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3. Créer et modifier des PDF

Afin de générer des PDF, nul besoin d'acquérir Adobe Acrobat : plusieurs outils gratuits permettent de transformer n'importe quel document au format PDF.

Installez un programme de création de PDF

Avec le logiciel PDF995, vous pouvez créer un PDF à partir de n'importe quel logiciel en conservant les caractéristiques de mise en page.

Découvrez la suite PDF995

PDF995 se compose de trois outils distincts. Le premier, pdf995 Printer Driver, crée une nouvelle imprimante virtuelle. Grâce à elle, vous pouvez, depuis n'importe quel logiciel, ' imprimer ' vos documents sous forme d'un PDF. Le deuxième, pdfEdit995, vous permet de modifier un document existant et de combiner en un seul PDF des pages issues de différents fichiers. Enfin, Signature995 se charge de protéger un PDF contre la modification. Mais il peut aussi interdire l'extraction de textes ou d'images, voire l'impression du document.
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Installez les logiciels

Pour obtenir gratuitement ces logiciels, rendez-vous à la page Web www.pdf995.com/download.html, puis cliquez sur le lien Pdf995 Printer Driver : Download. Téléchargez et lancez le programme d'installation. Celui-ci vous propose d'installer également Free Converter. Cliquez sur Oui pour réafficher la page de téléchargement. Cliquez sur le lien Free Converter : Download. De même, téléchargez et lancez le programme d'installation. Validez en cliquant sur Accept.
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Pour vérifier le bon déroulement du programme d'installation, déroulez le menu Démarrer, Paramètres, Imprimantes et télécopieurs. Une imprimante nommée PDF995 doit apparaître. Vous êtes désormais prêt à créer de nouveaux PDF. Retournez à la page de téléchargement citée plus haut et installez les deux autres outils ; cliquez sur le lien pdfEdit995 : Download afin de télécharger, puis de lancer le programme d'installation. Procédez de même avec le lien signature995 : Download. Pour utiliser complètement ce dernier outil, vous devrez disposer du module d'encryptage.
Pour l'obtenir, ouvrez la page www.signature995.com, cliquez sur le lien Standard Encryption Module 1.8 : Download, et lancez le programme d'installation. Les versions gratuites de la suite pdf995 affichent un message publicitaire dans votre navigateur chaque fois que vous lancez l'un des logiciels. Pour autant ?" et à la différence de nombreux autres outils du marché ?", aucun marquage à l'intérieur du PDF n'indique que vous avez utilisé une version gratuite du logiciel. Si vous souhaitez éviter ces bandeaux publicitaires, vous pouvez acheter des clés de licence : chaque outil coûte environ 8 euros, et la suite complète (les trois logiciels), 16 euros.
Pour plus d'informations, vous pouvez aussi consulter la page www.pdf995.com/upgrade.html.

Créez votre premier document

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Vous souhaitez, par exemple, créer un PDF à partir d'un document issu d'un traitement de texte comme Word. Lancez donc Word, et rédigez votre texte (ou ouvrez un document existant). Le cas échéant, insérez des graphiques et des images. Une fois la mise en page terminée, déroulez le menu Fichier, Imprimer. Dans la zone Imprimantes, choisissez, dans la liste Nom, l'imprimante PDF995.

Si vous souhaitez vérifier l'aspect du document avant la transformation en PDF, cliquez sur Annuler puis sur Aperçu avant impression (c'est bien l'imprimante PDF995 qui sera prise en compte). Dans le cas contraire, cliquez directement sur le bouton OK.

Une fenêtre de dialogue vous invite à saisir le nom du fichier PDF à créer. Commencez par sélectionner le dossier dans lequel il sera stocké, puis saisissez le Nom du fichier (par défaut, PDF995 utilise le nom du fichier en cours, il remplace juste .doc par .pdf). Validez en cliquant sur Enregistrer.

Un message publicitaire apparaît. Patientez : le PDF généré s'affiche automatiquement dans Adobe Reader (ou dans Foxit Reader, selon votre configuration). En fonction de l'usage que vous réservez au PDF, il peut s'avérer utile de modifier les paramètres avancés lors de l'impression.

Dans Word, déroulez de nouveau le menu Fichier, Imprimer : PDF995 étant sélectionné, cliquez sur le bouton Propriétés. Dans l'onglet Papier, Qualité, cliquez ensuite sur le bouton Avancé. Dans la zone Graphique, sélectionnez la Qualité d'impression désirée : si le PDF doit être mis en ligne et affiché sur écran, choisissez 72 dpi. Au contraire, si vous le destinez à l'impression, sélectionnez 300 dpi ou 600 dpi. Enfin, si vous envisagez de confier le document à un imprimeur, choisissez 3 600 dpi. Bien sûr, plus la qualité est élevée, plus la taille du fichier PDF est importante. Validez en cliquant successivement sur les trois boutons OK.

Découpez ou assemblez des PDF

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Dans un fichier PDF, vous avez parfois besoin de supprimer des pages superflues. Peut-être souhaitez-vous aussi concaténer plusieurs PDF en insérant, après la dernière page du premier document, le contenu d'un second. Pour cela, vous pouvez utiliser PdfEdit995. Déroulez le menu Démarrer, Programmes, et, dans Software995, ouvrez pdfEdit995. Assurez-vous que le ou les fichiers PDF sur lesquels vous allez intervenir ne sont pas ouverts dans Adobe Reader. Activez l'onglet Combine/Extract.

