Créez vos tableaux avec Excel 2000

Créer un modèle de classeur

Solution : Construire un classeur avec vos données récurrentes.

Vous réalisez régulièrement le même type de tableau et saisissez systématiquement le même squelette de tableau. Excel 2000 met à votre disposition une fonction évitant de retaper chaque fois les informations invariables.

Dans un classeur vierge, insérez le nombre de feuilles souhaité. Puis, dans chacune d’entre elles, saisissez les données invariables (titre des colonnes et des lignes du tableau, formules de calcul, présentation).

Une fois la saisie et la présentation terminées, sauvegardez votre classeur en choisissant, dans le menu Fichier, la commande Enregistrer sous. En bas de la fenêtre, dans la liste Type de fichier, optez pour Modèle.xlt.

Par défaut, le logiciel ouvre le dossier nommé Modèles, dans lequel il stocke tous les modèles présents et futurs. Vous pouvez y créer un nouveau dossier en cliquant sur l’icône Créer un dossier. Tapez le nom du dossier, par exemple Mes modèles, et cliquez sur [ok].

Cliquez dans la zone Nom du fichier et tapez Modèles, par exemple. Cliquez sur Enregistrer. Pour utiliser ce modèle, choisissez, dans le menu Fichier, la commande Nouveau.

Dans la fenêtre affichée, le dossier créé auparavant se présente comme un onglet en haut de la fenêtre. Sélectionnez-le, puis effectuez un double clic sur l’icône Modèle1.xlt.

Modifier un modèle de classeur

Solution : Faire une copie du modèle.

Vous avez élaboré un modèle de classeur et vous souhaitez le modifier : corriger une faute, changer la présentation, ajouter des informations, etc. Voici la méthode la plus simple et la plus rapide. Vous allez effectuer les modifications dans une copie du modèle.

Pour cela, choisissez, dans le menu Fichier, la commande Nouveau, puis effectuez un double clic sur le modèle à modifier. Effectuez les modifications souhaitées, puis choisissez, dans le menu Fichier, la commande Enregistrer sous.

En bas de la fenêtre, déroulez la liste Type de fichier, et optez pour Modèle (*.xlt). Cliquez sur le nom du modèle à modifier, puis sur Enregistrer. Une fenêtre d’avertissement s’affiche. Cliquez sur [oui].

Supprimer rapidement un modèle de classeur

Solution : Utiliser un menu contextuel.

Vous avez créé un modèle de classeur qui ne vous sert plus. Il existe de nombreux moyens pour le supprimer, mais l’astuce que nous vous proposons est la plus rapide. Choisissez la commande Enregistrer sous du menu Fichier. Cliquez sur la flèche de la zone Type de fichier : Classeur Microsoft Excel.

Dans la liste déroulante, cliquez sur Modèle. Excel ouvre automatiquement le dossier oú il classe les modèles. Dans la liste des modèles proposés, cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur celui que vous souhaitez supprimer.

Puis, dans le menu contextuel qui se déroule, cliquez sur Supprimer. Dans la fenêtre de confirmation qui s’affiche, cliquez sur [oui]. Le modèle disparaît de la liste. Choisissez [annuler].

Définir une mise en forme conditionnelle

Solution : Etablir des règles.

Vous souhaitez que la présentation de certaines cellules se modifie automatiquement en fonction du résultat qu’elles affichent. Pour cela, Excel 2000 met à votre disposition une fonction nommée Mise en forme conditionnelle. Saisissez le tableau suivant :

Dans la cellule A1, tapez Mois et de A2 à A13, saisissez Janvier, Février… jusqu’à Décembre. En B1, tapez Température et de B2 à B13, indiquez les températures moyennes dans votre ville. N’hésitez pas à mettre des nombres négatifs ou la valeur zéro.

Sélectionnez ensuite les cellules qui doivent être présentées différemment. Pour cela, effectuez un cliquer-glisser de la cellule B2 à la cellule B13. Choisissez la commande Mise en forme conditionnelle du menu Format.

Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez les conditions qui vont permettre de faire la différence de présentation entre les cellules sélectionnées. Ici, vous allez définir trois conditions.

-> La première : si la valeur de la cellule est inférieure ou égale à zéro, le contenu de la cellule est bleu.

Précisez le type de condition que vous voulez appliquer en cliquant sur la flèche située en dessous de la zone Condition. Dans la liste, optez pour La valeur de la cellule est. Indiquez l’opérateur permettant de définir la condition en cliquant sur la deuxième flèche de la zone Condition, puis, dans la liste, cliquez sur inférieure ou égale à. Précisez ensuite la valeur de la condition en tapant 0 dans la zone de texte située à droite de Condition.

