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Démarrage timide pour la dématérialisation des fiches de paie

Depuis mai 2009, une loi fixe un cadre général à la dématérialisation de la remise des fiches de paie aux salariés. Mais la plupart des entreprises sont davantage en phase de réflexion que de réalisation de ces projets.

Marie Jung

01 Informatique

le 08/10/2009 à 00h00

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Les faits

Le site web de la Fédération nationale des tiers de confiance (FNTC) délivre 10 idées fausses sur la dématérialisation des bulletins de paie et 15 bonnes raisons de la mettre en œuvre.

L'analyse

Lancé depuis plusieurs années dans une démarche de simplification et de clarification des procédures, l'Etat a promulgué, en mai 2009, une loi sur la dématérialisation des bulletins de salaire : “ Lors du paiement du salaire, l'employeur remet (…) une pièce justificative dite bulletin de paie. Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données. ”

Des solutions sont pourtant d'ores et déjà disponibles

Plutôt floue sur la mise en application de la dématérialisation, la loi est donc sujette à interprétation, et encore peu utilisée. Certains éditeurs proposent déjà leurs solutions, qu'il s'agisse de nouveaux acteurs – tel la start up Novapost qui fait appel à IBM comme tiers archiveur – ou de plus anciens – comme STS Group, Data-Syscom en partenariat avec Cecurity.com, ou e-Paye, fournisseur de portail RH, allié à Novapost. D'aucuns préfèrent réfléchir aux conditions de dématérialisation avant de lancer leurs solutions, à l'image de Cegid qui étudie la pertinence d'un partenariat, ou de Doc@post qui propose déjà un service en test à certains de ses clients, mais qui ne dispose pas encore d'offre packagée.

Les problématiques techniques rejoignent, pour partie, celle de la dématérialisation fiscale des factures, où le document électronique remplace le papier comme document à valeur légale. Les sociétés devront être capables de gérer les deux types de bulletins : électroniques et papier. Les questions auxquelles il faut répondre sont liées à l'authentification, à la remise électronique du bulletin au salarié, au chiffrement, et au format d'archivage.

Les entreprises doivent légalement conserver les bulletins pendant cinq ans. Une partie d'entre elles les archive déjà sous forme électronique. Seules leur remise et leur conservation par le salarié manquent donc. “ La notion de coffre-fort électronique est nouvelle pour les salariés ”, explique Pascale Boyaval, directrice marketing activité ressources humaines de Cegid. Des éditeurs comme Novapost sous-traitent l'archivage à valeur probatoire à des tiers archiveurs et se chargent de créer une enveloppe de preuve attachée au document certifiant son intégrité. L'utilité ou non d'une signature électronique au moment de l'émission de la fiche de paie est aussi discutée. Pour Denis Kientz, expert au sein du département innovation et développement de SVP, “ un certificat de niveau 3 pourrait s'avérer utile dans la mesure où il garantit l'intégrité des données et l'identité de l'employeur. ”

Un comité pour normaliser la dématérialisation

Le pourcentage de salariés qui choisissent le format électronique semble relativement important (65 % selon Novapost, 80 % selon STS Group), mais devrait être très différent selon le domaine d'activité et le profil des employés. De toute façon, l'entreprise a tout intérêt à s'assurer que la solution fournie par l'éditeur ou le prestataire de services respecte la loi. Dans le cas contraire, elle risque d'être considérée comme responsable lors d'un litige.

Un comité Afnor a été créé afin de définir une norme liée à la dématérialisation des fiches de paie. Il se réunira pour la première fois courant octobre, et rassemblera des éditeurs et des acteurs du domaine comme la FNTC, la Fedisa (Fédération de l'ILM, du stockage et de l'archivage), l'Aproged (Association des professionnels du numérique) et la SDDS (associations d'éditeurs pour la simplification et la dématérialisation des données sociales). La norme NF Z42-013 sur l'archivage légal sera sûrement utilisée. D'autres problèmes spécifiques aux fiches de paie, telle la pérennité du document en cas de changement d'employeur, devraient aussi faire l'objet d'une réflexion.

Le démarrage du comité est cependant un peu houleux, certains lui reprochant un lien trop fort avec la start up Novapost. La plupart des acteurs du domaine s'accordent cependant à dire, comme Claude Portman, directeur général d'e-Paye, que “ la loi aurait pu aller plus loin ; la confiance n'est pas encore suffisante pour inciter les entreprises à mettre en place la dématérialisation des fiches de paie. ”

L'avis de l'expert : Vincent Jamin, administrateur de la FNTC et directeur général d'Orsid, filiale de Doc@post

“ La Loi se borne à fournir le cadre général ”

“ Elle énonce trois règles sans préciser comment les appliquer. D'abord, remettre un bulletin de paie électronique à un salarié est autorisé. Ensuite, l'accord de l'employé s'avère nécessaire. Enfin, les conditions de remise doivent garantir l'intégrité du document. ”

“ La FNTC fait certaines préconisations ”

“ Il s'agit de lever les interrogations liées à la mise en application de la loi. Il est ainsi préférable que l'accord du salarié soit formel – un avenant au contrat de travail, par exemple. Concernant l'intégrité du document, le texte de loi est une déclinaison métier très proche de tout ce qui a trait à l'archivage électronique, parfaitement maîtrisé par les acteurs du marché. Un label FNTC garantit le respect des normes et l'interopérabilité de l'archivage. Pour la remise du bulletin, le courriel n'offre pas de garantie de sécurité suffisante, contrairement au dépôt dans un coffre-fort électronique. ”

“ Des problématiques sont cependant spécifiques à la dématérialisation des bulletins de paie ”

“ Il va falloir gérer le mouvement des salariés. Comment auront-ils accès à leur bulletin de paie après leur départ d'une entreprise qui leur remettait leur bulletin électroniquement ? Cette problématique s'avère particulièrement sensible dans l'intérim. ”

2 questions à… : Isabelle Dezaniaux, directrice du service RH du cabinet de conseil SVP

Pourquoi les entreprises sont-elles réticentes ?

“ Leurs hésitations découlent des incertitudes liées à la mise en place de la dématérialisation : comment récolter l'accord du salarié, par exemple ? Nous conseillons d'informer le comité d'entreprise et l'ensemble du personnel. De plus, le pourcentage d'employés susceptibles d'accepter la remise électronique étant incertain, les entreprises ont du mal à évaluer la rentabilité du projet. ”

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

“ Bien perçu, le format électronique est considéré comme pérenne. Les bulletins sont souvent déjà informatisés, mais seul le papier reste facilement accessible. Avoir à disposition les bulletins de paie électroniques serait un gain de temps. ”