L'armée de l'air met le cap sur l'open source
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Rénover une plate-forme de gestion documentaire est une opération de grande ampleur. Surtout lorsqu'elle est pilotée par le Centre de documentation technique armée de l'air (CDTAA) et que le champ d'activités s'étend à tous les systèmes d'armes et d'aéronefs, y compris les avions Rafale et A400M. Lancée il y a six ans par la direction centrale du matériel de l'armée de l'air, la Rénovation de l'outil documentaire (Rénodoc) a connu trois versions successives. Les deux premières concernaient l'outil de GED, Documentum. Mais alors que l'équipe projet démarre les travaux de la troisième version en 2005, Documentum est racheté, et le nouvel éditeur (EMC – NDLR) décide de modifier la politique de tarification du produit.
Le besoin : migrer vers une plate-forme alternative
Si Documentum était techniquement satisfaisant, la décision de l'éditeur d'imposer une licence pour chaque utilisateur place le capitaine Greppi dans une situation délicate. En effet, le système documentaire est utilisé par 83 personnes sur le site de Romorantin, avec l'appui de 200 contributeurs distants. Mais il vise, à terme, à rendre accessible à 30 000 utilisateurs l'ensemble des informations techniques par le biais du réseau Intradef. Or il est nécessaire d'intégrer la dernière version de Documentum. “ Mises bout à bout, les 30 000 licences prévues entraînaient, malgré un geste commercial de 50 %, un doublement du coût de l'opération. Notre budget ne nous le permettait pas ”, se souvient le capitaine Greppi.
Le Commandement de soutien des forces aériennes (qui pilote le CDTAA) fait alors appel à Capgemini, son intégrateur. Après des études de marché sur les solutions libres les plus adaptées, Alfresco l'emporte. “ Nous étions conscients des différences entre l'existant et ce nouvel outil, note Dominique Greppi. Mais le facteur financier donnait raison à Alfresco. ”
La mise en œuvre : un important travail d'adaptation
La migration vers une solution open source a été l'occasion pour le CDTAA de personnaliser les fonctions de sa plate-forme, mais également le moyen d'optimiser son infrastructure.
“ Il y a eu une première étape de vérification du socle. Puis nous avons réécrit le code et l'applicatif de référentiel documentaire avant de le porter sur la nouvelle plate-forme, se souvient Michel Praden, directeur de projet chez Capgemini Marseille. Pour cela, nous nous sommes appuyés sur une version bêta d'Alfresco. ” Des modifications techniques ont été apportées aux fichiers XML pour supprimer les références à Documentum. La base de données, quant à elle, est passée du modèle relationnel au modèle objet. En tout et pour tout, il a fallu une semaine pour faire migrer les données proprement dites. Toujours concernant l'infrastructure, Capgemini a aussi retravaillé le système d'indexation de fichiers et la connexion à l'annuaire LDAP qui ne fonctionnait pas correctement avec le protocole d'accès au réseau CIFS.
Concernant l'application proprement dite, des développements ont été réalisés, notamment pour optimiser les fonctions de gestion des stocks et d'impression. Enfin, une interface de visualisation en Java, développée par la société Eurodoc, a été ajoutée pour naviguer dans les documents complexes S1000D, la norme documentaire utilisée dans l'industrie aéronautique. Vu l'ampleur de ces modifications, un an et demi aura été nécessaire entre le lancement de la troisième version de Rénodoc et l'implémentation d'Alfresco.
L'exploitation : une forte granularité des droits
Alfresco est aujourd'hui pleinement opérationnel. Chacun des 30 000 utilisateurs de Rénodoc disposera par défaut de son référentiel documentaire numérique et de ses privilèges utilisateurs. Les 21 000 documents concernés sont classés méthodiquement et enregistrés aux formats PDF ou XML. Certains d'entre eux sont parfois conservés au format papier et accessibles sous forme numérique (.jpg ou .tiff). Pour le CDTAA, il était important d'avoir une gestion forte de ces contenus. Et Alfresco a rempli ce contrat. “ Le verrouillage et la gestion des versions des documents sont très performants ”, dit Dominique Greppi. Les utilisateurs peuvent accéder au document tout au long de son cycle de vie, de son entrée en service jusqu'à son abrogation.
