Créer et gérer une base de données

Pour organiser facilement une grande quantité d'informations, on exploite une base de données composée de plusieurs ' tables '. Une table s'apparente à un ensemble de ' fiches ' du même type : dans une bibliothèque, par exemple, on va utiliser une table pour les ouvrages (avec le titre, l'auteur, l'éditeur, etc. ), une autre pour les lecteurs (avec nom, prénom, adresse, etc. ) et une troisième pour les prêts (avec une date d'emprunt, une date de retour, une référence d'ouvrage et une référence de lecteur). Ainsi, on peut effectuer facilement des requêtes pour trouver des données. Inutile pour cela d'investir dans un logiciel comme Access, de Microsoft : la suite bureautique libre et gratuite OpenOffice.org, en version 2.0, intègre en standard un module de gestion de bases de données (nommé Base) puissant et simple d'emploi. Voici comment l'utiliser pour gérer une collection de DVD-vidéo.

1. Installez OpenOffice.org

Avec votre navigateur Web, rendez-vous à l'adresse http://fr.openoffice.org pour récupérer la suite gratuite OpenOffice. Choisissez un site de téléchargement, et optez pour la version Win32Intel. Lorsque le téléchargement est terminé, double-cliquez sur le fichier OOo_2.0.1_Win32Intel_install_fr.exe pour lancer l'installation. Suivez les étapes de l'assistant d'installation. Arrivé à l'écran Type d'installation, sélectionnez l'option Installation standard. Les principaux modules d'OpenOffice (dont Base, le gestionnaire de bases de données) seront installés. Vous pourriez n'installer que le programme Base, en optant pour Installation personnalisée. Mais certaines fonctions seraient alors indisponibles, notamment la création de formulaires qui nécessite Writer, le module de traitement de texte. Cliquez deux fois sur Suivant, puis sur Installer, et enfin sur Terminer. Lancez OpenOffice.org Base (nous l'appellerons désormais Base) via le menu Démarrer, Tous les programmes, OpenOffice.org 2.0, OpenOffice.org Base. Une fenêtre de bienvenue s'affiche. Cliquez sur Suivant. Faites défiler le contrat de licence jusqu'au bout, puis cliquez sur Accepter et sur Suivant. Sélectionnez l'option Je veux m'enregistrer plus tard, puis cliquez sur Terminer.

2. Créez la base

Lancez Base. Dans la fenêtre Assistant Bases de données qui apparaît, sélectionnez Créer une base de données (voir écran) puis cliquez sur Terminer. Donnez ensuite un nom à votre base de données, Liste DVD par exemple, et cliquez sur Enregistrer.

3. Ajoutez des tables

Une fois votre base créée, cliquez sur l'icône Tables, puis sur la tâche Utiliser l'assistant de création de table. Les tables servent à regrouper une collection d'éléments de même type (clients, livres, produits...) et possédant la même structure. Dans notre exemple, les DVD comportent un titre, un réalisateur et un résumé. Dans la zone Assistant table, sélectionnez l'option Personnel puis déroulez la liste Exemples de tables. Choisissez maintenant la table correspondant aux données que vous souhaitez conserver, Collection-DVD par exemple. Vous allez maintenant choisir les champs qui composeront votre table. Chaque champ correspond à une information distincte : un titre, un réalisateur, etc. Sélectionnez un par un les champs Genre, Directeur (l'équivalent anglais de ' Réalisateur '), TitreFilm, Longueur (durée en minutes) et Sujet puis cliquez sur le bouton > pour les ajouter à votre table (voir écran haut). Cliquez sur Suivant. Vous avez alors la possibilité de modifier les types et les formats des champs que vous venez de définir. Vous pouvez par exemple augmenter le nombre de caractères maximum du champ TitreFilm, fixé à 100 par défaut. Cliquez sur le bouton Suivant. Vous devez maintenant définir une clé primaire dans votre table. Cette clé vous permettra d'identifier de manière unique chaque enregistrement. Cochez Créer une clé primaire, sélectionnez l'option Ajouter automatiquement une clé primaire, cochez la case Valeur automatique puis cliquez sur Suivant. Cliquez sur Créer. La fenêtre de la table s'ouvre alors ; fermez-la. Créez de la même façon une table Catégories (en vous inspirant de l'exemple de table Catégories) avec les champs RéfCatégorie et NomCatégorie. Vous y saisirez les genres (policier, comédie, action...) de vos DVD. Définissez le champ RéfCatégorie comme clé primaire en cochant l'option Valeur automatique (voir écran bas).

