1. Insérez des champs de saisie
Créez un nouveau document dans Word. Déroulez Affichage, Barres d’outils et sélectionnez Formulaires. Pour recueillir les données des destinataires, tapez un texte qui précise l’information souhaitée
(nom, prénom, téléphone, etc.) et insérez un champ (une zone de saisie) en cliquant sur [ab] de la barre d’outils Formulaires.
2. Personnalisez les zones de saisie
Il est possible de limiter le nombre de caractères à taper et d’uniformiser la saisie en modifiant les propriétés du champ. Pour cela, faites un clic droit sur la zone grisée (le champ) et sélectionnez Propriétés.
Dans la fenêtre Options de champ : texte, renseignez les champs Longueur maximale et Mise en forme. Par exemple, spécifiez une longueur de 10 pour la saisie des numéros de
téléphone et choisissez l’option Majuscule et Première lettre des mots en maj. pour celle des noms et prénoms. Validez par OK.
3. Ajoutez des listes déroulantes
Le traitement de texte permet d’insérer un champ de type ‘ liste déroulante ‘. Pour y parvenir, tapez un petit texte explicatif, par exemple Quel est votre
niveau, puis cliquez sur l’icône Liste déroulante de formulaire. Pour saisir les différents éléments de la liste, accédez aux Propriétés du champ avec un clic droit. Dans la case Elément de
liste, tapez par exemple Débutant puis cliquez sur le bouton Ajouter. Répétez deux fois l’opération en ajoutant successivement Moyen, puis
Confirmé.
4. Protégez le formulaire
Les destinataires ne doivent pas pouvoir modifier la structure de votre formulaire. Vous devez donc le protéger à l’aide d’un mot de passe. Pour cela, déroulez Outils, Protéger le document. Cochez
Formulaire. Tapez votre mot de passe et cliquez sur OK. Word vous demandera de confirmer le mot de passe. Votre formulaire est prêt à être diffusé comme pièce jointe par courrier électronique.
5. Récupérez les données reçues
Pour chaque formulaire, vous pouvez recueillir uniquement les informations saisies sous la forme d’un fichier texte. Pour cela, ouvrez le formulaire reçu et déroulez Outils, Options, Enregistrement. Cochez l’option
Formulaires : enregistrer uniquement les données, puis cliquez sur OK. Déroulez Fichier, Enregistrer la copie sous… Lextension.txt est proposée par défaut. Choisissez un dossier où stocker le
fichier, renommez-le et cliquez sur le bouton Enregistrer puis sur Oui. En ouvrant le fichier.txt ainsi créé, vous obtiendrez les informations saisies dans le formulaire, séparées par un point-virgule, un format facilement
exploitable par des logiciels spécialisés, tel Access.
