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La bureautique en toute transparence
Vous pouvez être confrontés à des incompatibilités entre les versions d'une même suite logicielle. Vous pouvez aussi ne pas disposer du programme. Voici comment vous en sortir.
La suite logicielle Microsoft Office (qui comprend Word, Excel et PowerPoint) n'est pas la seule au monde. Certains d'entre vous lui préfèrent OpenOffice, la suite gratuite issue du logiciel libre. D'autres utilisent Works, la
suite light préinstallée sur certains PC. Chacun des logiciels qui composent ces différentes suites bureautiques enregistre par défaut les fichiers dans des formats qui lui sont propres.
A cela s'ajoutent les incompatibilités de formats de fichiers entre les différentes versions des suites (voir le tableau ci-dessous). Ainsi, les nouveaux formats pour Office 2007 sont incompatibles avec les
versions précédentes (Office 2000, 2002, 2003, XP). Le vénérable format DOC (' .doc ') de Word, notamment, a été remplacé par le DOCX (' .docx '). Même chose pour OpenOffice, dont la version 2.2
introduit des formats à la norme OpenDocument, sorte d'espéranto bureautique pour l'univers du logiciel libre. On comprend mieux pourquoi il n'est pas rare de se voir refuser l'accès à un document, même s'il ne s'agit que du simple texte.
Téléchargement des logiciels
Vous pouvez télécharger en toute tranquillité les logiciels cités en cliquant simplement sur les liens proposés. Vous serez alors dirigés vers notre site Telecharger.com.
Les extensions des formats bureautiques
Ouvrez les fichiers Office
Utilisez une visionneuse
Vous pouvez afficher les documents issus des versions 2003 et antérieures de la suite Office, même si celle-ci n'est pas installée sur votre PC.
Première solution, mais uniquement pour les fichiers Word : le WordPad, ce mini-traitement de texte inclus dans Windows XP (accessible via les options Tous les programmes et
Accessoires du menu Démarrer). Il peut importer un fichier Word, le modifier et l'enregistrer au format RTF (' .rtf ') ou texte brut (' .txt '), en perdant alors toute
mise en page.
Seconde solution : utiliser l'une des trois visionneuses gratuites que Microsoft a développées pour les fichiers Office. Téléchargez sur notre site les logiciels
Word Viewer,
Excel Viewer 2003 et
Visionneuse PowerPoint 2007. Ces visionneuses permettent de visualiser les documents confortablement, grâce notamment aux options
Zoom et Aperçu des sauts de page du menu Affichage, et de localiser un mot ou une expression, grâce à l'option Rechercher du menu Edition. Bien entendu, vous pouvez également
Imprimer les documents (menu Fichier).
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Installez le <i>plug-in</i> Office 2007
A l'exception de celles pour PowerPoint, les visionneuses ne sont pas compatibles avec Office 2007. Le
' Pack de compatibilité Microsoft ' résout le problème, et rend les versions 2000 à 2003 de la suite Office capables non seulement d'ouvrir ces fichiers, mais aussi de les modifier et de
les réenregistrer sans conversion.
Autre méthode plus simple : double-cliquez sur l'un des fichiers récalcitrants, et quand l'avertissement ci-dessous s'affiche cliquez sur OK.
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Une page du site de téléchargement de Microsoft s'affiche dans le navigateur Internet Explorer. Choisissez French dans le menu Change Language, et cliquez sur Change. Cliquez sur
Télécharger, sauvegardez le programme dans un dossier, et procédez à l'installation. La première fois que vous ouvrez un fichier au format 2007 avec Office 2003, l'avertissement ci-dessous s'affichera peut-être.
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Autre apport du pack de compatibilité : la nouvelle mention qui apparaît dans le menu contextuel des fichiers Office, dans les dossiers de Windows. Cliquez sur l'un d'eux du bouton droit de la souris, et choisissez
Enregistrer sous. Vous pouvez alors enregistrer un fichier ' .docx ' en ' .doc ' et inversement, sans même activer Office.
Dernière précision : vous pouvez ouvrir, sauvegarder et convertir avec Office 2003 tous les documents créés par Office 2007, à l'exception des modèles de documents Word 2007 (' *.dotx ' et
' *.dotm ').
Ouvrez les autres fichiers bureautiques
Les textes et les feuilles de calcul issus de Microsoft Works peuvent être ouverts avec Office et avec les visionneuses Microsoft. En revanche, il n'en existe aucune de fiable pour ouvrir les documents OpenOffice (la suite
gratuite, concurrente de Microsoft Office). Mais puisqu'il s'agit d'un logiciel gratuit
rien ne vous empêche de l'installer.
Contrairement au texte brut (' .txt '), le format RTF (Rich Text Format) permet de conserver les enrichissements typographiques d'un texte et une partie de sa mise en page. Les
fichiers au format RTF peuvent être ouverts avec n'importe quel traitement de texte, dont le WordPad de Windows, ainsi qu'avec les visionneuses de Microsoft.
Quant aux documents PDF, pour les ouvrir (et pouvoir afficher leur contenu), vous devez, si vous ne l'avez pas déjà fait, télécharger puis installer l'utilitaire
Adobe Reader version 8.
Précisons qu'avec Adobe Reader vous pouvez enregistrer une copie d'un document ouvert, mais uniquement au format PDF.
Si vous souhaitez pourtant récupérer le texte d'un document PDF pour l'utiliser dans un un traitement de texte, l'astuce consiste à cliquer sur Sélectionner dans la barre d'outils d'Adobe Reader. Sélectionnez alors
le texte, puis choisissez Copier dans le menu Edition (ou tapez simultanément sur les touches Ctrl et C). Collez le texte dans un document Word ou WordPad vierge et sauvegardez-le.
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Quant aux fichiers hypertextes aux formats ' .htm ', ' .html ' et ' .xml ', ils s'afficheront naturellement dans votre navigateur Internet. N'oubliez
pas toutefois de mettre à jour ce dernier : seule une version récente sera compatible avec toutes les variantes de ces langages de description de page que sont le HTML et le XML.
Associez formats et logiciels
L'installation d'un logiciel compatible ne suffit pas toujours à établir l'association avec un format de fichiers. Si, à la suite d'un double clic sur l'icône d'un fichier, le message ' Format inconnu ' s'affiche, ou s'il ne s'ouvre pas avec le bon logiciel, cliquez du bouton droit sur l'icône du fichier et, parmi les options du menu qui s'affiche, choisissez Ouvrir avec, puis Choisir le programme. Repérez le logiciel adéquat dans la liste, cliquez dessus, cochez la case Toujours utiliser ce programme et validez. L'association est alors établie.
Répétez l'opération avec tous les formats de fichiers dont laffectation est incorrecte. Au cas où vous vous seriez trompé de programme, vous pourriez refaire la manipulation.
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