L'armée de terre déploie son SIRH au pas cadencé
La mise en œuvre du plus important système d'information de gestion des ressources humaines français a nécessité une organisation sans faille et la parallélisation de nombreux chantiers.
01 Informatique
le 24/09/09 à 00h00
Opération SIRH à la DRHAT. En 2002, la direction des ressources humaines de l'armée de terre (DRHAT) anticipe l'obsolescence fonctionnelle et technique de son application de gestion du personnel. “ Le système nécessitait beaucoup de ressaisies. Les données étaient intégrées dans l'application à un niveau régional après des échanges d'informations entre les services locaux, régionaux et le service RH central réalisés par courriels voire par courriers internes ”, relate le capitaine Frédéric Lardoux, officier communication de la direction.
La redondance de saisie incite l'armée de terre à revoir l'informatique mais aussi toute l'organisation du processus concernant les ressources humaines, qu'elle veut plus rationnelle et plus collaborative. La DRHAT pose les principes d'une gestion rapprochée du personnel, d'une saisie unique au plus près de la source et d'un outil de gestion global (gestion des dossiers, de l'orientation, des départs, de la notation…). L'aboutissement de cette réflexion est consigné dans un cahier des charges, qui ne débouchera pas sur un marché public, mais dont la teneur permettra à la DRHAT d'être particulièrement motrice par la suite.
En 2003, l'Etat annonce la mise en place de sa loi de modernisation, dont l'un des objectifs est de mutualiser certains services de ministères à des fins de rationalisation. Sous l'impulsion de la DGME (Direction générale pour la modernisation de l'Etat), l'armée de terre ainsi que les ministères de la Justice, de l'Intérieur et des Affaires étrangères réfléchissent à la mise en œuvre d'un noyau commun interministériel de gestion des RH. L'idée est d'identifier le plus petit dénominateur commun des règles de gestion de ces ministères afin de bâtir le socle commun.
Un socle commun personnalisable
A l'issue de cette réflexion, un appel d'offres est lancé pour le choix du progiciel. La DGME retient la solution de SAP, MySAP ERP HCM (Human Capital Management). “ Trois raisons à ce choix : sa large couverture fonctionnelle, son étendue à d'autres aspects que ceux des ressources humaines et son prix ”, explique le lieutenant-colonel Marc Perruchot-Triboulet, l'un des responsables du projet SIRH. Une fois la solution de base déterminée, à charge ensuite pour chaque ministère de personnaliser l'application en fonction de ses besoins propres. L'armée de terre baptise son projet Concerto. Neuf groupes de travail – affectation, emploi (référentiels), gestion des temps et des départs, administration, formation, orientation, notation, promotion –, constitués chacun d'une dizaine de personnes rattachées à des fonctions RH, s'engagent dans une analyse des besoins fonctionnels et organisationnels.
Un nouvel appel d'offres sur performance est lancé. Quatre des plus grands prestataires de services répondent : Capgemini, Accenture, IBM et Logica. C'est ce dernier qui est choisi. Le directeur du compte ministère de la Défense de Logica, Thierry Saudreau, se souvient : “ Ce fut un travail important. Pour élaborer notre proposition, nous avons mobilisé 10 à 12 personnes pour chacune des phases du projet (reprise de données, conduite du changement, conception générale, conception détaillée…), soit approximativement 300 jours/homme. Nous avons ensuite défendu nos préconisations devant l'armée de terre dans le cadre du dialogue compétitif au cours de trois oraux d'une journée chacun. ” Une véritable course contre la montre s'engage car, pour des raisons opérationnelles, le délai de vingt-quatre mois prévu dans le cahier des charges est réduit à dix-sept mois. Un challenge auquel s'ajoute le choix d'une bascule de type big bang. Une soixantaine de consultants de Logica, avec des pics pouvant atteindre une centaine, s'installent dans les locaux de l'armée de terre, boulevard de Port-Royal à Paris. Deux étages sont aménagés : l'un est réservé aux prestataires, l'autre aux trente responsables (ressources humaines et informaticiens de l'armée de terre) mobilisés en permanence sur le projet.
Un dialogue rapproché entre MOA et MOE
“ Nous voulions préserver une certaine indépendance entre les équipes, tout en étant suffisamment proches géographiquement pour garantir une véritable cohésion d'équipe ”, souligne le lieutenant-colonel Marc Perruchot-Triboulet. “ D'ailleurs, précise Thierry Saudreau, des travaux conjoints tels que la reprise de données nous ont obligés à rapprocher parfois plus encore la maîtrise d'ouvrage (MOA) et la maîtrise d'œuvre (MOE). Il était essentiel au regard du délai imposé que l'information circule et qu'il y ait une grande transparence entre les deux équipes. ” Une grande transparence et une interactivité aussi importante que nécessaire. Un tableau de bord consignant les difficultés rencontrées par les équipes dans les phases critiques du projet est ainsi installé dans le bureau du chef de projet MOA. Et tous les matins, lors d'une réunion entre les chefs des deux maîtrises, sont abordées les difficultés à régler en priorité. Ainsi, le prestataire n'a pas à attendre les réunions de comité de pilotage, plus espacées, pour remonter certains problèmes.
