Bien maîtriser les sauts de page

Vous avez soigné la rédaction d'un texte ou d'une feuille de calcul ? Mais votre travail peut être réduit à néant par une mauvaise mise en pages. Ainsi, les sauts de page qui découpent votre document de façon imprévue peuvent le rendre difficilement lisible. Quoi de plus disgracieux qu'un paragraphe dont la dernière ligne est reportée sur la page suivante ou qu'un tableau coupé en deux ? Word et Excel vous permettent de vérifier et de contrôler avec précision le découpage de vos documents.

Avec Word 2000, XP ou 2003

Ajoutez un saut de page manuelVous pouvez à tout moment imposer un changement de page. Pour cela, tapez Ctrl + Entrée ou déroulez le menu Insertion, Saut, cochez Saut de page et validez par Entrée. Une ligne horizontale apparaît. Pour effacer ce saut de page, sélectionnez la ligne et appuyez sur Suppr.Améliorez l'affichage des pagesQuand vous activez le mode Page (menu Affichage, Page), l'écran affiche exactement ? en principe ! ? ce qui sera imprimé. Mais les marges haute et basse de chaque page réduisent la quantité de texte visible à l'écran. Voici une petite astuce qui résout le problème : placez le point d'insertion dans la zone grisée entre deux pages et faites un simple clic, les marges haute et basse sont masquées. Un autre double-clic les rétablit.Évitez de couper un paragraphe…En principe, Word place automatiquement les sauts de page aux endroits nécessaires. Mais cette coupure risque de tomber au milieu d'un paragraphe. Pour certains types de documents, mieux vaut l'éviter. Dans ce but, sélectionnez le ou les paragraphes qui doivent rester en un seul bloc. Déroulez le menu Format, Paragraphe. Activez l'onglet Enchaînements. Cochez les options Éviter veuves et orphelines et Lignes solidaires. Si vous voulez que le paragraphe commence toujours sur une nouvelle feuille, cochez aussi l'option Saut de page avant. Enfin, validez par OK. Dans un paragraphe, si vous voulez passer à la ligne sans couper le paragraphe en deux, utilisez le raccourci Maj + Entrée.… Et un tableauVous avez ajouté un tableau à votre document via le menu Tableau, Insérer, Tableau ou par un copier-coller d'une feuille Excel. Pour interdire tout saut de page dans ce tableau, sélectionnez-le. Pour cela, cliquez dans le tableau, puis sur la petite balise en haut à gauche de ce dernier. Faites un clic droit et choisissez Propriétés du tableau. Activez l'onglet Lignes, décochez Autoriser le fractionnement… Validez par OK.

Avec Excel 2000, XP ou 2003

Affichez les sauts de pageSi vous voulez savoir à tout moment quelles lignes et colonnes seront imprimées sur telle ou telle page, déroulez le menu Affichage, Aperçu des sauts de page. Le numéro de chaque page apparaît alors en filigrane. Il est même possible de modifier l'emplacement des ruptures de page en faisant glisser, à la souris, les traits bleus horizontaux et/ou verticaux qu'Excel a tracés entre les pages. Si nécessaire, le tableur modifie automatiquement les paramètres de mise en page, en réduisant, par exemple, la taille d'impression d'une page constituée de beaucoup de lignes. Attention : cet ajustement, s'il est excessif, peut rendre illisibles vos feuilles imprimées.Fixez le nombre de pages impriméesVotre tableau tient presque sur trois feuilles imprimées… Presque, car la dernière ligne se trouve sur une quatrième page. Pour éviter ce désagrément, déroulez le menu Fichier, Mise en page et activez l'onglet Page. Dans la zone Échelle, cochez l'option Ajuster et spécifiez le nombre de pages en largeur et le nombre de pages en hauteur. Ainsi, si vous indiquez respectivement 2 et 3, vous imprimerez alors 2 x 3 = 6 pages.