d’application de votre recherche (documents, mails, musiques, vidéos…). La colonne de gauche contient les détails de la recherche proprement dite. Enfin, le milieu de la fenêtre est réservé aux résultats. Commencez par sélectionner l’onglet de recherche adapté à votre requête. L’onglet Tous permet de chercher le mot-clé dans les fichiers, la messagerie, la musique… mais également sur le Web. Pour que la recherche soit uniquement locale, choisissez l’onglet Fichiers. Saisissez un mot qui figure dans le fichier que vous recherchez (par exemple facture) et validez par Entrée. La liste des résultats apparaît.

03. Affichez les résultats

Les résultats sont regroupés par défaut par dossiers. Vous pouvez changer l’ordre de tri en utilisant l’icône AZ située en haut à droite des résultats. L’option d’affichage Standard ou Détaillée vous permet de modifier le nombre d’informations affichées pour chaque résultat. Si, dans la zone de résultats, vous cliquez sur l’un des fichiers, un aperçu de ce dernier apparaît dans le volet inférieur à la place des résultats trouvés sur les pages Web. C’est particulièrement pratique pour les documents bureautiques (Word, OpenOffice, Acrobat…), OpenOffice, où le mot-clé recherché apparaît en surligné jaune. Pour ouvrir le document, il vous suffit de double-suffit cliquer dessus, ou d’activer le bouton Ouvrir. Votre recherche donne trop de résultats ? Utilisez les champs de la Utilisez zone Affiner, dans le volet de gauche, pour restreindre le type de fichier, le type fichier imposer des limites à la taille des fichiers, préciser leur emplacement ou leur date de dernière mise à jour.

04. Retrouvez d’autres types de données

En utilisant l’onglet Messagerie, vous pouvez facilement rechercher dans vos mails, à condition que vous utilisiez Outlook, Outlook Express, Windows Mail (mais pas Microsoft Live Mail), Thunderbird ou Eudora. Comme précédemment, il vous suffit de saisir le mot-clé et de valider par Entrée. Il est alors possible d’Affiner votre recherche en fonction, par exemple, de l’emplacement du dossier où figure le mail (Boîte de réception, Message envoyé), d’inclure les pièces jointes… La recherche d’images, de vidéos ou de sons est également très riche puisqu’elle vous permet d’accéder aux métadonnées de dizaines de types de fichiers, tels que MP3, MPeg, WMW, Avi, JPeg… Ainsi, vous pourrez retrouver une chanson en en précisant le nom de l’artiste, le titre ou le nom de l’album, le genre musical (comme dans iTunes ou le Lecteur Windows Média).

05. Faites des requêtes croisées

Outre les filtres qui permettent d’affiner votre recherche, vous pouvez exploiter des opérateurs logiques pour limiter le nombre de résultats, comme dans n’importe quel moteur de recherche sur le Web. Si vous saisissez, par exemple, deux mots-clés, tels que pomme poire, Copernic n’affichera que les documents qui contiennent à la fois les deux noms de fruit. Si vous souhaitez obtenir à la fois les documents contenant pomme et ceux contenant le mot poire, saisissez pomme OU poire dans la zone de recherche. Au besoin, utilisez des parenthèses. Ainsi, une recherche comme cultiver (pomme ou poire) retournera les documents contenant le mot cultiver et, soit le mot pomme, soit le mot poire. Pour exclure des résultats les documents contenant un mot particulier, ajoutez le signe moins (–) devant ajout devant ce mot. Ainsi, année-scolaire retournera les documents contenant le mot année mais pas le mot scolaire. L’opérateur PRES (à taper en majuscules) repère les documents dans lesquels les mots-clés recherchés sont proches l’un de l’autre. Ainsi manger PRES pomme renverra les documents contenant les mots manger et pomme s’ils ne sont pas séparés de plus de dix mots.

06. Rationalisez les résultats

Comme pour les requêtes dans Google, l’usage des guillemets vous permet de localiser une expression exacte. Par défaut, Copernic cherche aussi les mots dérivés. Ainsi, mange renverra des documents contenant le terme manger. Pour n’obtenir que les documents contenant le terme exact, saisissez-le entre guillemets : “ mange ”. De même, pour retrouver une expression telle que bouclier fiscal, placez-la entre guillemets. Notez que les signes de ponctuation sont considérés comme des espaces et que l’accent présent sur un caractère est systématiquement ignoré (mangé et mange renvoient exactement les mêmes résultats). En cliquant sur l’un des résultats, celui-ci apparaît dans la fenêtre de prévisualisation. Pour repérer facilement les termes recherchés, ceux-ci sont surlignés. Utilisez les boutons Trouver (situés en haut de la zone de prévisualisation) afin de balayer, à l’intérieur du document, les différentes occurrences des termes recherchés. En cliquant une première fois sur l’un des mots-clés, le document défile jusqu’à la première occurrence. Un autre clic et il glisse jusqu’à la deuxième, etc.

07. Personnalisez l’affichage

Pour gagner du temps lors de vos recherches, intégrez la zone de recherche de Copernic à la Barre des tâches, ainsi, vous l’aurez toujours à portée de main. Pour cela, déroulez le menu Outils, Options, cliquez sur Intégration et cochez la case Afficher la barre de recherche. Vérifiez également que tous les dossiers de votre messagerie sont bien pris en compte. Pour cela, cliquez sur Messagerie puis sur le + correspondant à votre logiciel de messagerie. Si un carré bleu apparaît devant un nom de dossier, cela signifie que tous les sous-dossiers qu’il contient ne sont pas pris en compte. Cochez ceux que vous souhaitez ajouter à l’index (par exemple Brouillons ou vos dossiers personnels).

08. Choisissez le mode d’indexation

Toujours dans la boîte de dialogue Outils, Options, activez l’onglet Index & Performance. Si votre PC est puissant, cochez les deux options placées dans la zone Indexation en temps réel. De cette façon, tout fichier créé ou copié sur votre PC sera immédiatement incorporé à l’index et donc accessible à vos recherches. En revanche, si votre machine est plutôt lente ou que vous travaillez sur un PC portable dont l’autonomie est limitée, décochez ces deux options, puis cochez Horaire personnalisé, cliquez sur Modifier et augmentez le délai entre chaque indexation. Validez enfin vos modifications par OK. Celles-ci sont immédiatement actives.