Les écueils : bugs et nouvelles habitudes de travail
“ La nouvelle façon de gérer avec Alfresco m'a un peu dérouté au départ, confie Dominique Greppi. Ce sont des arborescences, des nœuds différents de Documentum. ” Le capitaine remarque que “ Alfresco est une solution très récente, très jeune, qui n'est pas exempte de bugs. ” Michel Praden regrette d'ailleurs qu'un portail ne soit pas proposé aux utilisateurs pour installer les correctifs.
Les gains : un outil plus riche et ergonomique
Migrer vers Alfresco nous a permis de respecter notre budget, tout en bénéficiant d'une plate-forme du niveau de la nouvelle version de Documentum. “ Nous avons pris un risque, concède Dominique Greppi, mais on ne le regrette pas. Les utilisateurs apprécient les nouvelles fonctionnalités. L'interface graphique est plus ergonomique. ” Capgemini est aussi très enthousiaste de ce choix. “ Nous avons été agréablement surpris lorsque nous avons analysé la qualité du code et de l'architecture, ajoute Michel Praden. Alfresco commence à se faire une place sur le marché de la gestion documentaire. ” Chez Bouygues Constructions, il est aussi à l'étude dans le cadre du projet de refonte du système de documentation Vega.
L'entreprise étudiée
Activité : défense du territoire.
Siège : Paris (75).
Effectif : 65 800 personnes.
Budget 2007 : non communiqué.
Pallier le vieillissement des outils de gestion documentaire et optimiser la gestion de la documentation technique afin de la pérenniser et d'accueillir la documentation du Rafale et de l'A400M.
Socle de gestion de contenu open source d'Alfresco intégré au sein de Rénodoc (Rénovation de l'outil documentaire).
Faire migrer les données de l'ancienne GED propriétaire vers Alfresco.
Développer les fonctionnalités disparues avec l'abandon de l'ancienne GED.
863 000 euros pour le portage de l'application et la migration des données. Selon nos estimations, le coût du projet aurait été de l'ordre de 3 M d'euros avec la nouvelle version de Documentum.
Le calendrier du projet
2002 : création de la base Rénodoc.
2005 : rédaction du cahier des charges ; Documentum est écarté.
1er trim. 2006 : démarrage de la troisième version du projet Rénodoc.
4e trim. 2007 : basculement entre l'ancienne GED et Alfresco.
3e trim. 2008 : mise en service de la plate-forme conforme à la spécification 1000D.
À venir : activation de la documentation relative à l'A400M en mars 2009, et déploiement de la documentation sur l'intranet Défense.
Dominique Greppi (projet Rénodoc) : “ plus de fonctions à moindre coût ”
“ Lors de la rédaction du cahier des charges en 2005, j'ai demandé que l'outil de gestion documentaire existant soit remplacé par une solution plus performante. Je voulais davantage de fonctions et de capacité à moindre coût. Il fallait également que la nouvelle plate-forme soit en mesure d'accueillir et de gérer la documentation technique conformément à la spécification S1000D. Cette dernière permet aux industriels de l'aéronautique, ainsi qu'aux armées, d'élaborer et de gérer la documentation technique selon des règles communes. Des développements logiciels ont été faits dans cette direction. Pour le support de l'application Alfresco et les développements, nous payons 100 000 euros à l'année. Enfin, ce changement d'orientation a permis à l'armée de l'air de se conformer à la politique du ministère en matière d'utilisation de logiciel libre. ”
Des documents accessibles à tous
La plate-forme de gestion documentaire est hébergée sur quatre serveurs. En plus des serveurs d'application et de données, un autre dédié est réservé aux documents dont la publication nécessite beaucoup de puissance de calcul (CPU). Une passerelle Citrix est utilisée par les 200 contributeurs distants pour manipuler les objets S1000D sans surcharger le réseau.