Modifiez la mise en forme de la cellule en cliquant sur Format, puis sur l’onglet Police. Changez la couleur en cliquant sur la flèche de la zone Couleur et sur le carré Vert. Validez en cliquant sur [ok].

-> La deuxième : si la valeur de la cellule est comprise entre 1 et 19, le contenu de la cellule est vert. Ajoutez cette condition en cliquant sur [ajouter], puis remplissez-la en effectuant les mêmes manipulations que dans les étapes précédentes.

-> La troisième : si la valeur de la cellule est supérieure ou égale à 20, le contenu de la cellule est rouge. Ajoutez cette condition en cliquant sur [ajouter]. Puis remplissez-la en effectuant les mêmes manipulations que dans les étapes précédentes. Cliquez sur le bouton [ok].

Mélanger du texte et une fonction de calcul

Solution : Modifier le format d’une cellule.

Lorsque vous tapez une date dans une cellule, vous souhaitez obtenir la mention Paris, le suivie de cette date. Pour cela, vous pouvez modifier le format d’une cellule. Sélectionnez la cellule qui doit contenir le nouveau format.

Cliquez, par exemple, sur la cellule A2. Choisissez, dans le menu Format, la commande Cellule. Dans la fenêtre affichée, sélectionnez l’onglet Nombre. Indiquez la catégorie du format. Cliquez, dans la zone Catégorie, sur Personnalisée. Précisez le format que vous souhaitez utiliser dans la cellule.

Pour cela, vous devez le créer. Supprimez le format sélectionné par défaut par le logiciel en effectuant un double clic, dans la zone Type, sur le mot Standard. Appuyez ensuite sur la touche . Indiquez au logiciel le nom de la ville. Le texte qui ne doit pas se modifier est toujours tapé entre guillemets.

Dans la zone Type, tapez “Paris, le”. Indiquez ensuite la présentation de la date. Pour cela, après la mention ” Paris, le”, tapez le code suivant : jj mmmm aaaa. Vous obtenez : ”Paris, le” jj mmmm aaaa. Validez en cliquant sur [ok].

Pour vérifier la présentation, tapez 17/02/2000 dans la cellule A2. Vous obtenez, après validation de la cellule : Paris, le 17 février 2000.

Lier rapidement des données entre les feuilles

Solution : Utiliser un raccourci clavier.

Vous souhaitez créer des liaisons entre deux feuilles de calcul. Utilisez pour cela un raccourci clavier qui vous fera gagner du temps. Dans une première feuille que vous avez nommée Ventes, vous avez créé le tableau suivant:
En A1, saisissez Mois

En B1, Produit1

En C1, Produit2

En A2, Janvier

En B2, 123

En C2, 321

En A3, Février

En B3, 456

En C3, 654

En A4, Mars

En B4, 789

En C4, 987

En A5, Total

En B5, =Somme(B2:B4)

En C5, =Somme(C2:C4)

Vous souhaitez que les totaux situés dans les cellules B5 et C5 apparaissent dans une seconde feuille que vous avez nommée en établissant un lien entre ces feuilles. Effectuez un cliquer-glisser de la cellule B5 à la cellule C5.

Placez votre pointeur sur la sélection, puis tout en maintenant enfoncée la combinaison de touches +, effectuez un cliquer-glisser, avec le bouton droit de la souris, vers l’onglet Résultats. Attendez quelques petites secondes sans lâcher ni les touches du clavier ni le bouton de la souris. La feuille Résultats s’ouvre.

Dans cette feuille, poursuivez le cliquer-glisser jusqu’à placer votre pointeur sur les cellules B1:C1, par exemple. Relâchez d’abord le bouton droit de la souris, puis les touches du clavier. Pour établir le lien, cliquez sur l’option Créer un lien qui apparaît lorsque vous lâchez le bouton et les touches.

Pour vérifier le lien, effectuez une modification dans le tableau de la feuille Ventes. Vous constatez que le résultat est automatiquement mis à jour dans la feuille Résultats.

Créer une fonction mathématique

Solution : Faire appel à Visual Basic Editor.

Vous trouvez très pratique les fonctions de calcul prédéfinies du logiciel. Mais dans la liste proposée, il manque une fonction permettant de calculer le prix TTC d’un produit avec une TVA de 19,6 %.

Avec Visual Basic Editor, vous pouvez créer cette formule. La formule que nous allons créer doit être disponible pour tous les classeurs.

Choisissez, dans le menu Outils, la commande Macro. Dans le menu déroulant, cliquez sur Nouvelle macro. Tapez, dans la zone Nom de la macro, par exemple, TTC.

