Pour organiser facilement une grande quantité d'informations, on exploite une base de données composée de plusieurs
' tables '. Une table s'apparente à un ensemble de
' fiches ' du même type : dans une bibliothèque, par exemple, on va utiliser une table pour les ouvrages (avec le titre, l'auteur, l'éditeur, etc. ), une autre pour les lecteurs (avec nom, prénom,
adresse, etc. ) et une troisième pour les prêts (avec une date d'emprunt, une date de retour, une référence d'ouvrage et une référence de lecteur). Ainsi, on peut effectuer facilement des requêtes pour trouver des données. Inutile pour cela
d'investir dans un logiciel comme Access, de Microsoft : la suite bureautique libre et gratuite OpenOffice.org, en version 2.0, intègre en standard un module de gestion de bases de données (nommé Base) puissant et simple d'emploi. Voici comment
l'utiliser pour gérer une collection de DVD-vidéo.
1. Installez OpenOffice.org
Avec votre navigateur Web, rendez-vous à l'adresse
http://fr.openoffice.org pour récupérer la suite gratuite OpenOffice. Choisissez un site de téléchargement, et optez pour la version
Win32Intel. Lorsque le téléchargement est terminé,
double-cliquez sur le fichier
OOo_2.0.1_Win32Intel_install_fr.exe pour lancer l'installation. Suivez les étapes de l'assistant d'installation. Arrivé à l'écran
Type d'installation, sélectionnez l'option
Installation
standard. Les principaux modules d'OpenOffice (dont Base, le gestionnaire de bases de données) seront installés. Vous pourriez n'installer que le programme Base, en optant pour
Installation personnalisée. Mais certaines fonctions
seraient alors indisponibles, notamment la création de formulaires qui nécessite Writer, le module de traitement de texte. Cliquez deux fois sur
Suivant, puis sur
Installer, et enfin sur
Terminer. Lancez
OpenOffice.org Base (nous l'appellerons désormais Base) via le menu
Démarrer, Tous les programmes, OpenOffice.org 2.0, OpenOffice.org Base. Une fenêtre de bienvenue s'affiche. Cliquez sur
Suivant. Faites défiler le contrat
de licence jusqu'au bout, puis cliquez sur
Accepter et sur
Suivant. Sélectionnez l'option
Je veux m'enregistrer plus tard, puis cliquez sur
Terminer.2. Créez la base
Lancez Base. Dans la fenêtre
Assistant Bases de données qui apparaît, sélectionnez
Créer une base de données (voir écran) puis cliquez sur
Terminer. Donnez ensuite un nom à votre base de données,
Liste DVD par exemple, et cliquez sur
Enregistrer.3. Ajoutez des tables
Une fois votre base créée, cliquez sur l'icône
Tables, puis sur la tâche
Utiliser l'assistant de création de table. Les tables servent à regrouper une collection d'éléments de même type (clients, livres,
produits...) et possédant la même structure. Dans notre exemple, les DVD comportent un titre, un réalisateur et un résumé. Dans la zone
Assistant table, sélectionnez l'option
Personnel puis déroulez la liste
Exemples de tables. Choisissez maintenant la table correspondant aux données que vous souhaitez conserver,
Collection-DVD par exemple. Vous allez maintenant choisir les champs qui composeront votre table. Chaque champ
correspond à une information distincte : un titre, un réalisateur, etc. Sélectionnez un par un les champs
Genre, Directeur (l'équivalent anglais de
' Réalisateur '),
TitreFilm,
Longueur (durée en minutes) et
Sujet puis cliquez sur le bouton
> pour les ajouter à votre table
(voir écran haut). Cliquez sur
Suivant. Vous avez alors la possibilité de modifier les
types et les formats des champs que vous venez de définir. Vous pouvez par exemple augmenter le nombre de caractères maximum du champ
TitreFilm, fixé à 100 par défaut. Cliquez sur le bouton
Suivant. Vous devez maintenant
définir une clé primaire dans votre table. Cette clé vous permettra d'identifier de manière unique chaque enregistrement. Cochez
Créer une clé primaire, sélectionnez l'option
Ajouter automatiquement une clé primaire, cochez
la case
Valeur automatique puis cliquez sur
Suivant. Cliquez sur
