Partager une base distante

Préparez la base

Partager une base de données entre plusieurs utilisateurs distants offre de nombreux avantages. En effet, il suffit qu’une personne modifie cette base en ajoutant, changeant ou supprimant une fiche, pour que toutes les autres disposent immédiatement d’une liste parfaitement à jour. Pour mettre en place une telle structure avec Excel, vous n’avez pas besoin d’autres logiciels. Il vous suffit simplement de disposer d’une connexion à Internet et d’un espace de stockage, comme en proposent quasiment tous les fournisseurs d’accès. Supposons, par exemple, que notre sélection de films soit le contenu d’une bibliothèque de prêt. En mettant en ligne les données, il devient possible pour chacun, qu’il s’agisse de l’exploitant de la bibliothèque, ou d’un adhérent, de savoir si tel ou tel film est disponible.Pour autant, les besoins ne sont pas les mêmes pour les différents utilisateurs. L’exploitant, par exemple, souhaitera connaître le prix du DVD. L’adhérent, au contraire, voudra afficher la durée du film. Excel vous permet d’offrir à chacun un affichage adapté à ses besoins tout en utilisant des données partagées. Il suffit pour cela de séparer le classeur en deux parties. Une partie ‘ données ‘, enregistrée dans un classeur Excel et mise sur un site en ligne ; et un second classeur, lié au premier, mais qui ne s’occupe que de ‘ l’affichage ‘ des données. Dans ce second classeur, on peut, par exemple, effectuer des tris, extraire des informations, ou encore dessiner un graphique à partir des données. Chaque utilisateur dispose donc d’un fichier d’affichage qui lui est propre, personnalisé en fonction de ses besoins et enregistré localement sur le disque dur de son PC. Ce fichier devra être capable de se connecter automatiquement à Internet afin d’obtenir les données. A contrario, le classeur de données, lui, n’est présent que sur votre site Web.

Créez le nouveau classeur

Pour constituer ces fichiers de données Excel, il suffit d’exporter uniquement la feuille Titres du classeur Films.xlsx dans un nouveau classeur. Assurez-vous donc que cette feuille est actuellement affichée en intégralité, c’est-à-dire sans filtres, colonnes ou lignes masquées, affichages personnalisés, ni autres options… Faites un clic droit de la souris sur l’onglet Titres. Déroulez le menu Déplacer ou copier. Sélectionnez Dans le classeur : (Nouveau classeur), cochez la case Créer une copie et validez par OK. Excel crée alors un nouveau classeur nommé Titres.xlsx.

Placez la base sur internet

Vous devez disposer d’un hébergeur Web (et FTP). La plupart des fournisseurs d’accès Internet vous proposent un espace personnel largement suffisant pour cet usage. À défaut, vous pouvez créer facilement (et gratuitement) un tel espace, par exemple chez Free (http://subscribe.free.fr/accesgratuit/index.html) ou encore sur www.0fees.net. Dans Excel et avec le classeur Titres.xlsx ouvert, cliquez sur le bouton Office et déroulez le menu Enregistrer sous, Autres formats. Dans la zone Nom de fichier, saisissez l’adresse de votre serveur FTP, sous la forme ftp://[email protected] (par exemple ftp://[email protected]). Vous êtes alors invité à saisir le mot de passe. Cochez la case Enregistrer le mot de passe et validez par Ouvrir une session. Le contenu du serveur FTP s’affiche dans la fenêtre. Attention : chez certains hébergeurs, le fichier de données ne sera pas placé dans le dossier racine, mais dans un sous-dossier nommé Web ou www. Si votre base n’apparaît pas, pensez donc à explorer le contenu de ces deux dossiers. Dans la zone Type, sélectionnez Page Web à fichier unique et validez par Enregistrer puis par Oui. Excel peut vous redemander de saisir le nom d’utilisateur et le mot de passe. Dans ce cas, assurez-vous que l’option Anonyme n’est pas sélectionnée et validez par OK. S’il s’agit de votre première connexion FTP, Excel vous demandera également de débloquer le pare-feu.

