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Bien exploiter Word 2007

C'est l'un des logiciels les plus utilisés au monde… et, parmi ses centaines de fonctions, certaines peuvent vous faire gagner un temps précieux. Découverte.

Vingt-six ans ! C'est l'âge de Word, ce qui en fait un des plus anciens logiciels encore utilisés aujourd'hui. Que de chemin parcouru depuis les premières versions sous MS-Dos en 1983, deux ans avant la naissance de Windows ! Au fil des versions, Word s'est enrichi d'innombrables fonctions au point de devenir un des programmes les plus complets à ce jour. Et, dans la gamme des traitements de texte « lourds », il n'y a plus guère que Writer, le logiciel de la suite gratuite OpenOffice, qui puisse prétendre tenir tête au champion.
Si l'on ne peut guère reprocher de grosses lacunes à Word, son ergonomie, en revanche, est loin de faire l'unanimité. La version 2007 en particulier, celle qui fait l'objet de ce guide, a rebuté de nombreux utilisateurs par son manque de souplesse. Le fameux Ruban, sur lequel il est impossible d'ajouter ou d'ôter des boutons, marque un recul sans précédent, comparé aux menus et aux barres d'outils des versions précédentes. Celles-ci pouvaient en effet être personnalisées de A à Z. D'où l'intérêt du logiciel Addintools qui permet de retrouver dans Word 2007 les menus de la version 2003 (voir encadré ci-dessous). Autre écueil : les commandes et les fonctions de Word sont aujourd'hui si nombreuses que la plupart des utilisateurs n'en exploitent que le quart, voire le dixième, le reste étant relégué dans des sous-menus rarement ouverts, des commandes ignorées ou des raccourcis-clavier obscurs.
Faut-il pour autant ignorer ces commandes méconnues ? Non, car certaines recèlent de véritables trésors et leur utilisation quotidienne peut vous faire gagner beaucoup de temps. Les exemples ne manquent pas. Ainsi, saviez-vous que la banale commande Rechercher/remplacer fonctionne aussi bien avec des attributs de caractères (police, taille, couleur…) qu'avec des mots ? Que le Presse-papiers Office vous permet de copier jusqu'à 24 contenus différents, puis de les coller n'importe où dans votre texte ? Que vous pouvez travailler à plusieurs sur un document en conservant l'historique des interventions de chaque relecteur ? Que vous pouvez saisir dans votre document une équation mathématique qui ressemblera comme deux gouttes d'eau à celles publiées dans les manuels scolaires ; ou encore qu'avec le mode Plan, vous pouvez « plier » et « déplier » votre document à la façon d'une carte routière ?
Ce sont tous ces usages, et bien d'autres, que nous vous invitons à découvrir dans les pages qui suivent. Pour en profiter, inutile d'être un expert : les manipulations présentées ici n'ont, pour la plupart, rien de très complexe et sont assimilables à toute personne connaissant les bases de Word, bases sur lesquelles nous ne reviendrons donc pas.
Nous terminerons ce Guide de Word par une brève présentation des macros et du langage VBA, avec lesquelles il est possible d'automatiser n'importe quel enchaînement de commandes et de créer de véritables applications « clé en main ».

Quel format de fichier choisir : DOC ou DOCX ?

Les versions successives de Word, de 97 à 2003, ont conservé le même format de fichier, le fameux DOC. La version 2007 innove en proposant un format natif différent : le DOCX. Techniquement, il s'agit d'un fichier XML compressé. L'avantage est qu'un document DOCX occupe un peu moins de place que le même texte enregistré au format DOC. Mais attention : si Word 2007 lit sans problème le format DOC, l'inverse n'est pas vrai : pour ouvrir ou enregistrer, avec une ancienne version de Word, un fichier DOCX, vous devez installer un patch, téléchargeable gratuitement sur www.microsoft.com. En outre, certaines nouveautés de Word 2007, par exemple le gestionnaire de citations, ne sont utilisables que dans des documents enregistrés au format DOCX. En les convertissant au format DOC, vous risquez de perdre quelques caractéristiques. Vous en serez prévenu par un message.

Les meilleurs add-ons pour Word 2007

Vous ne supportez pas le ruban de Word 2007 ? Retrouvez les menus des versions précédentes du traitement de texte. Pour cela, connectez-vous au site www.addintools.com, cliquez sur Français et suivez les étapes de l'Assistant. Une fois installé, Addintools ajoute à Word 2007 une commande qui donne accès à tous les menus de Word 2003. Son prix : 10 euros, avec un essai gratuit pendant 15 jours.

Cette extension, accessible directement dans les menus de Word 2007, vous permet de tracer des fonctions en 2D ou 3D, de résoudre des équations et des inégalités. La fonction de calcul littéral vous aide à simplifier une expression algébrique. Enfin, il est possible de créer et de modifier des graphiques, tableaux et représentations statistiques. L'extension est téléchargeable gratuitement sur le site www.microsoft.com/downloads.

Une fois ce programme installé, vous pouvez, par l'intermédiaire d'une boîte de dialogue, ajouter facilement dans vos documents Word, des images issues de Flickr, le site de partage de photos en ligne. Le module est téléchargeable gratuitement sur le site www.codeplex.com/Flickr4Word.

Certes, on ne peut pas vraiment parler d'un add-on ! Mais ce patch, téléchargeable sur le site www.microsoft.com/downloads, corrige certaines anomalies de Word 2007. La nouveauté la plus attendue : il est enfin possible, avec Word, de créer des documents aux formats OpenOffice et PDF.

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