Comment transférer ses notes vers Outlook?

PowerPoint, de Microsoft, dispose d’une fonction Aide-mémoire qui vous permet à tout moment de prendre des notes ou de créer un petit mémo. Si vous avez installé le logiciel Outlook 97 ou 2000, sachez que les notes prises avec PowerPoint peuvent être exportées vers votre programme de messagerie : elles s’ajouteront alors à la section Tâches.

1 – Pour effectuer cette opération, lancez PowerPoint et activez Outils/Aide-mémoire. Supposons que vous soyez en train de diffuser une présentation. Faites un clic droit sur l’écran et optez pour Aide-mémoire.
Une fois la fenêtre Aide-mémoire affichée, activez l’onglet Liste d’actions. Dans le champ Description, saisissez la nature de la tâche à réaliser, par exemple “
Transmettre les informations techniques au service concerné
“. Entrez ensuite le nom de la personne choisie, ici Michel Grasset, dans le champ Affectée à. Enfin, attribuez une date butoir dans le champ du même nom, et cliquez sur le bouton [ajouter]. Renouvelez l’opération autant de fois que nécessaire.

2 – Vous allez maintenant exporter ces actions vers Outlook. Pour cela, cliquez sur le bouton [exporter]. Activez l’option [publier la liste d’actions dans Microsoft Outlook] et validez en cliquant sur [exporter].
Lancez maintenant Outlook. A partir de la Liste des dossiers, sélectionnez le dossier Tâches en cliquant dessus. Votre nouvelle liste de tâches y figure. Faites un double clic sur chaque action. Précisez l’échéance dans le champ du même nom, cliquez sur le bouton [assigner une tâche] puis saisissez l’adresse électronique du destinataire dont le nom figure dans le champ Objet. Enfin, cliquez sur [envoyer]. Chaque destinataire recevra un courrier électronique l’avertissant de la tâche que vous lui avez assignée.

Prenez des notes en cours de présentation et envoyez-les à vos collaborateurs :