L’acronyme PST n’évoquera rien à la plupart des utilisateurs de messageries électroniques. Derrière ces lettres se cache néanmoins une sérieuse préoccupation pour les administrateurs de systèmes : les fichiers Personnal Storage sont ces dossiers personnels que tout utilisateur de logiciels de courrier électronique et de travail collaboratif de Microsoft crée sans le savoir. Et Microsoft Exchange s’est imposé dans 40 % des entreprises.La croissance de l’usage de l’e-mail a conduit les entreprises à imposer des quotas en matière d’espace alloué à chaque utilisateur sur le serveur Exchange. En contrepartie, les utilisateurs ont la possibilité de créer des dossiers personnels sur leur propre disque dur, les fameux PST. Ces dossiers sont bien souvent sauvegardés de façon anarchique… quand ils le sont ! Et si les sauvegardes sont effectuées, les informations ne sont ni structurées ni indexées. Au mieux, un serveur est dévolu à cette tâche.
Des zones d’ombre sur le réseau
Les PST ont deux inconvénients majeurs : la croissance de leur volume est un impondérable pour l’administrateur et leur fiabilité est douteuse. Au-delà d’une taille trop importante, un dossier PST peut tout simplement être corrompu et ne plus s’ouvrir. Si elles existent, les procédures de restauration du dossier sont longues et constituent une perte de temps pour l’administrateur. CDC Zantaz, une société créée par la Caisse des dépôts et consignations et par Zantaz, spécialisée dans l’archivage électronique, propose un service externalisé. Dans ce modèle, les données ?” e-mails et pièces jointes, en entrée et en sortie ?” sont capturées. La sauvegarde se fait sur les serveurs CDC Zantaz.
Un patrimoine à conserver
En marge de ce modèle, la société britannique KVS s’est spécialisée sur le créneau de l’archivage intelligent des e-mails, au sein même des entreprises. “Exchange est un outil de messagerie qui ne sait pas gérer correctement l’archivage des informations qu’il traite”, affirme Dominique Chabaut, directeur technique de KVS France. Reste que “le patrimoine de l’entreprise est essentiellement dans l’e-mail”, estime Dominique Chabaut, qui propose une gestion en interne de l’archivage par le simple ajout des fonctions utiles à Exchange. “Le but de notre solution “Enterprise Vault” est de purger les données d’Exchange”, explique-t-il. La première étape consiste à bloquer la croissance de la taille du serveur Exchange en archivant les e-mails qui y sont stockés. La seconde étape concerne les PST. Ces dossiers vont être réinjectés dans Exchange. La solution peut également importer les PST stockés sur un serveur dédié. Au passage, la single instance est recréée pour tous les messages réinjectés, c’est-à-dire qu’un e-mail parvenu à plusieurs destinataires n’est stocké qu’une seule fois. L’administrateur peut définir la durée de rétention de chaque message, le temps pendant lequel le courrier électronique sera conservé. In fine, les e-mails sont compressés et indexés dans une base de données. KVS affirme pouvoir diviser par 5 le volume des PST. Un serveur est dédié à la solution, ainsi qu’un espace de stockage. Pour l’utilisateur, la procédure est transparente, tout comme l’accès à ses e-mails, qu’ils soient stockés dans un dossier PST ou pas. Un raccourci est créé pour chaque courrier archivé et son ouverture ne diffère en rien de celle d’un e-mail classique.Pour l’administrateur, KVS propose en outre des fonctions d’archivage à des fins légales. Une application très prisée par les salles de marché et les banques. Car, concernant le marché américain, la “journalisation”?” l’enregistrement du trafic entrant et sortant ?” est conforme aux spécifications de la SEC (le gendarme US des opérations boursières).Quant à une éventuelle atteinte à la confidentialité des dossiers personnels réinjectés dans Exchange, Dominique Chabaut balaye l’argument, rappelant que déjà, n’importe quel administrateur peut lire les courriers électroniques de chaque employé. Les dossiers personnels ne seront plus jamais ce qu’ils étaient !
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