La mairie d'Aix-en-Provence passe au web 2.0
Pour étendre l'usage du travail collaboratif, cette collectivité territoriale a migré son intranet vers un portail du type Netvibes fourni par LibreAir, après avoir mis à jour sa messagerie Groupwise.
01 Informatique
le 10/09/09 à 00h00
Equipée d'un intranet depuis 1996, la mairie d'Aix-en-Provence décide de se mettre au web 2.0 à la fin de 2008. Ce choix de la direction générale s'appuie sur la volonté de décloisonner les projets et de faciliter le partage des connaissances entre les différentes équipes, sur les projets d'aménagement par exemple.
Le parc informatique de la collectivité comptant 2 200 machines connectées en réseau (1 400 localisées dans des bâtiments municipaux et 800 réparties dans les 78 écoles municipales) le partage des fichiers s'effectue jusqu'ici essentiellement par répertoire ou par courriel. La mairie dispose déjà depuis longtemps des deux briques nécessaires – le logiciel de travail collaboratif Groupwise 7 de Novell et un intranet maison – mais doit les adapter aux nouveaux objectifs. Elle décide donc de migrer vers la version 8 de Groupwise (1 500 licences) et de porter son intranet vers la solution de la société LibreAir, fondée sur l'outil open source Portaneo et utilisant UWA (Universal Widget API), capable de communiquer avec des portails tels qu'iGoogle ou Netvibes.
L'objectif : un changement en douceur
La DSI commence par la migration de Groupwise. La nouvelle version de la messagerie facilite la personnalisation de l'espace de travail et l'utilisation des flux RSS. Les courriels deviennent alors accessibles depuis l'intranet. Mais, comme l'explique Jérôme Richard, directeur des systèmes informatiques de la mairie, “ nous ne voulions pas brusquer les utilisateurs. ” Le passage à la version 8 s'est donc fait avec le souci de laisser les employés adopter à leur rythme les nouvelles fonctionnalités, notamment celles orientées web 2.0. “ Nous avons mis en place des formations pour expliquer ces nouvelles fonctions. ”
Même philosophie pour l'intranet, la solution de LibreAir étant équivalente à un portail Netvibes ou iGoogle. L'équipe informatique a travaillé afin que la page d'accueil du nouvel outil ressemble à celle de l'ancien, tout en offrant un certain degré de personnalisation : option de fermeture des widgets, ajout d'autres modules, tels ceux récupérant les données des logiciels de gestion des ressources humaines.
Chef de projet aux ressources humaines de la mairie, Charles Bono, explique :“ Nous avons aussi proposé des widgets ludiques pour amener les utilisateurs à se servir de la nouvelle configuration. L'un d'entre eux, par exemple, dresse la liste des dates d'anniversaires des employés du service. ” Il compare cette démarche à celle mise en œuvre au moment de l'introduction de l'informatique : “ Nous nous étions alors beaucoup appuyés sur les jeux de Microsoft pour familiariser les gens à l'ordinateur. ”
Le choix : garder une cohérence avec l'existant
Pour la DSI, cliente Novell depuis 1990, continuer avec Groupwise était une évidence : la mairie travaille avec ce logiciel depuis 1994. Selon Jérôme Richard, les utilisateurs sont satisfaits de ces outils auxquels ils sont habitués. “ Passer à Exchange, de Microsoft, nous aurait demandé plus de ressources en administration et aurait donc coûté plus cher. ”
De plus, la migration de la version 7 à la version 8 est en grande partie automatisée. Elle s'est effectuée en une nuit. La configuration des serveurs (deux pour 1 500 utilisateurs) n'a pas nécessité de changements. En ce qui concerne l'intranet, l'existant avait été développé en interne par la DSI. “ Suite à un appel d'offres passé par la mairie, nous avons choisi la société de services LibreAir. Elle était la seule à proposer un portail web 2.0 intégrant des widgets métier d'éditeurs de logiciels pour les collectivités territoriales ”, se souvient Jérôme Richard. Peu de widgets préintégrés ont été achetés (ils sont proposés à l'unité) mais beaucoup ont – ou seront – développés par le service informatique de la mairie.