4. Intégrez les informations

Dans la fenêtre principale de Base, cliquez sur l'icône Table, puis double-cliquez sur la table Catégorie. Placez le curseur dans le champ NomCatégorie, puis saisissez le nom d'une catégorie pour vos films, Aventure, par exemple. Appuyez ensuite sur la touche Flèche bas pour ajouter une nouvelle catégorie. Le champ RéfCatégorie reçoit automatiquement une valeur qui augmente d'une unité à chaque enregistrement. C'est la clé primaire. Tapez les catégories indiquées sur l'écran ci-contre, puis fermez la fenêtre. Double-cliquez ensuite sur la table Collection-DVD. Saisissez les données d'un DVD (titre, genre...) dans les différents champs de la table. Dans le champ Genre, tapez le numéro de la catégorie tel qu'il apparaît dans la table Catégories, par exemple 3 pour Comédie. Appuyez sur la touche Flèche bas pour saisir les données d'un nouveau DVD.

5. Créez un formulaire de saisie

Pour faciliter la saisie et la consultation de vos DVD, créez un formulaire. Dans le volet Base de données, cliquez sur Formulaire puis sur la commande Utiliser l'assistant de création de formulaire. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez Table : Collection DVD puis cliquez sur >> pour ajouter tous les champs au formulaire. Cliquez deux fois sur Suivant. Choisissez une disposition (aperçu visible en arrière-plan). Cliquez deux fois sur Suivant. Choisissez un style de couleurs, puis cliquez sur Créer. Votre formulaire est alors affiché (voir écran). Pour passer à un autre enregistrement, précédent ou suivant, utilisez les boutons de style ' magnétoscope ' disposés en bas du formulaire. De la même façon, vous pouvez créer un formulaire pour gérer les informations de la table Catégories.

6. Liez deux tables

Lors de la saisie d'un film, au lieu de taper dans le champ Genre le numéro de sa catégorie tel qu'il apparaît dans la table Catégories, il serait plus agréable d'utiliser une liste déroulante qui récupère les données textuelles de la table Catégorie. Pour réaliser ce lien, faites un clic droit sur Collection-DVD, puis choisissez la commande Modifier. Dans la barre d'outils Contrôles de formulaire, cliquez sur Créer une zone de liste puis, à côté du champ Genre, tracez un rectangle. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez Catégorie et cliquez sur Suivant. Cliquez sur NomCatégorie, puis sur Suivant. Dans la colonne Champ de la table des valeurs, cliquez sur Genre puis, dans Champ de la table de liste, cliquez sur RéfCatégorie (voir écran haut). Cliquez sur Terminer. Vous pouvez insérer des images (menu Insérer, Image, A partir d'un fichier) et du texte. Lorsque vous avez fini, fermez la fenêtre et enregistrez les modifications. Double-cliquez sur le formulaire pour l'afficher. Vous pouvez choisir le genre d'un film directement dans la liste (voir écran bas).

7. Lancez une requête

A titre d'exemple, vous allez chercher tous les films de moins de deux heures. Dans le volet Base de données, cliquez sur Requêtes et double-cliquez sur Utiliser l'assistant de création de requête. Dans Table, choisissez Collection-DVD et cliquez sur Suivant. Sélectionnez les champs utilisés par la requête, TitreFilm et Longueur, puis cliquez sur > et sur Suivant. Dans la liste Trier par, choisissez Collection-DVD. Longueur, puis cliquez sur Suivant. Sélectionnez maintenant les conditions de recherche. Dans la liste Champs, choisissez Collection-DVD. Longueur. Dans la liste Condition, optez pour est inférieur à, puis saisissez 120 dans le champ Valeur (voir écran) et cliquez sur Créer. Les films de moins de 120 minutes s'affichent alors, classés par durée.