N'avez-vous jamais tapé 500 au lieu de 50 dans une cellule, ou écrit
' Nante ' à la place de
' Nantes ' ? De telles erreurs, souvent bénignes dans un texte, sont parfois lourdes de conséquences dans une feuille de calcul, surtout quand des formules de calcul exploitent ces données... fausses. Excel met à votre disposition plusieurs outils faciles à utiliser qui vous permettent de contrôler les données saisies dans un champ de cellules. En voici un tour d'horizon.
1. Définissez une plage de nombres
Dans une feuille de calcul, vous avez noté des tarifs horaires pour la location de matériel, et vous voulez qu'ils soient tous compris entre 50 et 100 euros. Sélectionnez la plage de cellules à contrôler (
B4:B7 dans l'exemple ci-contre) et déroulez le menu
Données, Validation. Activez l'onglet
Options. Dans la liste
Autoriser, choisissez
Décimal. Dans les champs
Minimum et
Maximum, saisissez
50 et
100 (voir écran). Ne validez pas encore.
2. Ajoutez une aide à la saisie
Activez l'onglet
Message de saisie. Dans le champ
Titre, tapez
Tarif horaire de location. Puis, dans le champ
Message de saisie, tapez
Veuillez saisir un nombre compris entre 50 et 100 (voir écran). Activez maintenant l'onglet
Alerte d'erreur. Dans le champ
Titre, tapez
Valeur incorrecte et, dans le champ
Message d'erreur, saisissez
Les tarifs doivent être compris entre 50 et 100. Validez par
OK.3. Testez le contrôle
Sélectionnez maintenant une des cellules du champ
B4:B7. Si vous tentez de taper une valeur hors limites, un message d'erreur s'affiche
(voir écran), et votre saisie est ignorée.
4. Créez une liste de valeurs autorisées
Dans votre tableau de tarifs, vous ajoutez une colonne supplémentaire qui contient le nom du responsable. Vous voulez que, dans les cellules
C4 à
C7, on ne puisse taper que
Sophie, Albert, Jacques ou
Bérénice. Saisissez ces derniers dans un emplacement inoccupé de votre feuille, par exemple dans les cellules
F4 à
F7. Sélectionnez le champ
(C4:C7) et déroulez
Données, Validation, Options. Dans la liste
Autoriser, choisissez
Liste. Cliquez dans le champ
Source et sélectionnez à la souris votre liste de prénoms
(F4:F7). Validez par
OK. Désormais, quand vous cliquez dans une des cellules du champ
C4:C7, une petite flèche apparaît à droite : en la sélectionnant, vous déroulez la liste des seules valeurs autorisées
(voir écran). Cliquez sur l'une d'elles pour la valider.
5. Créez un mot de passe pour la saisie
Ici, il ne s'agit plus de contrôler les valeurs saisies dans une cellule, mais de ne permettre cette saisie qu'aux seules personnes autorisées. Pour cela, pour chacun des champs dans lesquels vous autorisez une saisie libre, déroulez le menu
Format, Cellule. Activez l'onglet
Protection, décochez l'option
Verrouillée et validez par
OK. Déroulez le menu
Outils, Protection, Protéger la feuille. Saisissez un mot de passe et cliquez sur
OK. Tapez une nouvelle fois votre mot de passe et validez. Dans les zones que vous avez déprotégées, la saisie est libre. Mais dans toutes les autres, un utilisateur ne pourra y saisir des données qu'après avoir déprotégé la feuille. Il devra, pour cela, utiliser le menu
Outils, Protection, Oter la protection de la feuille et fournir le mot de passe
(voir écran).
