… ils ont calculé les coûts des prestations d'une DSI
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Le problème
Pour refacturer ses prestations informatiques à ses deux membres fondateurs, l'ANPE et l'Unedic, le GIE SI Emploi a mis en place une comptabilité analytique basée sur la méthode ABC (Activity Based Costing) tel que le préconise l'Institut de la gouvernance des systèmes d'informations.
La méthode
1. Solliciter les responsables informatiques
Porté par l'équipe de contrôle de gestion du GIE SI Emploi que dirige Rochdi Moubakir, le projet rentre dans une démarche comptable. Mais pour travailler sur les coûts il est indispensable que ceux qui sont au cœur du métier du GIE, à savoir les responsables informatiques, collaborent pour délivrer leurs métriques. “ Le projet de pilotage de la performance a été impulsé par le comité directeur, dont l'un des membres était le référent direct du projet ”, note Rochdi Moubakir. Des réunions mensuelles avec ce comité sont programmées pour effectuer un suivi longitudinal. Côté opérationnel, une soixantaine de responsables informatiques sont conviés à participer au projet. Pour les sensibiliser à la méthode ABC, des séminaires sont organisés par le cabinet de conseil CSC. “ Au départ, les managers n'avaient pas conscience des bénéfices qu'ils pourraient en tirer, se remémore Rochi Moubakir. Comme mieux comprendre les coûts ou connaître leur contribution aux services délivrés par la DSI. ” A ces mêmes managers incombe une seconde mission : identifier d'autres acteurs du GIE, plus proches des opérations, qui pourraient remonter des informations terrain. Il s'agit, par exemple, des référents internes qui chapeautent les prestataires externes, tels le service d'assistance, la tierce maintenance applicative…
2. Des ateliers mixtes pour revoir le modèle
A la base de la démarche, se trouve un référentiel sur la méthode ABC rédigé par l'Institut de gouvernance des systèmes d'information, cofondé par le Cigref (Club informatique des grandes entreprises) et l'Afai (Association française des auditeurs informatiques). “ Un modèle qui a l'avantage d'être générique mais peut s'avérer trop restrictif, notamment pour la gestion du coût des applications ”, juge Régis Castet, contrôleur de gestion du GIE. Pour l'adapter, managers informatiques et contrôleurs de gestion sont réunis lors d'ateliers. Ils y échangent des informations et bâtissent le modèle. “ Vers la fin de la phase de modélisation, nous avons senti un essoufflement ; les dernières structures du GIE auraient bien voulu raccourcir les ateliers, mais nous les avons poussées à aller jusqu'au bout ”, souligne Rochdi Moubakir.
3. Regrouper les activités les plus marginales
Suite à ces échanges, le nombre d'activités de la DSI est réduit à 49, quand le modèle en prône 118. Les équipes projet décident de rassembler plusieurs activités qui, séparément, pesaient moins de 1 % de la valorisation totale. Le modèle, diffusé vers les managers sous la forme d'un support papier ou sur CD-Rom, est présenté au cours de réunions par structure ou région géographique. Moins directement concernés, les autres salariés du GIE sont prévenus par courriel et par l'intranet. En revanche, il n'y a pas de communication envers les clients du GIE. “ Au départ, nous voulions le faire, pour gérer avec eux l'impact financier de leurs demandes, sur les niveaux de service par exemple, détaille Rochdi Moubakir. La démarche était trop ambitieuse, mais devrait voir le jour l'an prochain. ”
4. Une sortie rapide de la première version
Rochdi Moubakir souhaite éviter l'effet tunnel des longs projets, parfois source de découragement. Il procède donc de manière itérative. Une version zéro d'une application de comptabilité ABC est rapidement développée avec la base de données Access de Microsoft. Avec les données bien réelles sur les coûts d'exploitation. “ Ainsi les managers ont eu une lecture directe des coûts de leur activité, de leur service. Ce qui a permis de crédibiliser rapidement la solution ”, souligne le responsable des contrôleurs de gestion. Après un appel d'offres marqué par le choix du logiciel EPO de Business Objects comme moteur de l'application, une V1 est réalisée. Les trois contrôleurs de gestion désignés administrateurs du logiciel effectuent chacun environ vingt jours de formation dans les locaux de Business Objects pour maîtriser le logiciel sur lequel tourne la V2 de l'application. Une troisième mouture viendra l'an prochain, après la fusion de l'ANPE et de l'Unedic.
GIE SI Emploi
Activité : Groupement d'intérêt économique qui assure l'informatique de l'ANPE et de l'Unedic (qui doivent fusionner en 2009).
Création : 2006.
Effectif : 1 400 employés dont 12 contrôleurs de gestion et 1 100 salariés chez les prestataires.
La refonte du système de gestion de la DSI
Mettre en place une comptabilité analytique au sein du GIE SI Emploi, en s'appuyant sur la méthode ABC (Activity Based Costing) et sa déclinaison pour les directions informatiques proposée par l'Institut de la gouvernance des systèmes d'informations.
Dans la méthode ABC, les coûts sont répartis et alloués à chaque activité de l'entité. Dans le cas d'une DSI, ces activités peuvent être la postproduction, la téléphonie, les études, la gestion des infrastructures… Mais l'application de cette méthode renvoie aussi une vision des coûts par lignes de service (projets, mise à disposition de l'environnement de travail) et pour chacun des produits informatiques utilisés par les clients externes de la DSI.
2006 : création du modèle et mise en place de la version zéro de l'application reposant sur une base de données Microsoft Access avec le modèle et les données réelles.
Octobre 2007 : mise en production de la V1.
Juillet 2008 : sortie de la V2.
2009 : arrivée attendue de la V3.
ALG, devenu Business Objects EPO, qui est rentré depuis dans le giron de SAP.
Facturation des coûts aux clients du GIE pour 2007 et 2008, auditée par un commissaire aux comptes. Le modèle offre également une plus grande lisibilité des coûts aux clients finaux, les directions métier de l'Unedic et de l'ANPE.
L'avis du consultant : Joachim Treyer, associé de Cost House
Dans ce cabinet de conseil en performance économique, il est en charge du domaine systèmes d'information.
“ Un catalogue de services orienté métier est un préalable à une démarche ABC ”
“ Celle-ci doit être tournée vers les clients de la DSI. Les services dont le coût sera évalué par la méthode ABC doivent ainsi être définis en concertation avec les métiers et rassemblés au sein d'un catalogue représentant l'offre de services de la DSI vis-à-vis de ses clients. ”
“ Une démarche ABC est un projet technico-économique ”
“ L'un de ses principaux intérêts est de faire travailler ensemble les équipes opérationnelles de la DSI et celles du contrôle de gestion. La consommation des activités par les services se mesure en effet à l'aide d'inducteurs techniques (nombre de gigaoctets ou nombre de tickets help desk, par exemple). Ce rapprochement des univers technique et économique est l'un des facteurs clés de réussite d'un projet de performance économique. ”