Pour mener à bien ce projet, les chantiers sont menés en parallèle. Pendant qu'une équipe adapte le noyau commun aux processus de gestion RH spécifiques de l'armée de terre, une autre définit les profils utilisateurs, une troisième travaille à la reprise des données, une quatrième à l'élaboration d'un plan pour favoriser les conditions techniques de mise en service (adaptation des performances réseaux), une cinquième à la conception générale, une autre encore à la conception détaillée… Sans négliger l'aspect conduite du changement. “ Ce projet a été un vrai bouleversement organisationnel. Il a modifié en profondeur la façon de travailler de milliers de gestionnaires ”, poursuit le directeur de compte chez Logica.
Un de ces groupes s'est donc focalisé sur la façon d'informer, de former et d'accompagner les 10 000 utilisateurs sur les nouveaux outils comme sur les nouveaux processus. “ Chaque gestionnaire a dû acquérir un nouveau réflexe : la saisie de l'information en temps réel, explique le lieutenant-colonel Marc Perruchot-Triboulet. Pour cela, ils ont été très tôt impliqués dans le développement du projet et ont été sollicités pour tester l'ergonomie du site au fur et à mesure des réalisations. ”
Un système en perpétuelle mutation
Logica s'est chargé de l'apprentissage du nouveau système auprès de 250 primoformateurs, qui ont été chargés par la suite de délivrer leur savoir à leurs collègues. Parallèlement, une cellule baptisée ultérieurement Condorh (correction nationale des données RH) a été mise en place, avec pour triple mission de centraliser tous les fils d'incidents remontés par les gestionnaires, de les aider dans la prise en main de l'outil et de les guider pour la saisie de certaines corrections.
“ Le 4 décembre 2007, les 10 000 utilisateurs RH ont basculé sur Concerto, l'ancien système ayant été arrêté ”, précise le lieutenant-colonel Marc Perruchot-Triboulet. “ Des informations sur le logiciel sont toujours régulièrement diffusées sur un site dédié de l'intranet de l'armée de terre. Des évolutions sont actuellement en cours sur l'ensemble du processus de gestion avec la création d'un self-service permettant aux administrés de consulter certaines données personnelles de leur dossier. ”
L'intégration de la solde puis des pensions est également en cours de réalisation. A terme, les événements saisis à tous les niveaux de la chaîne RH seront transmis à un système interarmées du calcul de la solde (nom de code : Louvois). Une autre extension du projet concerne la dématérialisation de certaines pièces administratives (extraits de naissance, actes de mariage, décisions de promotion, de mutation, etc.) et leur disponibilité au sein de Concerto. Au volet numérisation de ce projet de gestion documentaire s'ajoute bien sûr la prise en compte de la problématique de l'archivage des pièces correspondantes et de la certification des transactions. En attendant, Concerto, qui est le plus important SIRH français implémenté à ce jour, s'est vu récompensé en juillet dernier du trophée de l'innovation lors des Victoires de la modernisation de l'Etat. Mission – bien – accomplie !
Un projet de grande envergure
17 mois de réalisation après quatre ans d'études.
14 000 jours/homme.
15 M d'euros
250 000 personnes gérées (135 000 personnes en activité réparties sur 500 sites et 115 000 réservistes ou en disponibilité), soit 500 000 actes de gestion par an, dont 35 000 mutations, 15 000 formations
10 000 utilisateurs.
Les moyens de la conduite du projet
Plus de 5 000 gestionnaires RH consultés dans les phases de réflexion.
20 gestionnaires RH et 10 informaticiens dédiés en interne à partir de juillet 2006.
60 personnes de Logica (avec des pointes à 100).
20 formateurs pour former 250 administrateurs locaux devenus les primoformateurs des 10 000 utilisateurs du système.
Le calendrier du projet
2002 : décision du remplacement du logiciel de RH.
2003 : cahier des charges et appel d'offres. La solution de SAP est retenue pour le noyau interministériel (armée de terre, Justice, Intérieur, Affaires étrangères)
2004 : lancement de Concerto : neuf groupes de travail sont créés pour conduire les réflexions sur les aspects fonctionnels et organisationnels de la GRH propre à l'armée de terre devant se greffer sur le noyau commun
2005 : cahier des charges et appel d'offres sur performance. Choix de Logica.
Juillet 2006 : installation des équipes dans les locaux de l'armée de terre, boulevard de Port-Royal.
Avril 2007 : début des phases de recettes :
jusqu'en août 2007 : construction des processus et de l'infocentre.
jusqu'en septembre 2007 : réalisation des interfaces.
jusqu'en novembre 2007 : reprise des données.
De juin à novembre 2007 : réalisation de l'architecture technique
De la mi-août à novembre 2007 : formation des utilisateurs en trois vagues successives.
4 décembre 2007 : bascule de l'ancien système vers Concerto.
L'avis de l'intégrateur : Thierry Saudreau, directeur du compte ministère de la Défense chez Logica
“ Le démarrage du projet a été sportif ”
“ Lorsque nous avons commencé à travailler sur le paramétrage de la couche supérieure des outils de RH pour les adapter à l'armée de terre, l'équipe de SAP n'avait pas achevé le développement des spécificités du noyau interministériel. En effet, bien qu'adaptée au secteur public, la solution MySAP ERP HCM devait subir un certain nombre d'aménagements. ”
“ La mobilisation a été forte en MOA, en MOE, ainsi que chez l'éditeur ”
“ Dans le cadre des paramétrages liés au projet Concerto, nous avons étroitement collaboré avec l'éditeur pour qu'il inclue en natif certaines fonctionnalités telles que la saisie de masse sur certains paramètres – prime, avancement… – ou encore les spécificités des barèmes de l'armée de terre dans le système de notation. Tout au long du projet, SAP, qui s'est fortement impliqué, a traité les points propres au logiciel. ”
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