Créer. La fenêtre de la table s'ouvre alors ; fermez-la. Créez de la même façon une table
Catégories (en vous inspirant de
l'exemple de table
Catégories) avec les champs
RéfCatégorie et
NomCatégorie. Vous y saisirez les genres (policier, comédie, action...) de vos DVD. Définissez le champ
RéfCatégorie comme clé
primaire en cochant l'option
Valeur automatique (voir écran bas).4. Intégrez les informations
Dans la fenêtre principale de Base, cliquez sur l'icône
Table, puis double-cliquez sur la table
Catégorie. Placez le curseur dans le champ
NomCatégorie, puis saisissez le nom d'une catégorie pour
vos films,
Aventure, par exemple. Appuyez ensuite sur la touche
Flèche bas pour ajouter une nouvelle catégorie. Le champ
RéfCatégorie reçoit automatiquement une valeur qui augmente d'une
unité à chaque enregistrement. C'est la clé primaire. Tapez les catégories indiquées sur
l'écran ci-contre, puis fermez la fenêtre. Double-cliquez ensuite sur la table
Collection-DVD. Saisissez les données d'un DVD (titre,
genre...) dans les différents champs de la table. Dans le champ
Genre, tapez le numéro de la catégorie tel qu'il apparaît dans la table
Catégories, par exemple
3 pour
Comédie. Appuyez sur la touche
Flèche bas pour saisir les données d'un nouveau DVD.
5. Créez un formulaire de saisie
Pour faciliter la saisie et la consultation de vos DVD, créez un formulaire. Dans le volet
Base de données, cliquez sur
Formulaire puis sur la commande
Utiliser l'assistant de création de
formulaire. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez
Table : Collection DVD puis cliquez sur
>> pour ajouter tous les champs au formulaire. Cliquez deux fois sur
Suivant. Choisissez une
disposition (aperçu visible en arrière-plan). Cliquez deux fois sur
Suivant. Choisissez un style de couleurs, puis cliquez sur
Créer. Votre formulaire est alors affiché
(voir écran). Pour passer à un autre
enregistrement, précédent ou suivant, utilisez les boutons de style
' magnétoscope ' disposés en bas du formulaire. De la même façon, vous pouvez créer un formulaire pour gérer les informations de la
table
Catégories.6. Liez deux tables
Lors de la saisie d'un film, au lieu de taper dans le champ
Genre le numéro de sa catégorie tel qu'il apparaît dans la table
Catégories, il serait plus agréable d'utiliser une liste déroulante qui récupère
les données textuelles de la table
Catégorie. Pour réaliser ce lien, faites un clic droit sur
Collection-DVD, puis choisissez la commande
Modifier. Dans la barre d'outils
Contrôles de formulaire,
cliquez sur
Créer une zone de liste puis, à côté du champ
Genre, tracez un rectangle. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez
Catégorie et cliquez sur
Suivant. Cliquez sur
NomCatégorie, puis sur
Suivant. Dans la colonne
Champ de la table des valeurs, cliquez sur
Genre puis, dans
Champ de la table de liste, cliquez sur
RéfCatégorie (voir écran
haut). Cliquez sur
Terminer. Vous pouvez insérer des images (menu
Insérer, Image, A partir d'un fichier) et du texte. Lorsque vous avez fini, fermez la fenêtre et enregistrez les modifications. Double-cliquez sur le
formulaire pour l'afficher. Vous pouvez choisir le genre d'un film directement dans la liste
(voir écran bas).7. Lancez une requête
A titre d'exemple, vous allez chercher tous les films de moins de deux heures. Dans le volet
Base de données, cliquez sur
Requêtes et double-cliquez sur
Utiliser l'assistant de création de
requête. Dans
Table, choisissez
Collection-DVD et cliquez sur
Suivant. Sélectionnez les champs utilisés par la requête,
TitreFilm et
Longueur, puis cliquez sur > et sur
Suivant. Dans la liste Trier par, choisissez
Collection-DVD. Longueur, puis cliquez sur
Suivant. Sélectionnez maintenant les conditions de recherche. Dans la liste
Champs, choisissez
Collection-DVD.
Longueur. Dans la liste
Condition, optez pour
est inférieur à, puis saisissez
120 dans le champ
Valeur (voir écran) et cliquez sur
Créer. Les films de moins
de 120 minutes s'affichent alors, classés par durée.
