Préparer la saisie

Etienne Oehmichen

L'Ordinateur Individuel

le 13/07/2007 à 07h00

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Préparer la saisie

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Utilisez les styles

En attribuant à vos titres les styles prédéfinis, vous êtes sûr d'homogénéiser votre document : toute modification d'un style s'applique immédiatement aux titres qui en sont affectés.

Hiérarchisez les titres
Word propose plusieurs styles prédéfinis. Nous vous conseillons de toujours appliquer le style Titre 1 aux titres des chapitres, Titre 2 aux titres 1 des sous-chapitres, et ainsi de suite. Pour donner à un titre le style Titre 1, sélectionnez ce titre, déroulez la barre des styles (là où vous lisez Normal) et choisissez Titre 1. Quant au texte courant, appliquez-lui le style Normal.

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Affichez les styles utilisés
Vous ne savez plus quels styles vous avez attribués aux différentes portions de votre texte ? Déroulez le menu Affichage et cochez Normal. Puis sélectionnez Outils, Options et activez l'onglet Affichage. En bas de la fenêtre, saisissez 3 dans la zone Largeur de la zone de style et validez par OK. Word affiche, à gauche du document, un volet dans lequel le nom de chaque style utilisé figure en regard du texte. Pour effacer ce volet, poussez sa bordure jusqu'au bord gauche de l'écran.

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Modifiez un style
Tous les attributs d'un style (police de caractères, marge, etc.) peuvent être modifiés : le changement d'un style, quel qu'il soit, s'applique à tous les éléments affectés de ce même style. Voici, par exemple, comment obtenir que tous les titres de chapitres soient en Arial, en corps 14 et précédés de deux lignes blanches. Déroulez le menu Format, Styles et mises en forme. Un volet s'ouvre à droite. Dans le cadre Choisir la mise en forme à appliquer, cliquez sur la flèche située à droite du lien Titre 1. Dans le menu qui s'affiche, optez pour Modifier.

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La fenêtre du style Titre 1 s'ouvre. Cliquez sur Format et choisissez Police. Modifiez les valeurs en présence pour obtenir une police Arial de taille 14, puis validez par OK. Cliquez de nouveau sur Format et choisissez cette fois Paragraphe. Activez l'onglet Retrait et espacement et, dans la zone Espacement, saisissez 24 (ce qui correspond à deux lignes blanches) en face de la zone Avant. Enfin, validez en cliquant deux fois sur OK. Tous les titres dotés du style Titre 1 sont modifiés sur-le-champ.

Simplifiez la saisie

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Si vous devez taper fréquemment les mêmes mots ou la même phrase, associez-les à une abréviation. Par exemple, vous voulez faciliter la saisie de la suite moteur triphasé synchrone autopiloté. Pour cela, écrivez-la dans votre document, sélectionnez-la, puis déroulez Outils, Options de correction automatique et activez l'onglet Correction automatique.

La phrase figure déjà dans le champ Par (sinon, tapez-la). Dans le champ Remplacer, tapez une abréviation d'au moins trois lettres, par exemple mtsa et cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

Désormais, dans n'importe quel document, quand vous tapez mtsa suivi d'une espace ou d'un signe de ponctuation, Word lui substitue la suite complète. Vous pouvez créer autant d'abréviations que vous voulez.

Protégez-vous contre les plantages

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Une coupure de courant ou un plantage pendant que vous travaillez… et c'est la catastrophe : les modifications non enregistrées sont perdues (parfois c'est le document entier qui devient illisible). Pour éviter cela, déroulez Outils, Options, activez l'onglet Enregistrement, puis cochez l'option Enregistrer les infos de récupération…, choisissez un délai de 5 à 10 minutes et validez par OK.

En cas de problème, Word, au prochain lancement, vous proposera de récupérer les documents tels qu'ils ont été enregistrés la dernière fois. Cette opération est généralement efficace.