La mise en œuvre : se connecter aux bases de données
Sur le nouveau portail, des widgets HTML ont été créés pour reproduire les blocs statiques de l'intranet original, avec la possibilité de les fermer et de les déplacer. L'utilisateur peut donc rester dans une interface équivalente à la précédente. En revanche, s'il veut bénéficier réellement des fonctions 2.0 et personnaliser son espace, l'agent doit s'identifier. Son matricule, alors récupéré dans eDirectory, sert pour la gestion des accès aux bases de données des logiciels métier.
Le widget ressources humaines est ainsi connecté à Sedit Mariane, le logiciel RH de la mairie. “ L'éditeur nous a fourni le modèle conceptuel de données de sa base. Nous pouvons y accéder directement depuis nos widgets ”, explique Charles Bono. Jusqu'ici, trois de ces widgets ont été créés. Ils ne servent cependant qu'à visualiser des informations et non pas à changer les données.
Les évolutions : utiliser le module Teaming de Novell
“A terme, l'objectif est d'intégrer Groupwise 8 et le module Teaming à l'intranet ”, explique Jérôme Richard. Un widget récupérera les courriels par flux RSS. Chef de projet Teaming et gestion des bibliothèques, Yannick Casteres a commencé la prise en main du module en mai, pour définir le périmètre du projet. Une maquette a été développée pour partager des documents liés aux dépannages informatiques, faciliter l'accès aux drivers et mettre en place une base de connaissance. Dans le futur, chaque métier disposera d'indicateurs croisés (RH et finances par exemple) sur son activité à travers des widgets. Mais avant de partager les flux, la DSI préfère vérifier comment le réseau supporte le lancement du nouvel intranet et comment les utilisateurs le perçoivent.
L'entreprise étudiée
Activité : collectivité territoriale.
Lieu : Aix-en-Provence (13).
Effectif : 2 300 employés.
Budget de fonctionnement de la DSI : 500 k euros.
Permettre aux employés de personnaliser leur intranet et leur messagerie, d'échanger des documents facilement, de récupérer des données des outils métier.
Migration Groupwise 7 (Novell) à la version 8. Changement de l'intranet (développé en interne) vers le portail proposé par LibreAir.
Le mode sécurisé LDAPS n'étant pas géré par les widgets du portail, création d'une brique adéquate.
Formation de l'équipe de développeurs et apprentissage à coder les widgets de LibreAir (airgets).
Mise à jour de Groupwise : inclus dans le contrat de maintenance logicielle.
Portail LibreAir : 10 000 euros et licences Teaming (Novell) : 8 000 euros.
Le calendrier du projet
Fin 2008 : vote du budget pour l'évolution de l'intranet vers une plate-forme collaborative en mode web 2.0.
Fév.-mars. 2009 : migration de Groupwise 7 vers Groupwise 8.
Avril 2009 : formation des informaticiens à la création de widgets pour la plate-forme LibreAir.
De mai à mi-juin 2009 : installation et configuration du module Teaming.
Juil.-août 2009 : lancement du test avec la vingtaine de correspondants informatiques dans les différents services.
Sept. 2009 : lancement officiel du nouvel intranet.
Jérôme Richard : “ le portail se connecte à l'eDirectory de Novell en mode sécurisé ”
“ La connexion du portail de LibreAir à notre annuaire a nécessité le développement d'une brique supplémentaire. Le portail ne gérait que le standard LDAP mais pas le mode sécurisé LDAPS. Or notre intranet est connecté à des logiciels métier qui utilisent des données sensibles, comptables ou RH par exemple. Je voulais être sûr que les mots de passe ne soient pas récupérés lors de leur passage sur le réseau. Notre système s'étend en effet sur 127 sites, et les mêmes logins et mots de passe servent au démarrage des systèmes Novell (ouverture des postes de travail), au lancement de la messagerie Groupwise et à la connexion à l'intranet. La plupart des problèmes de piratage provenant de l'intérieur de l'organisation, il était donc indispensable de développer cette brique sécurisée. ”
Un socle pour bâtir de nouvelles interactions
Le système Groupwise et le portail interagissent avec l'annuaire eDirectory pour gérer les droits d'accès. Les widgets et les flux RSS de l'intranet peuvent être récupérés d'internet, de Groupwise ou construits à partir des données des logiciels métier.
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