Garantir l’évolutivité de la solutionSi les solutions d’e-RH, et plus particulièrement les gestions de plannings ou de congés en self-service*, sont livrées avec l’ensemble des règles…
Garantir l’évolutivité de la solution
Si les solutions d’e-RH, et plus particulièrement les gestions de plannings ou de congés en self-service*, sont livrées avec l’ensemble des règles législatives en vigueur, il est indispensable d’envisager leur nécessaire évolution dans le temps pour coller à la réglementation. De même, des adaptations devront être effectuées en vertu des conventions collectives et des accords de branche de l’entreprise. Durant la mise en ?”uvre, il convient également de définir les règles de gestion internes, les circuits de validation essentiels au fonctionnement du workflow et d’envisager leur mise à jour en cas de réorganisation des procédures internes. Bref, la solution choisie devra nécessairement être évolutive et, dans tous les cas, des prestations de conseil (proposées par la plupart des fournisseurs) sont à prévoir. Sauf à bénéficier d’un transfert de compétences de la société de conseil ou de l’éditeur vers le service informatique de l’entreprise ou à souscrire un contrat de mise à jour sous forme de correctifs logiciels, simples à installer.
Assurer l’interface avec l’existant
L’intégration au système d’information consiste à relier l’intranet au logiciel de paie, aux pointeuses, voire au PGI. Ces connexions s’effectuent généralement par l’échange de fichiers textes, par interconnexion de bases de données, et quelquefois par un transfert de données par ETL. Il convient toujours de procéder avec précaution, même si la paie et le portail proviennent du même éditeur. Ainsi, Pierre Henaut, fabricant de câbles et de produits de connectique (300 personnes), qui emploie RH Place et le progiciel de paie de CCMX, a dû stabiliser son plan de paie avant de déployer son portail : ‘ Tout changement dans la paie entraîne une modification du portail. Ainsi, nos compteurs de RTT du système RH se sont retrouvés à zéro lorsque nous avons changé de rubrique dans la paie ! ‘ L’intégration à un annuaire LDAP existant peut se révéler utile pour récupérer rapidement les droits des utilisateurs de l’entreprise. La plupart des éditeurs proposent leurs connecteurs.
Déterminer le périmètre fonctionnel
Mettre en place une solution d’e-RH requiert une étude préalable. Les entreprises intéressées doivent établir un cahier des charges précis de façon à bien cerner leurs besoins, et notamment définir le périmètre fonctionnel. La solution va-t-elle prendre en charge un domaine particulier de la gestion du personnel comme le suivi des congés ou est-il prévu de lui confier la gestion globale des ressources humaines ? Pour répondre à ces divers besoins, les offres du marché sont en général divisées en plusieurs modules, pouvant être acquis et installés séparément. Seuls le référentiel* et la plate-forme technique (J2EE,.NET) constituent les briques de base à choisir dès le début. Il est possible de commencer avec un module self-service* où les employés consultent et posent leurs congés, puis d’évoluer vers un planning et une gestion des absences. D’autres modules, plus spécialisés comme la gestion des formations ou des compétences, peuvent être ajoutés. Côté budget, il faut compter en moyenne près de 4 000 euros pour un module autonome, et 15 000 euros pour un véritable portail e-RH.
Définir la nature de la solution : locale ou hébergée
Choisir une solution en mode FAH peut être une bonne option de départ. Le progiciel n’a alors pas d’influence sur l’architecture de l’entreprise et permet une mise en production rapide, sans passer par les phases de prototypage, mise en maquette et en préproduction des solutions locales… Certains éditeurs, tels Amalthis et CCMX, proposent les deux types d’offres, avec une assistance à distance. La mise en ?”uvre externe permet de valider l’adaptation du système à l’entreprise et d’associer, par exemple, les collaborateurs à la mise en place des écrans utilisateurs. Les choix sont immédiatement mis en ?”uvre par le système distant. Un tel déploiement à distance facilite aussi l’interfaçage avec les systèmes existants, en l’occurrence la base paie, puisqu’il suffit souvent de procéder à un simple échange de fichiers plats entre l’entreprise et le fournisseur. En contre-partie, la solution hébergée sera, par définition, plus généraliste pour s’adapter aux structures de taille et de nature diverses. Son adaptation aux besoins métier d’une entreprise en particulier étant alors plus délicate. Certaines structures peuvent être réticentes à diffuser en externe les données critiques liées à leurs forces vives.
