Bureautique : passez à Google Documents

Grâce aux suites bureautiques en ligne, comme Google Documents, certes allégées en fonction, mais qui n'ont pas rien à envier à un Microsoft Office, pour les utilisateurs que nous sommes, on peut se lancer sans rien installer sur son ordinateur. Ainsi, Document est l'équivalent de Word, Présentation remplace PowerPoint, Feuille de Calcul est le pendant d'Excel. C'est l'avènement du cloud computing, l'informatique dans les nuages.

Avec Google Documents, exit les applications sur l'ordinateur de l'utilisateur, tout est déporté sur des serveurs distants. Rien dans les poches, tout dans le cloud. On a juste besoin d'un navigateur et d'une connexion qui tienne la route. Il n'y a rien à installer, et surtout, on accède à ses documents depuis n'importe quel PC ou appareil connecté à Internet.

C'est là d'ailleurs que réside la force de Google Documents, qui ne se contente pas de proposer une suite bureautique. Car, si l'on y conserve des fichiers créés avec l'un ou l'autre des services, on peut aussi utiliser Google Documents pour mettre en ligne, stocker et organiser des documents de toutes sortes. Des fichiers Word ou Excel, importés depuis son PC, mais aussi des PDF (qui deviennent ainsi modifiables), de nombreux formats de vidéos (à lire en streaming et en plein écran, dans l'interface de Google Documents), ou encore des photos. On les transfère fichier par fichier, ou par dossier entier. Un bon moyen d'avoir toujours avec soi les documents qui comptent. Google Documents permet de les classer, de les organiser, de les retrouver en un clin d'œil grâce au moteur de recherche, mais aussi de les partager, car c'est un outil collaboratif. On peut ainsi travailler de façon simultanée sur un document, tout en notant, en marge, des commentaires.

L'échange et la discussion, ne serait-ce pas là d'autres satellites de la galaxie Google ? Gmail, Gtalk… d'ailleurs, tout se tient, puisqu'il faut un compte Gmail pour accéder à Google Documents (rendez-vous sur mail.google.com, puis cliquez sur Créer un compte). C'est le seul sésame qui vous sera demandé pour créer ou déposer vos documents. Cet été, d'ailleurs, Google va lancer le pendant déconnecté de Google Documents (lire l'encadré ci-dessous). Une démarche aux antipodes de celle de Microsoft qui a cloné sa suite bureautique pour en faire Office Web Apps, l'équivalent allégé et gratuit en ligne.

Nous vous dévoilons ici les principales fonctions de Document, Présentation, Dessin et Feuille de calcul, assorties d'astuces. On vous explique aussi comment partager et collaborer. Comment utiliser votre espace de stockage, mais surtout comment archiver et classer vos documents. En espérant vous donner envie de découvrir cet outil, certes d'apparence austère, mais qui cache plein de bonnes surprises et des fonctions en perpétuelle évolution. Parole d'utilisateurs !