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Gérer une base de données avec Excel

Excel vous permet de gérer des listes de toutes sortes, d’y rechercher des données et d’en extraire des statistiques. Le tout sans programmation et en quelques clics.

Vous devez gérer un fichier de membres d’une association, une collection de timbres, de DVD ou de bonnes bouteilles ? Pour cela, vous avez deux possibilités. Soit vous installez un logiciel de gestion de base de données (un SGBD) comme Access. Mais attention : un tel programme n’est ni bon marché (plus de 200 euros pour Access 2007), ni facile à utiliser. L’autre solution  consiste à utiliser un tableur aussi répandu qu’Excel.
Ce dernier, en effet, possède de nombreuses fonctions vous permettant de saisir ou de modifier des données dans une collection, d’en extraire des informations selon une multitude de critères, d’obtenir des données chiffrées sur la totalité ou une partie de la base. Ainsi, sur une base de films, comme celle que nous avons choisie pour illustrer ce dossier, vous verrez qu’en quelques clics, vous retrouverez facilement, par exemple, les comédies avec Alain Delon tournées avant 1980 et durant moins de 90 min, tout cela de manière très intuitive et sans apprendre de langage de programmation.
Mais que devez-vous faire pour transformer un tableau Excel en une base de données ? La réponse est simple : rien ! En effet, toute liste de données est automatiquement considérée comme une base à condition qu’elle respecte quelques règles simples de bon sens que nous détaillons dans les pages suivantes.

Partir sur de bonnes... bases

Après avoir passé en revue les techniques pour saisir, modifier et contrôler les données, nous verrons comment créer des requêtes simples, puis complexes en utilisant les fonctions du tableur. Nous détaillerons les tableaux croisés dynamiques, cette fonction réellement magique qui résume les calculs statistiques les plus complexes à quelques mouvements de souris. Enfin, nous terminerons ce guide par le partage d’une base située sur un ordinateur distant. Pour illustrer ces pages, nous utiliserons Excel 2007, qui apporte plusieurs nouveautés par rapport à la version précédente. Pour suivre et refaire nos manipulations, nul besoin d’être un expert dans le maniement du tableur de Microsoft : tout au plus faut-il en connaître les rudiments.

Les limites d’une base de données avec Excel

Excel n’est pas un “ vrai ” gestionnaire de bases de données. S’il convient parfaitement pour des collections de taille moyenne, il présente néanmoins quelques lacunes qui lui interdisent la gestion de grosses bases professionnelles :

> Nombre de fiches limité.
Bien qu’il soit théoriquement possible de saisir des données dans toutes les lignes d’une feuille de calcul (plus d’un million avec Excel 2007 !), il serait déraisonnable de dépasser quelques dizaines de milliers de fiches (une fiche correspond à une ligne). En effet, Excel travaille en mémoire vive, à la différence des vrais SGBD. Au plus petit plantage ou à la moindre coupure de courant, toutes vos modifications seraient perdues.

> Contrôle de saisie rudimentaire.
Excel vous permet de vérifier les données saisies par les utilisateurs. Mais ce contrôle reste assez sommaire. Un SGBD va beaucoup plus loin.

> Une seule table.
Excel n’est pas fait pour gérer les bases composées de plusieurs tables (par exemple Clients, Factures, Stock...). En fait, vous pourriez y parvenir partiellement avec des procédures lourdes et complexes mais votre base deviendrait trop lourde.

> Pas d’intégrité référentielle.
Un SGBD offre l’intégrité référentielle s’il interdit la suppression d’une fiche qui possède encore des liens avec des fiches présentes dans d’autres tables. Pour prendre un exemple : on ne peut pas supprimer un client s’il reste des factures à son nom. La suppression d’une fiche, dans Excel, ne donne lieu à aucune vérification de cohérence.

Téléchargez notre base d’exemple

Tout au long de ce guide, nous utilisons la même liste de films, le fichier FILMS.XLSX. Pour refaire les manipulations, vous pouvez la télécharger à l’adresse www.01net.com/oi/films.zip.

Attention : ce fichier ayant l’extension XLSX, vous ne pourrez l’ouvrir et l’éditer qu’avec Excel 2007. Si votre suite Office est antérieure à cette version, vous devrez télécharger chez Microsoft un convertisseur qui vous permettra d’ouvrir le document et de le sauvegarder au format Open XML (XLSX).

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5 - Affichez le formulaire
6 - Ajoutez des contrôles de saisie
7 - Imposez la saisie dans une liste
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9 - Faites ressortir les chiffres
10 - Triez le contenu de la base
11 - Ajoutez des critères
12 - Choisissez un ordre de tri arbitraire
13 - Protégez les données
1 - Exploitez la fonction Rechercher/Remplacer
2 - Utilisez le formulaire
3 - Utilisez les filtres simples
4 - Combinez les critères