Attribuez à vos titres les styles prédéfinis de Word. Cela vous permettra de modifier, en une seule manipulation, tous les textes affectés du même style et, surtout, de créer une table des matières en quelques clics.
Etape 1 – Appliquez un style à vos titres
Dans un document Word, tous vos textes sont affectés d’un style, ce dernier étant affiché dans la Barre des styles en haut à gauche. Par défaut, Word affecte le style Normal à tous les textes que
vous tapez ; c’est pour cela que le mot Normal figure dans la barre en haut à gauche.
Word propose un certain nombre de styles prédéfinis. Parmi eux, les styles Titre1, Titre2… facilitent la création automatique d’une table des matières. Pour chacun de vos titres principaux (les intitulés
des chapitres), procédez ainsi : sélectionnez le titre, maintenez la touche Maj enfoncée et déroulez la liste Styles (la touche Maj permet de n’afficher que les styles de base), puis choisissez
Titre1. Attribuez le style Titre2 aux titres de niveau inférieur (les titres des sous-chapitres) en suivant la même procédure.
Etape 2 – Modifiez les caractéristiques d’un style
Vous voulez réduire les interlignes qui précèdent et suivent les titres du style Titre2, et augmenter le retrait à gauche (c’est-à-dire la marge qui les sépare du bord gauche de la page).
Sélectionnez un des titres du style Titre2 déroulez le menu Format, Styles et mise en forme. Dans le volet qui apparaît à droite, cliquez sur la flèche à droite de Titre2 et choisissez
Modifier.
Dans la fenêtre Modifier le style, cliquez sur Format, et choisissez Paragraphe. Dans les champs Avant et Après de la zone Espacement, saisissez
0 (zéro). Dans le champ Gauche de la zone Retrait, saisissez 2 (l’unité centimètres est ajoutée par défaut). Cliquez deux fois sur OK.
Tous les titres affectés du style Titre2 sont maintenant décalés vers la droite de deux centimètres et leurs interlignes sont réduits.
Etape 3 – Obtenez des détails sur un style
L’application d’un style à un paragraphe en modifie de nombreuses caractéristiques (police de caractères, marges et alignement des paragraphes, interlignage, etc.). Vous pouvez afficher un résumé de ces caractéristiques dans
une fenêtre.
Pour cela, tapez Maj + F1. Le pointeur de la souris se double d’un point d’interrogation. Cliquez sur un paragraphe. Un volet s’ouvre à droite de l’écran et affiche la liste des attributs du style donné à ce
paragraphe. Pour revenir à l’affichage antérieur, cliquez sur la case X placée en haut à gauche de ce volet.
Etape 4 – Affichez en permanence le style utilisé
Déroulez le menu Affichage, Normal puis déroulez Outils, Options. Activez l’onglet Affichage. Tapez 2 dans le champ Largeur de la zone de styles et validez par
OK. Désormais, le volet de styles (une bande de deux centimètres de large située à gauche de votre document) affiche en face de chaque paragraphe le nom du style qui lui est affecté. Cette zone n’apparaît pas en mode Page
(menu Affichage, Page).
Pour fermer le volet de styles, faites glisser jusqu’à la gauche de l’écran la ligne qui le sépare de votre texte.
Etape 5 – Ajoutez une table des matières
Placez le point d’insertion à l’endroit où vous voulez ajouter votre sommaire et déroulez le menu Insertion, Référence, Table et Index. Activez l’onglet Table des matières. Cliquez sur le bouton
Options et, dans la fenêtre qui s’affiche, assurez-vous que les lignes Titre1 et Titre2 sont cochées. Cliquez deux fois sur OK.
La mise à jour de cette table des matières n’est pas automatique : si vous ajoutez des chapitres ou que vous en modifiez l’ordre ou la longueur, vous devez reconstituer cette table. Pour cela, faites un clic droit sur
la table. Dans le menu qui s’affiche, choisissez Mettre à jour les champs. Dans la fenêtre qui apparaît, cochez Mettre à jour toute la table et validez par OK.
