1 - Préparez la base

Partager une base de données entre plusieurs utilisateurs distants offre de nombreux avantages. En effet, il suffit qu'une personne modifie cette base en ajoutant, changeant ou supprimant une fiche, pour que toutes les autres disposent immédiatement d'une liste parfaitement à jour. Pour mettre en place une telle structure avec Excel, vous n'avez pas besoin d'autres logiciels. Il vous suffit simplement de disposer d'une connexion à Internet et d'un espace de stockage, comme en proposent quasiment tous les fournisseurs d'accès. Supposons, par exemple, que notre sélection de films soit le contenu d'une bibliothèque de prêt. En mettant en ligne les données, il devient possible pour chacun, qu'il s'agisse de l'exploitant de la bibliothèque, ou d'un adhérent, de savoir si tel ou tel film est disponible.

Pour autant, les besoins ne sont pas les mêmes pour les différents utilisateurs. L'exploitant, par exemple, souhaitera connaître le prix du DVD. L'adhérent, au contraire, voudra afficher la durée du film. Excel vous permet d'offrir à chacun un affichage adapté à ses besoins tout en utilisant des données partagées. Il suffit pour cela de séparer le classeur en deux parties. Une partie ' données ', enregistrée dans un classeur Excel et mise sur un site en ligne ; et un second classeur, lié au premier, mais qui ne s'occupe que de ' l'affichage ' des données.

Dans ce second classeur, on peut, par exemple, effectuer des tris, extraire des informations, ou encore dessiner un graphique à partir des données. Chaque utilisateur dispose donc d'un fichier d'affichage qui lui est propre, personnalisé en fonction de ses besoins et enregistré localement sur le disque dur de son PC. Ce fichier devra être capable de se connecter automatiquement à Internet afin d'obtenir les données. A contrario, le classeur de données, lui, n'est présent que sur votre site Web.