Suivez les prêts de vos livres

Si vous prêtez souvent vos livres, il peut devenir difficile de se rappeler à qui et depuis combien de temps. Dans Micro Hebdo numéro 481 pages 36 et 37, nous vous avions expliqué comment mettre votre bibliothèque sous forme de fiches.

Nous allons maintenant mettre en valeur la gestion des prêts offerte par le logiciel (saisie des fiches et aide pour le suivi des livres qui vous ont été empruntés).

Remarque : dans notre exemple, nous partons du principe que vous avez déjà saisi les fiches de vos ouvrages.

Etape 1 : créez les fiches des emprunteurs

1 - Dans la barre d'outils de la fenêtre principale, cliquez sur le bouton Ajout d'un nouvel emprunteur :

2 - Dans la fenêtre qui s'affiche, tapez, dans les zones correspondantes, les informations qui le concernent (Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville, Téléphone et Email). Dans la zone Commentaire, tapez ce qui vous semble judicieux, par exemple ses goûts de lecture.

Validez en cliquant sur OK.

Etape 2 : créez les prêts

1 - Dans la barre d'outils, cliquez sur le bouton Ajout d'un nouveau prêt de livre :

2 - Pour créer la fiche d'un prêt, vous devez sélectionner un livre et un emprunteur.

Choisissez l'ouvrage

Dans la zone Livre emprunté, trois critères de choix vous permettent de l'identifier :
si vous connaissez le nom de l'auteur, cliquez sur la flèche de la zone Auteur puis, dans la liste qui apparaît, sur celui que vous souhaitez. La zone Titre se remplit alors automatiquement des titres de l'auteur sélectionné ;
si vous connaissez le titre, cliquez sur la flèche de la zone Titre et sélectionnez celui qui vous convient. La zone Auteur affiche alors l'auteur du titre choisi ;
si vous avez préalablement attribué un numéro à chacun de vos livres et que vous l'avez en tête, cliquez sur la flèche de la zone Numéro puis sur le numéro concerné.

Déterminez l'emprunteur

Utilisez les flèches des zones Nom ou Prénom pour sélectionner les informations souhaitées.

Indiquez la date de retour de l'ouvrage

Dans la partie Prêt, la zone Date du prêt est par défaut la date du jour.

Saisissez, dans la zone Date due, celle à laquelle vous souhaitez que l'ouvrage vous soit restitué.

La zone Reste affiche automatiquement le nombre de jours qui séparent la date du prêt de la date du retour du livre.

Remarque : les dates doivent être saisies dans le même format que la date affichée par défaut dans la zone Date du prêt, par exemple 31/12/2007. Sinon un message d'erreur s'affichera lors de la validation.

Commentez le prêt

Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir quelques lignes dans la zone Commentaire. Une fois satisfait de la fiche, validez en cliquant sur OK.

Etape 3 : gérez les fiches

La modification et la suppression des fiches Emprunteurs et Prêts sont similaires. La sélection d'une fiche se fait à partir de la liste affichée dans l'onglet qui lui correspond.

Modifiez vos fiches

1 - Selon la fiche à modifier, cliquez sur l'onglet Base des emprunteurs ou Base des prêts.

Recherchez l'élément à modifier dans la liste des informations saisies, puis double-cliquez sur sa ligne.

2 - Faites les modifications souhaitées dans la fenêtre de modification qui s'ouvre, puis cliquez sur le bouton OK.

Supprimez une fiche

1 - Sélectionnez l'onglet souhaité puis, dans la liste affichée, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fiche à supprimer. Choisissez ensuite l'option Enlever :

2 - Un message de confirmation apparaît. Cliquez sur Oui.

Etape 4 : suivez vos prêts

Personnalisez la couleur du suivi des prêts

Dans les listes Base des livres ou Base des prêts, les lignes ont une couleur qui permet de savoir d'un coup d'œil si le délai du prêt est dépassé, si l'ouvrage a été emprunté ou bien s'il a été rendu. Si ces couleurs ne vous conviennent pas, vous pouvez les modifier.

1 - Dans le menu Divers, cliquez sur la commande Options. Sélectionnez ensuite l'onglet Prêts.

2 - Laissez cochées les options Couleur des prêts et Couleur des livres. Cliquez ensuite sur la zone de couleur que vous souhaitez modifier, par exemple Hors délai de la zone Couleurs des livres :

3 - Dans la zone Couleurs de fond de la fenêtre Type d'affichage, cliquez sur le bouton Haute :

4 - Choisissez la couleur dans la palette proposée, puis cliquez sur OK.

5 - Si vous voulez obtenir un dégradé, cliquez sur le bouton Basse et reprenez le point 4. Sinon, cliquez sur le bouton Appliquer la couleur basse comme celle choisie en couleur haute :

Validez en cliquant sur OK. Pour modifier une autre couleur, recommencez les points 2 à 4. Pour quitter la fenêtre des Options, cliquez sur OK.

L'illustration 3 montre les listes des Livres et des Prêts sur lesquelles on distingue facilement les livres sortis, hors délai ou rentrés.

Remarque : malheureusement, contrairement aux autres couleurs, lors d'un prochain lancement de Book'In, vous retrouverez la couleur par défaut des lignes Hors délai des Prêts (rose). Vos modifications n'auront pas été enregistrées.

Clôturez le prêt

Lorsque l'ouvrage que l'on vous a emprunté vous est restitué, cliquez sur l'onglet Base des prêts. Cliquez ensuite, dans la liste des prêts, sur la ligne concernée avec le bouton droit de la souris. Dans le menu contextuel qui s'affiche, choisissez l'option Clôturer.

La date du jour de clôture s'affiche alors dans la partie Date de retour.

La fiche du prêt clôturé n'apparaît plus dans la liste, car seuls les prêts non rendus sont affichés par défaut.

Remarque : pour obtenir la liste complète des prêts (ouvrages rendus ou non), cliquez dans la barre d'outils sur le bouton Masquer/afficher les prêts déjà rendus :

Etape 5 : faites des recherches

1 - Quel que soit l'onglet sélectionné, cliquez, dans la barre d'outils, sur le bouton Recherche d'un livre.

2 - Cliquez sur l'onglet Prêt de la nouvelle fenêtre.

Voici quelques recherches que vous pouvez alors effectuer :
trouver les fiches concernant les Prêts du livre en cours ou Hors délai en cochant les cases correspondantes ;
rechercher un emprunteur en cliquant sur la flèche de sa zone et en sélectionnant le nom souhaité.

Validez en cliquant sur OK.

Remarque : pour imprimer le résultat de la recherche, cliquez dans le menu Fichier sur les options Imprimer puis Sélection des livres.

Dans la fenêtre Aperçu avant impression, cliquez sur Imprimer. Quittez la fenêtre en cliquant sur la croix située en haut à droite.

Etape 6 : enregistrez vos fiches

Pour enregistrer les mises à jour apportées, cliquez sur Enregistrement de la base de livres courante.