Faites attention au protocole ! Et n’hésitez pas à faire appel aux services du site Plaxo, spécialiste de la centralisation.
Choisissez le bon protocole
Si vous devez lire vos mails à partir de plusieurs ordinateurs, préférez le protocole Imap au Pop. Ainsi, lorsque vous relevez votre courrier, vos messages restent stockés sur le serveur de votre fournisseur d’accès. De plus, l’Imap assure la synchronisation des messages lus, supprimés et déplacés depuis votre logiciel de courrier électronique et votre navigateur. On parle de communication bidirectionnelle.
Vérifiez le support de l’Imap
Par exemple, si vous consultez un courrier et le classez dans un dossier depuis un logiciel de courrier électronique, il sera marqué comme lu dans le même dossier sur le serveur de messagerie et les autres programmes que vous utilisez. Si les principaux FAI vous proposent de relever votre boîte aux lettres électronique à l’aide du protocole Imap, ce n’est pas systématiquement le cas des webmails. Ainsi, si Gmail gère ce protocole, il n’est pas encore intégré à Yahoo!Mail et Windows Live Hotmail. Les principaux logiciels de courrier électronique le prennent en charge, à l’instar de Thunderbird, Windows Mail et Outlook.
Créez un nouveau compte
Chez les principaux FAI, l’adresse du serveur Imap est généralement imap.nomdufai.fr. Pour utiliser ce protocole, il est nécessaire de créer un nouveau compte dans votre logiciel de messagerie. Changer l’adresse du serveur Pop en Imap dans un compte existant ne fonctionnera probablement pas. Pour ajouter un compte Imap dans Outlook 2007, par exemple, choisissez Paramètres du compte dans le menu Outils. Dans l’onglet Messagerie de la fenêtre Paramètres du compte, cliquez sur Nouveau et appuyez sur le bouton Suivant de l’assistant qui s’affiche. Cochez la case Configurer manuellement les paramètres du serveur (…), puis cliquez deux fois sur Suivant. Dans le formulaire, choisissez Imap dans la liste déroulante Type de compte. Renseignez également vos nom, mot de passe, adresse mail, adresses des serveurs entrant (imap.nomdufai.fr) et sortant (smtp.nomdufai.fr). Appuyez sur Suivant puis Terminer. Veillez par la suite à ne pas placer de messages dans des dossiers locaux créés depuis votre logiciel de messagerie : ils ne seraient plus accessibles en ligne ni sur vos autres ordinateurs.
Rassemblez vos contacts et calendriers
Évitez de jongler entre vos PC, vos logiciels et vos services en ligne pour consulter vos carnets d’adresses et vos calendriers. Plaxo les réunit sur un même espace en ligne. Une fois votre compte créé à l’adresse www.plaxo.com, connectez-vous sur ce site et cliquez sur le bouton Plus de la page d’accueil. Choisissez Carnet d’adresses dans le menu déroulant. Cliquez sur le lien Ajouter des points de synchronisation en bas à droite de la page Web. Un assistant apparaît.
Importez les données…
Sélectionnez le service en ligne ou le logiciel dont le carnet d’adresses doit être importé. S’il s’agit d’un compte, Windows Live Mail, Yahoo!Mail ou Gmail, saisissez vos identifiants. Cliquez sur Suivant. Deux options d’importation vous sont proposées sous forme de cases à cocher : fusion avec vos contacts Plaxo existants ou création d’un carnet d’adresses pour ce webmail. Cochez la case désirée. Cliquez sur Démarrer la synchronisation pour terminer. Répétez l’opération pour les autres comptes souhaités.
… et vos agendas
Pour importer des agendas, appuyez également sur le bouton Plus et sélectionnez cette fois-ci Calendriers. La suite des opérations se déroule comme décrit précédemment. La synchronisation de vos carnets d’adresses Windows Mail et Outlook, ainsi que les calendriers et les notes de ces logiciels, passe par l’installation d’une barre d’outils. Son utilisation suppose de passer à la version Premium de Plaxo, dont le coût est de 43 euros par an.
Récupérez votre carnet d’adresses Outlook
Dans Outlook, déroulez le menu Fichier, Importer et exporter… Sélectionnez ensuite Exporter des données vers un fichier et cliquez sur le bouton Suivant. Cliquez sur Valeurs séparées par une virgule (Windows) et cliquez sur Suivant. Sélectionnez le dossier Contacts et appuyez sur Suivant. Pressez le bouton Parcourir, désignez le dossier où sera enregistré ce fichier et donnez-lui un nom. Pressez les boutons Suivant et Terminer. Depuis l’assistant de synchronisation de Plaxo, activez le premier lien Cliquez ici. Cliquez sur le bouton Next puis Parcourir. Désignez le fichier précédemment exporté, puis cliquez sur le bouton Add contacts to my network pour terminer.