Vérifiez que le transfert a bien eu lieu

Assurez-vous maintenant que le fichier est bien disponible. Lancez Internet Explorer et saisissez l’adresse de votre site suivie de /titres.mht (par exemple http://toto.free.fr/titres.mht) : votre navigateur doit vous afficher la liste des films. Vous constatez que les données sont maintenant dans un fichier d’extension MHT. Il s’agit simplement d’un fichier HTML spécial contenant le texte et les éventuelles images du classeur. Dans notre exemple, il n’y a pas d’images, mais le principe reste valable.

Créez le fichier de visualisation

Dans Excel, fermez le classeur Titres et ouvrez, s’il ne l’est pas, le classeur Films. Activez l’onglet Titres et sélectionnez la cellule A1. Dans le ruban, activez l’onglet Données, puis sur le bouton À partir du site Web. Saisissez, dans la barre de navigation, l’adresse que vous venez de saisir dans votre navigateur (http://toto.free.fr/titres.mht). La liste apparaît avec des flèches jaunes en regard de certains éléments. Cliquez sur la seconde en partant du haut afin de sélectionner toutes les données. La flèche se transforme en coche verte. Les attributs originels de la cellule, comme la couleur de fond ou la police, ne sont pas affichées par défaut. Vous pouvez choisir de conserver ces attributs en cliquant sur le bouton Options, en cochant l’option Mise en forme HTML complète puis en cliquant sur OK. Validez en cliquant sur le bouton Importer. Excel vous demande alors à quel endroit il doit insérer les données en provenance du Web. Cliquez simplement sur OK afin de remplacer le fichier Titres existant. Les données sont alors intégralement insérées. Il ne vous reste plus qu’à utiliser la feuille ‘ normalement ‘, les tris, extractions, graphiques ou autres options sur cette nouvelle feuille s’effectuant exactement comme nous les avons décrits dans les pages précédentes.

Choisissez les options d’actualisation

Par défaut Excel 2007 n’actualise pas systématiquement la base dès qu’une modification a lieu. En effet, cette mise à jour peut s’appliquer à une cellule sur laquelle une autre personne est en train de travailler, ce qui provoquerait une certaine confusion. De plus, Excel contrôle strictement l’usage de données externes afin d’éviter des copies d’information non voulues. Pour éviter les messages présents systématiquement à l’ouverture du classeur Films.xlsx, déroulez le menu Office, cliquez sur le bouton Options Excel puis ouvrez le Centre de gestion de la confidentialité. Cliquez sur le bouton Centre de gestion de la confidentialité puis sur Contenu externe. Cochez la case Activer toutes les connexions de données et Activer la mise à jour automatique pour toutes les liaisons de ce classeur. Validez deux fois par OK. Dans le classeur Titres, ouvrez le ruban Données puis cliquez sur Connexions. Cochez la case Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier. Validez par OK. Enregistrez le classeur. Désormais, lors du chargement du fichier, la base locale sur le PC sera automatiquement mise à jour avec les données lues dans la base distante. Si vous avez créé des filtres dans votre classeur, pensez à les réactiver en cliquant, dans le ruban Données, sur le bouton Réappliquer.

Mettez à jour le fichier de données

Les fichiers ayant l’extension mht sont directement lisibles par Excel 2007. Dans ces conditions, mettre à jour le fichier de données est particulièrement simple. Quittez puis relancez Excel afin de fermer toutes les connexions actuelles : vous éviterez ainsi quelques bogues liés au cache. Cliquez sur le bouton Office. Si le fichier titres.mht est présent dans la liste des documents récents, il vous suffit de cliquer dessus pour l’ouvrir. Dans le cas contraire, cliquez sur Ouvrir, saisissez dans Nom du fichier l’adresse de votre serveur FTP (ftp://[email protected]/titres.mht) puis cliquez sur OK. Le fichier apparaît après quelques secondes dans Excel. Il ne vous reste plus qu’à effectuer les corrections, ajouter ou supprimer des lignes… Enregistrez normalement le document (en cliquant sur la disquette en haut à gauche) : cliquez sur Oui. Le fichier est enregistré directement sur votre serveur FTP. Pour les mêmes raisons que précédemment, fermez Excel avant d’ouvrir le fichier films.xlsx et affichez dans longlet Titres les modifications.

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Étienne Oehmichen et Stéphane Darget