Cela fait plusieurs années, et encore plus depuis quelques mois, que les méthodes de travail évoluent au sein des entreprises : les bureaux et open space standardisés laissent leur place à des espaces de coworking plus libres, le télétravail se généralise, et plutôt que de faire voyager des collaborateurs sur des centaines de kilomètres pour une réunion, on privilégie désormais les visioconférences. Une véritable révolution qui tend à transformer les habitudes de nombreuses TPE et PME, mais également des travailleurs indépendants, qui voient dans cette transformation des habitudes de travail l’opportunité d’acquérir plus de flexibilité et de liberté, mais également de faire des économies.
Pour autant, pour réussir cette transition numérique, il est essentiel de disposer de bons outils, fiables et efficaces, mais aussi simples d’utilisation, pour permettre à tous les collaborateurs de travailler efficacement, n’importe où et n’importe quand. C’est là que Microsoft Teams entre en jeu : gratuite pour les TPE/PME jusqu’à 300 collaborateurs, cette solution permet de mettre en place des méthodes de travail collaboratif très efficaces, notamment à travers un système poussé de visioconférence, de messagerie instantanée, mais pas seulement.
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Tout l’environnement Microsoft 365 en mode partagé
Teams s’appuie sur le savoir-faire de la firme de Redmond en termes de cloud et de bureautique : la solution est connectée à l’ensemble de l’environnement Microsoft 365, qui donne accès à PowerPoint, Excel, Word, Outlook ou encore OneNote dans leurs versions dématérialisées. Cela permet aux utilisateurs de créer des fichiers et de jouir d’une collaboration au sein d’un environnement qu’ils connaissent déjà, tout en partageant leurs documents avec leurs collègues, par le biais du stockage en ligne OneDrive. De cette manière, il est possible de mettre en place des démarches de travail collaboratif sur des fichiers que plusieurs personnes peuvent modifier et commenter en direct, et éviter ainsi les transferts de documents par mail ou la multiplication des versions d’un même document.
Le résultat est non seulement plus fluide, mais également plus sécurisé, puisque OneDrive permet de protéger les fichiers stockés, notamment par l’intermédiaire d’un chiffrement. Évidemment, chaque collaborateur dispose également de la possibilité de travailler hors connexion sur l’ensemble des fichiers, lorsque la situation l’exige.
Un système de visioconférence poussé
Microsoft Teams s’articule également autour de sa solution de visioconférence, un outil riche d’enjeux pour les entreprises, à l’heure du télétravail et des objectifs de réduction de l’empreinte carbone. La visioconférence de Teams permet notamment aux collaborateurs d’avoir recours à la fonctionnalité de partage d’écran, pour ainsi partager documents et présentations en direct avec leurs collègues, et ainsi rendre les échanges plus fluides et interactifs. Cette fonctionnalité est disponible aussi bien pour les appels que pour les réunions en ligne Microsoft Teams : de quoi s’assurer que la dynamique de l’équipe est toujours présente, même à distance.
Et si le collaborateur participe à la réunion depuis son domicile, et qu’il veut concentrer l’attention sur lui-même et non sur son environnement, il peut utiliser la fonction «floutage d’arrière-plan» ou bien «changement de décor» : ces propositions portent bien leur nom et permettent de préserver l’intimité de l’intervenant, qui peut ainsi travailler depuis n’importe quelle pièce de son domicile en toute discrétion. Par ailleurs, lorsque les personnes présentes lors d’une réunion virtuelle sont nombreuses, Teams met à disposition des fonctionnalités très utiles, comme celle permettant de lever virtuellement la main pour organiser l’ordre des interventions. Il est aussi possible d’envoyer des vignettes vidéo, des emoji et des GIF pendant la réunion.
L’autre avantage de la visioconférence de Teams, c’est qu’elle s’adapte à tous les besoins et toutes les ambitions : les TPE et les PME peuvent s’en servir pour organiser des réunions entre collaborateurs ou des rendez-vous virtuels avec des clients et des prospects, et les entreprises plus conséquentes peuvent inviter jusqu’à 10 000 participants à des séminaires virtuels de très grande envergure. De quoi satisfaire tout le monde, toujours sans laisser de côté les performances et la sécurité. Les entreprises peuvent même aller encore plus loin, en remplaçant leur système de téléphonie classique par Teams, à travers une migration accompagnée par les experts de Microsoft. Un pas supplémentaire vers l’avenir des télécommunications, et une solution permettant de faire toujours plus d’économie.
Microsoft Teams, tourné vers l’avenir
Enfin, si Teams présente déjà de très nombreux atouts pour toutes les entreprises, la solution de Microsoft ne compte pas s’arrêter là : sa feuille de route affiche des dizaines de fonctionnalités et améliorations en cours de développement, et des mises à jour sont réalisées tous les mois, pour étoffer toujours plus l’expérience utilisateur et ainsi offrir aux entreprises des outils efficaces et pertinents, en accord avec leurs besoins quotidiens. Autant de bonnes raisons de privilégier Microsoft Teams pour la visioconférence et le travail collaboratif.
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