Externaliser la gestion des achats généraux sur une place de marché

Optimiser la gestion de ses achats généraux grâce au web (e-procurement) fait partie des grandes tendances de ce début d’année. Le e-procurement, tout le monde en parle, à commencer par les éditeurs de progiciels de gestion qui, les uns après les autres, lancent des modules spécifiques intégrés à leur offre.Mais pour l’heure, les clients ne semblent pas se bousculer au portillon. “L’investissement est beaucoup trop élevé par rapport aux gains que l’on peut réaliser avec des achats non stratégiques pour l’entreprise, estime Sylvain Poncet, chef de projet chez MGE UPS Systems. De toute façon, nous n’aurions pas pu installer ce type de module, car nous n’avons pas de PGI unique dans notre système d’information.”Les modules de gestion des approvisionnements n’ont pas non plus séduit l’institut de recherche ESRF, qui gère le synchrotron de Grenoble, pourtant utilisateur d’Oracle Applications : “Nous avons développé nous-mêmes une extension spécifique sur le PGI, pour gérer les demandes d’achat de tous nos scientifiques et mettre en place les circuits d’approbation de ces demandes. Utiliser le module Oracle eProcurement était impossible car nous aurions dû l’interfacer avec les catalogues de nos fournisseurs [pour le matériel de production et hors production, Ndlr], qui se comptent par milliers !”

Des fonctions de gestion en mode FAH

En proposant directement sur leur plate-forme des services de gestion des achats, des places de marché, à l’image de Logic Achat ou Avisium (architecturée autour de mySAP. com), attirent en revanche bon nombre d’entreprises.“Logic Achat est notre unique interlocuteur, jusqu’à la livraison. Nous avons même demandé à cette société de prendre en charge les litiges que nous pourrions avoir avec des fournisseurs”, souligne Sylvain Poncet. “Nous ne recevons plus qu’une seule facture par mois, ce qui simplifie beaucoup la comptabilité !”, renchérit l’avocat David Gilbert-Desvallons, utilisateur d’Avisium. Celui-ci envisage d’exploiter bientôt les fonctions de gestion des processus d’approbation des commandes.Ainsi, tous les membres de son cabinet pourront passer en ligne leurs propres commandes, qui seront ensuite soumises à sa validation. Chez MGE UPS Systems, le circuit d’approbation est parfaitement formalisé : “Tous les utilisateurs se connectent à la page d’accueil de Logic Achat, qui a d’ailleurs été personnalisée selon notre charte graphique. Pour constituer leur panier, ils peuvent récupérer une commande type ou naviguer au sein du catalogue général et de notre catalogue privé, où nous avons répertorié du matériel estampillé MGE UPS [papier à en-tête, objets publicitaires, etc. , Ndlr]. Suivant le montant, la commande est aiguillée vers un supérieur hiérarchique qui pourra la valider ou la refuser. Dans ce dernier cas, il peut même ajouter des commentaires pour justifier son refus.”À l’heure actuelle, le supérieur doit encore se connecter régulièrement sur le site pour voir si des commandes sont en attente d’approbation ; mais Logic Achat est en train de développer un système d’alerte par courrier électronique. Une fois validées, les commandes sont intégrées à la cha”ne logistique de la place de marché qui en est propriétaire. Les livraisons sont regroupées les mardis et vendredis. La facture, unique et mensuelle, n’est en revanche pas encore intégrée au système de comptabilité de MGE UPS Systems : “Elle nécessite d’être saisie de nouveau, mais nous travaillons à son intégration automatique dans notre comptabilité”, précise le chef de projet.

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