Vous avez soigné la rédaction d'un texte ou d'une feuille de calcul ? Mais votre travail peut être réduit à néant par une mauvaise mise en pages. Ainsi, les sauts de page qui découpent votre document de façon imprévue peuvent le rendre difficilement lisible. Quoi de plus disgracieux qu'un paragraphe dont la dernière ligne est reportée sur la page suivante ou qu'un tableau coupé en deux ? Word et Excel vous permettent de vérifier et de contrôler avec précision le découpage de vos documents.
Avec Word 2000, XP ou 2003
Ajoutez un saut de page manuelVous pouvez à tout moment imposer un changement de page. Pour cela, tapez
Ctrl +
Entrée ou déroulez le menu
Insertion,
Saut, cochez
Saut de page et validez par
Entrée. Une ligne horizontale apparaît. Pour effacer ce saut de page, sélectionnez la ligne et appuyez sur
Suppr.
Améliorez l'affichage des pagesQuand vous activez le mode
Page (menu
Affichage, Page), l'écran affiche exactement ? en principe ! ? ce qui sera imprimé. Mais les marges haute et basse de chaque page réduisent la quantité de texte visible à l'écran. Voici une petite astuce qui résout le problème : placez le point d'insertion dans la zone grisée entre deux pages et faites un simple clic, les marges haute et basse sont masquées. Un autre double-clic les rétablit.
Évitez de couper un paragraphe…En principe, Word place automatiquement les sauts de page aux endroits nécessaires. Mais cette coupure risque de tomber au milieu d'un paragraphe. Pour certains types de documents, mieux vaut l'éviter. Dans ce but, sélectionnez le ou les paragraphes qui doivent rester en un seul bloc. Déroulez le menu
Format,
Paragraphe. Activez l'onglet
Enchaînements. Cochez les options
Éviter veuves et orphelines et
Lignes solidaires. Si vous voulez que le paragraphe commence toujours sur une nouvelle feuille, cochez aussi l'option
Saut de page avant. Enfin, validez par
OK. Dans un paragraphe, si vous voulez passer à la ligne sans couper le paragraphe en deux, utilisez le raccourci
Maj +
Entrée.
… Et un tableauVous avez ajouté un tableau à votre document via le menu
Tableau,
Insérer,
Tableau ou par un copier-coller d'une feuille Excel. Pour interdire tout saut de page dans ce tableau, sélectionnez-le. Pour cela, cliquez dans le tableau, puis sur la petite balise en haut à gauche de ce dernier. Faites un clic droit et choisissez
Propriétés du tableau. Activez l'onglet
Lignes, décochez
Autoriser le fractionnement… Validez par
OK.
Avec Excel 2000, XP ou 2003
Affichez les sauts de pageSi vous voulez savoir à tout moment quelles lignes et colonnes seront imprimées sur telle ou telle page, déroulez le menu
Affichage,
Aperçu des sauts de page. Le numéro de chaque page apparaît alors en filigrane. Il est même possible de modifier l'emplacement des ruptures de page en faisant glisser, à la souris, les traits bleus horizontaux et/ou verticaux qu'Excel a tracés entre les pages. Si nécessaire, le tableur modifie automatiquement les paramètres de mise en page, en réduisant, par exemple, la taille d'impression d'une page constituée de beaucoup de lignes. Attention : cet ajustement, s'il est excessif, peut rendre illisibles vos feuilles imprimées.
Fixez le nombre de pages impriméesVotre tableau tient presque sur trois feuilles imprimées… Presque, car la dernière ligne se trouve sur une quatrième page. Pour éviter ce désagrément, déroulez le menu
Fichier, Mise en page et activez l'onglet
Page. Dans la zone
Échelle, cochez l'option
Ajuster et spécifiez le nombre de pages en largeur et le nombre de pages en hauteur. Ainsi, si vous indiquez respectivement
2 et
3, vous imprimerez alors 2 x 3 =
6 pages.