Puis cliquez dans la zone Enregistrer la macro dans sur la flèche de ce classeur et sur Classeurs de macros personnelles. Validez en cliquant sur le bouton [ok]. Vous devez d’abord arrêter la macro sans enregistrer d’actions, puis ouvrir Visual Basic Editor.

Pour cela, cliquez dans la nouvelle barre d’outils qui s’est affichée sur Arrêter l’enregistrement. Puis choisissez, dans le menu Outils, la commande Macro. Dans le menu déroulant, cliquez sur Visual Basic Editor.

En haut à gauche de la fenêtre affichée, cliquez sur le signe + de VBAProject (PERSO.XLS) puis sur le signe +du dossier Module1 et effectuez un double clic sur Module1. A droite de l’écran se trouve la macro telle qu’elle a été créée par Excel.

Effectuez la combinaison de touches + et tapez Function TTC(nb). Function indique le début de la nouvelle fonction. Appuyez sur la touche du clavier. Le logiciel affichera automatiquement l’instruction terminant cette fonction :
Function TTC (nb)
End Function

Précisez au logiciel la formule permettant de calculer le prix TTC en cliquant entre les deux lignes d’instructions et en tapant la ligne de commande suivante : TTC = nb+(nb*19.6)/100.

Enregistrez cette fonction en choisissant, dans le menu Fichier la commande Fermer et retourner à Microsoft Excel. Vérifiez si la formule de calcul fonctionne.

Pour cela, cliquez dans la cellule A1 et tapez 100. Puis cliquez dans la cellule A2 et, en haut de l’écran sur le bouton Coller une fonction. Dans la zone Catégorie de fonctions, cliquez sur Personnalisées.

A droite de la fenêtre, cliquez sur PERSOXSL!TTC. Cliquez sur le bouton [ok]. Dans la zone Nb, tapez la référence de cellule A1. Cliquez sur [ok]. Le résultat s’affiche automatiquement.

Créer un bouton pour mettre en majuscules

Solution : Créer une macro.

Vous aimeriez, en cliquant simplement sur un bouton, pouvoir transformer les minuscules en majuscules. Vous pouvez le faire avec Visual Basic Editor grâce à un programme qui sera lié à un bouton d’une barre d’outils. La routine que nous allons créer doit être disponible pour tous les classeurs.

Pour cela, choisissez successivement les commandes Macro et Nouvelle macro du menu Outils. Saisissez, dans la zone Nom de la macro, par exemple, Majuscule. Puis cliquez dans la zone Enregistrer la macro dans optez pour la valeur Classeur de macros personnelles. Validez en cliquant sur le bouton [ok].

Vous devez d’abord arrêter la macro sans enregistrer d’actions, puis ouvrir Visual Basic Editor. Pour cela, cliquez sur Arrêter l’enregistrement. dans la nouvelle barre d’outils qui s’est affichée. Choisissez les commandes Macro et Visual Basic Editor du menu Outils. Cliquez ensuite sur le signe + de VBAProject (en haut à gauche de la fenêtre), puis le signe + de Modules. Effectuez un double clic sur Module1.

A droite de l’écran, se trouvent le début et la fin du programme que vous souhaitez créer. Cliquez au-dessus de la ligne End Sub. Attention, la saisie du code qui va suivre doit être exactement identique à l’exemple. L’oubli d’un espace, d’une ponctuation, risque de fausser le bon fonctionnement du programme.

Listing :
a = Activecell.value
ctivecell.FormulaR1C1 = ”=UPPER(” & Chr(34) & a & Chr(34) & ”)”

Enregistrez ce code en choisissant la commande Fermer et retourner à Microsoft Excel du menu Fichier. Créez le bouton activant le programme en choisissant la commande Personnaliser du menu Outils.

Sélectionnez l’onglet Commandes, puis, dans la zone Catégories, sur Macros, placez votre pointeur sur Bouton personnalisé et effectuez un cliquer-glisser vers n’importe quelle barre d’outils.

Vous obtenez : Bouton personnalisé. Nommez le bouton en cliquant avec le bouton droit de la souris sur Bouton personnalisé. Puis, dans la zone Nom, saisissez Majuscule.

Liez le bouton à la macro en cliquant avec le bouton droit de la souris sur Bouton personnalisé puis sur Affecter une macro. Cliquez sur le nom de la macro créée, puis sur lrd boutond [ok] et [fermer].

Pour utiliser ce modèle, choisissez, dans le menu Fichier, la commande Nouveau. Dans la fenêtre affichée, le dossier créé auparavant se présente comme un onglet en haut de la fenêtre. Sélectionnez-le, puis effectuez un double clic sur licône Modèle1.xlt.

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