Voici la rentrée, et avec elle, son cortège de nouvelles activités pour toute la famille. Gérer ce petit monde demande de l’organisation : les agendas partagés de Google sont là pour vous aider. Google Agenda est un service de gestion du temps. Simple et rapide à utiliser, il prend toute sa valeur quand il est partagé entre plusieurs utilisateurs. Idéal pour centraliser au sein d’un calendrier commun et parental les rendez-vous et les activités de tous les enfants
Nicolas Robaux
Étape 1 : ouvrez les comptes et validez les calendriers
1 Pour utiliser les calendriers Google, il faut un compte Google par membre de la famille. Si ce n’est déjà fait, rendez-vous sur http://mail.google.com.Si vous y étiez déjà personnellement connecté, cliquez en haut à droite sur Déconnexion, puis sur Créer un compte :Remplissez le formulaire qui s’affiche pour chacun de vos proches non inscrit. L’étape finale vous amène dans l’interface Gmail.2 Cliquez, en haut à gauche, sur Agenda. Vérifiez que le fuseau horaire est correct puis cliquez sur Continuer. Vous arrivez dans l’interface principale de Google Agenda. A gauche, Mes agendas (ceux que vous pouvez consulter, modifier et partager), et Autres agendas (que vous pouvez seulement consulter et modifier) :
Étape 2 : mettez en commun les calendriers
1 Dans notre scénario, vous êtes un parent qui veut avoir accès au calendrier de ses trois enfants. Dans le champ Ajouter l’agenda d’un ami de votre calendrier, saisissez l’adresse Gmail d’un de vos enfants et validez par Entrée. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur Envoyer la demande, sans vous préoccuper de personnaliser la demande d’autorisation :2 Votre enfant doit alors ouvrir dans son Gmail la demande d’autorisation et cliquer sur le lien fourni. Dans l’écran Partager cet agenda qui apparaît alors, il doit régler les Paramètres d’autorisation sur Apporter des modifications aux événements, puis cliquer sur Ajouter la personne et valider enfin par Enregistrer. Vous pouvez maintenant rafraîchir la page de votre agenda via la touche F5 pour voir apparaître l’agenda de vos enfants dans la section Autres agendas.3 Renouvelez ces deux étapes autant de fois qu’il y a d’enfants à gérer.
Étape 3 : personnalisez les affichages
1 Pour distinguer les différents agendas dans votre interface, vous pouvez attribuer des couleurs à chacun. Cliquez sur la petite flèche en regard du nom de l’agenda de chaque enfant, puis sur un carré de couleur de votre choix :2 Vous pouvez aussi renommer les agendas pour qu’ils soient plus lisibles. Cliquez à nouveau sur la petite flèche, puis sur Paramètres de l’agenda. Dans le champ Nom de l’agenda, saisissez un nom plus explicite que la simple adresse mail, puis validez par Enregistrer :
Étape 4 : ajoutez un événement et partagez-le
1 Vos enfants peuvent naturellement ajouter un événement à leur calendrier. Dans l’affichage Semaine, en cliquant sur l’horaire d’un jour précis, puis sur Modifier les détails de l’événement, et enfin sur Enregistrer, ils peuvent opter pour une périodicité Toutes les semaines, idéale pour une activité extrascolaire.2 Automatiquement, l’événement apparaît dans votre agenda, dans la couleur choisie. Vous pouvez cliquer dessus pour en lire les détails.
Étape 5 : evitez les chevauchements
Grâce à la centralisation des agendas de vos enfants vers le vôtre, vous pouvez vous apercevoir que des événements se chevauchent et vous organiser en conséquence. Par exemple, en cliquant, à l’aide de la souris, sur la zone colorée supérieure et en maintenant le bouton gauche appuyé, vous déplacerez un rendez-vous ; ou vous l’allongerez en étirant la bordure inférieure du rendez-vous :Vous pourrez enfin le modifier complètement en cliquant dessus puis, dans la fenêtre qui apparaît, sur Plus de détails. Il est ainsi possible d’ajouter des invités qui se chargeront du transport et seront avertis par mail de cet événement.
Étape 6 : inscrivez un événement privé
Attention ! En vous autorisant à modifier leur agenda (partage de type Apporter des modifications aux événements), vos enfants ne pourront malheureusement pas créer d’événements privés. Vous pourrez voir l’ensemble de leurs rendez-vous. S’ils le souhaitent, nous conseillons aux enfants de créer un nouvel agenda qui ne sera pas, cette fois, partagé. Il leur suffit de cliquer sur Ajouter dans la section Mes agendas puis de donner un Nom, une Description à ce nouvel agenda, et cette fois ne rien remplir dans le paragraphe Partager avec des personnes en particulier. Il leur suffit de valider avec le bouton Créer l’agenda. €
Étape 7 : importez un agenda de vacances scolaires
1 Qui pourrait oublier les vacances ? Pour les intégrer dans le contrôle des activités, vous devez aller sur http://education.gouv.fr/pid184/calendrier.html, localiser votre zone en cliquant sur la carte, cliquer sur le lien adéquat dans l’encadré Le calendrier scolaire au format iCalendar afin de télécharger le calendrier au format.ics :2 Puis dans votre agenda, section Autres agendas, cliquez sur Ajouter, Importer l’agenda, Choisissez un fichier et ouvrez le fichier.ics que vous venez de télécharger. Choisissez votre calendrier perso puis cliquez sur Importer. Voilà les vacances intégrées. Bonne rentrée !
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