Pour ne conserver que certaines pages d'un document, cliquez sur le bouton Extract PDF pages puis sur Browse, et sélectionnez le document PDF à traiter. Validez en cliquant sur le bouton Ouvrir. Cochez la case Multiple Range, et précisez la liste des pages à conserver. Ainsi, pour conserver les pages 4 à 6 et 8 à 20, saisissez 4-6,8-20 (c'est exactement la même syntaxe que pour imprimer une sélection de pages dans Word). Enfin, cliquez sur le bouton Extract Pages, et saisissez le nom du fichier qui contiendra cette version allégée du PDF (évitez de saisir le nom d'un fichier existant). Validez par Enregistrer.

A la fin du processus, le nouveau document s'affiche dans Adobe Reader. Pour assembler des PDF, il vous faut cliquer ?" toujours dans l'onglet Combine/Extract ?" sur Combine existing PDFs puis sur le bouton Add PDF, et sélectionner le premier fichier (vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers avec la touche Ctrl). Validez en cliquant sur Ouvrir.

Réitérez cette opération autant de fois que nécessaire. Enfin, cliquez sur le bouton Combine PDFs. Saisissez un nom pour le nouveau PDF et cliquez sur Enregistrer. Si vous souhaitez insérer le contenu d'un fichier nommé PDF2 au milieu d'un fichier PDF1 (par exemple après la troisième page), vous devrez utiliser la fonction Combine en ajoutant dans la liste PDF1, PDF2, et de nouveau PDF1, puis supprimer les pages superflues avec la fonction Extract.

Optimisez un PDF pour le Web

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Lors de la création d'un PDF, nous avons vu qu'il est possible de modifier la qualité des images afin de réduire le poids du fichier. PdfEdit995 offre une option encore plus puissante pour créer des fichiers adaptés aux pages Web. Pour en profiter, créez le PDF en choisissant de préférence une résolution de 300 dpi dans les paramètres avancés (lire l'encadré Crééz votre premier document).

Si ce n'est déjà fait, lancez PdfEdit995. Assurez-vous que le PDF à compresser n'est pas ouvert dans Adobe Reader. Activez l'onglet Web View, puis cliquez sur le bouton Browse afin de sélectionner le fichier PDF à convertir. Validez en cliquant sur Ouvrir. Cochez les cases Use Binary Encoding et JPEG Image Conversion. Enfin, cliquez sur Compress. Un message indique que le PDF Compression Module n'est pas installé. Remédiez-y en cliquant sur Oui.

Dans la page qui s'affiche, cliquez sur le lien Download : PDF Compression Module. Téléchargez et lancez le programme d'installation. De retour dans Pdf995, cliquez sur Compress. Saisissez un nom de fichier et validez par Enregistrer. Une fenêtre indique le taux de compression gagné. Validez par OK. Ouvrez le document pour en vérifier la qualité.

Sécurisez un document

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Vous souhaitez peut-être limiter l'utilisation des PDF que vous avez créés ?" par exemple, empêcher la modification ou le copier-coller d'éléments textuels ou graphiques. La sécurisation s'effectue une fois le PDF créé à l'aide du programme Signature995 (accessible via le menu Démarrer, Programmes, Software995). Lors du premier lancement, vous êtes invité à créer un certificat. Saisissez votre nom et, le cas échéant, celui de votre organisation ou société. Validez en cliquant sur OK.

Dans l'onglet Encryption, cliquez sur le bouton PDF Rights Management. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le fichier à sécuriser à l'aide du bouton Browse. Cliquez sur Ouvrir.

Pour empêcher l'impression du document, cochez la case Restrict Printing. Pour empêcher la modification, cochez la case Restrict Modification et, pour empêcher l'extraction d'éléments par copier/coller, cochez la case Restrict Copying... Cliquez sur le bouton Encrypt the Document. Saisissez un nouveau nom de fichier comme il vous est demandé et validez par Enregistrer.

Modifiez le contenu d'un PDF

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Vous avez constaté une erreur dans un fichier ou vous souhaitez y ajouter une image ?" par exemple, votre signature... Le programme Pdf995 ne suffit plus ! Il vous faut un éditeur de PDF, similaire à un éditeur de texte. Hélas, il n'en existe aucun gratuit. En revanche, le logiciel Nitro PDF Professional est disponible durant 14 jours sans limitation.

Pour l'obtenir, rendez-vous sur le site de Nitro PDF, puis cliquez sur le lien Download the Trial Version. Une fois installé, le logiciel se lance automatiquement. Cliquez sur l'icône située en haut, à gauche (Open) pour ouvrir le PDF à éditer (si des droits de sécurité en empêchent la modification, l'édition sera impossible). Sélectionnez le fichier, cliquez sur Ouvrir puis sur l'onglet Insert and Edit. Cliquez sur l'icône Edit puis double-cliquez sur le mot à modifier : vous pouvez changer, ajouter ou supprimer du texte. Validez en cliquant à l'extérieur de la zone.

Pour ajouter une image, cliquez sur l'icône Image (ou sur Watermark pour l'avoir en arrière-plan). Sélectionnez l'image au format Jpeg ou Tiff, puis validez par Ouvrir. Redimensionnez-la au besoin à l'aide des poignées situées dans les coins. Enfin, n'oubliez pas d'enregistrer à l'aide de licône située en haut de la fenêtre.

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