Imprimer des documents volumineux

Voici quelques techniques pour optimiser l’impression d’un texte ou d’un tableau occupant plusieurs dizaines de pages. Vous trouverez également, dans le guide pratique “ Imprimer moins cher ”, page 108, quelques conseils de même nature.

Avec Word 2007

Choisissez les pages à imprimer

Dans la boîte de dialogue Impression, vous pouvez préciser quelles pages vous comptez imprimer. Pour cela, cochez Pages et, dans le champ voisin, utilisez les tirets pour indiquer un intervalle de numéros de pages et les points-virgules pour ajouter des pages discontinues à la liste. Par exemple, pour imprimer les pages 20, 21, 22, 23, 27, 32, 33 et 34, saisissez 20-23 ; 27 ; 32-34.

Ajoutez l’aperçu dans la zone de lancement rapide

La commande Aperçu avant impression est un auxiliaire précieux pour les tableaux volumineux… mais peu accessible. Pour l’avoir en permanence sous la main, ajoutez-la à la Barre de lancement rapide. Pour cela, cliquez sur la flèche placée à droite de cette barre et cochez Aperçu avant impression. Notez que cette manipulation s’applique aussi à Excel.

Évitez de gaspiller du papier

Contrairement à une idée souvent exprimée, l’aperçu, dans Word, n’est pas une fenêtre figée : même dans ce mode, vous pouvez continuer à modifier le texte ou sa mise en page. Pour cela, quand l’aperçu est affiché, décochez l’option Loupe : le curseur apparaît maintenant dans le texte et vous permet de le modifier. Pour agrandir ou réduire les pages (et donc le nombre de pages affichées), maintenez la touche Ctrl et faites tourner la molette de la souris.

Avec Excel 2007

Définissez une zone d’impression

Par défaut, quand vous lancez la commande d’impression, elle s’applique à toute la feuille. Si vous ne devez imprimer régulièrement qu’une ou plusieurs portions de la feuille, créez une zone d’impression. Pour cela, sélectionnez la première portion à imprimer, activez le menu Mise en page, cliquez sur Zone d’impression puis choisissez Définir. Le cas échéant, sélectionnez une autre zone, cliquez sur le même bouton et choisissez Ajouter à la zone d’impression. Ajoutez ainsi tous les champs à imprimer. Désormais, seules les zones ainsi définies seront éditées (une zone par page). Pour revenir à la situation antérieure, cliquez sur le même bouton et choisissez Annuler.

Modifiez les sauts de page

Vous comptez imprimer un grand tableau, mais vous ne savez pas comment les pages seront découpées. Excel vous permet de voir et de modifier la pagination. Activez le menu Affichage et cochez Aperçu des sauts de page. Des traits bleus horizontaux ou verticaux symbolisent l’endroit où les pages seront coupées. Au besoin, déplacez ces traits à la souris pour modifier les sauts de page. Si nécessaire, Excel ajuste le taux de zoom, par exemple pour réduire la taille, à l’impression, d’une page dans laquelle vous avez mis de nombreuses lignes. Pour modifier le taux de zoom de cet aperçu, maintenez la touche Ctrl et faites tourner la molette de la souris.

Imposez un nombre de pages

Sur votre tableau, la dernière page ne comporte qu’une seule ligne. En réduisant légèrement la taille des pages, vous pourrez éviter ce gaspillage. Pour cela, activez le menu Mise en page et cliquez sur le bouton placé à droite du texte Mise en page. Sélectionnez l’onglet Page, cochez Ajuster et, dans les deux champs voisins, spécifiez le nombre de pages en largeur puis en hauteur sur lesquelles l’impression doit se faire. Enfin, validez par OK.